5 étapes clés pour mener un entretien d'embauche efficace

L’entretien de recrutement est un exercice périlleux durant lequel vous devez à la fois écouter, évaluer, séduire, et décider. Vous ne pouvez pas confier à votre seule intuition cette phase cruciale du processus de recrutement.

Alors comment réaliser un entretien d’embauche efficace ? Quelle est la méthode pour évaluer avec objectivité et équité les candidats et identifier le meilleur profil ? 

La réponse réside dans les entretiens structurés. Découvrez en détail comment mener un entretien d’embauche en 5 étapes clés. 

Qu’est-ce qu’un entretien d’embauche efficace ?

Un entretien de recrutement réussi, c’est un entretien qui permet d’identifier la bonne personne pour l’entreprise.

Repérer le bon profil, ça signifie identifier les compétences requises pour répondre au besoin, ainsi que les valeurs et les attitudes alignées avec la culture de l’entreprise. 

Et tout ceci ne peut pas se faire sur la base d’entretiens réalisés “au feeling”.

Une seule méthode permet de mener des échanges efficaces : les entretiens structurés. 

Ce type d’entretien peut être couplé à d’autres méthodes pour augmenter encore le taux de réussite : les mises en situation, les tests, les prises de référence. 

Mais que veut dire un “entretien structuré” ? Quelle est la différence avec un entretien d’embauche classique et comment mettre en place cette méthode au sein de votre entreprise ? 

Les étapes pour structurer un entretien

Un entretien structuré est un entretien pour lequel les questions ont été préparées en avance et sont identiques pour tous les candidats. 

La discussion suit un chemin balisé, avec l’objectif d’évaluer des critères prédéfinis. 

L’entretien structuré répond à 3 objectifs : apporter plus d’objectivité, d’équité et d’efficacité au processus de recrutement. 

Vous n’êtes plus dans l’improvisation ou dans une discussion libre, chaque question est réfléchie et contribue à évaluer un critère précis.

L’idée est de pouvoir évaluer tous les candidats sur la base des mêmes critères et des mêmes questions afin d’éviter au maximum les biais cognitifs et les questions interdites en entretien.

Voici une méthode en 5 étapes pour construire votre guide d’entretien et votre trame de compte-rendu.

1ère étape : Définition des critères à évaluer 

On pense souvent que le plus important dans la méthode de l’entretien structuré, c’est le guide de questions. C’est faux.

Le plus important, c’est la définition des critères de recrutement. Ils peuvent être identifiés à partir de ce qu’on appelle des « incidents critiques ».

Les incidents critiques sont les situations dans lesquelles un manager a pu détecter des compétences indispensables pour réussir de manière extraordinaire ou au contraire, pour éviter un résultat catastrophique.

Le nombre idéal de critères à évaluer pour un poste durant tout le processus de recrutement est entre 6 et 8. Mais nous vous conseillons de n'évaluer que 2 ou 3 critères par entretien. Ce qui implique de réaliser 2 à 3 entretiens par candidat. 

2ème étape : Hiérarchisation des critères et définition d’une échelle de notation

Une fois la liste de vos critères définis, classez les par ordre d’importance, cela vous aidera à construire votre trame d’entretien. 

Vous allez indiquer en priorité ceux qui doivent absolument être évalués dans le cadre de votre processus. Concentrez-vous uniquement sur les compétences en lien direct avec le poste visé.

Il faut également identifier les critères rédhibitoires, ceux qui, s’ils ne sont pas validés, éliminent automatiquement une candidature.

Exemple :

Le poste à pourvoir est un poste de Responsable Marketing Communication pour un éditeur de logiciels RH, présent en Europe.

Les critères à évaluer peuvent être : le leadership, l’esprit créatif, travailler en équipe, parler anglais, maîtriser les outils de création graphique. 

La maîtrise de l’anglais est un critère rédhibitoire. En revanche, savoir utiliser les différents logiciels est d’importance relative (le candidat peut être formé en interne). 

3ème étape : Préparer 4 questions par compétence 

Pour chaque critère à évaluer, vous allez travailler 2 à 4 questions. Ces questions seront formulées sous la forme comportementale ou situationnelle.

• Les questions comportementales demandent au candidat de partager une de ses expériences passées en lien avec une des compétences à évaluer : « Racontez-moi une fois où… ? ».
• Les questions situationnelles demandent au candidat d’imaginer comment il réagirait à une situation hypothétique qui lui serait présentée : « Imaginez que…, que feriez-vous ? ».

Reprenons notre exemple du Responsable Marketing :

Vous souhaitez évaluer son esprit créatif. 

• Racontez-moi une fois où vous avez dû créer une campagne d’influence. Quel a été votre plan d’action et votre planning ?
• Imaginez que vous deviez réaliser une campagne de lancement pour ce nouveau produit. Comment procédez-vous ? 

Il n’existe pas de bonne ou de mauvaise réponse à ce type de question. Le but est de faire raconter un comportement passé dans une situation donnée, en lui demandant de poser le contexte, d’expliquer la problématique initiale, de détailler les actions réalisées et les résultats obtenus. 

Le candidat ne peut pas donner les réponses en fonction de ce qu’il pense qu’on attend. 

En imaginant plusieurs questions par critère à évaluer, vous allez avoir à votre disposition entre 25 et 30 questions. C’est à partir de celles-ci que vous allez construire votre guide d’entretien.

4ème étape : Rédiger un guide d’entretien complet

Vous avez maintenant une liste à la Prévert de questions à poser. Vous allez devoir prioriser les critères que vous souhaitez évaluer lors de l’entretien pour construire votre trame autour d’une dizaine de questions maximum. 

Tout l’intérêt de ce travail préparatoire est de rédiger un guide d’entretien qui soit structuré, tout en préservant l’expérience candidat. 

Vous ne pouvez pas raisonnablement organiser des entretiens de plusieurs heures avec les candidats. Prévoyez plutôt plusieurs interviews dans votre processus de recrutement, et répartissez les questions entre le recruteur et le manager. 

Le guide d’entretien ne doit pas vous enfermer dans la discussion. Pour conserver une certaine harmonie et logique dans l’échange, il faut pouvoir insérer des questions spontanées pour approfondir certains sujets. Gardez suffisamment de flexibilité pour avoir un véritable échange avec le candidat tout en vous assurant d’évaluer efficacement les compétences identifiées.

Enfin, prenez le temps de réfléchir à ce que vous attendez comme réponse à chacune des questions. Pour cela, définissez un niveau de réponse de 1 à 5 selon la réponse donnée par le candidat pour chaque niveau.

Exemple :

Poste : Responsable Marketing. 

Critère : esprit créatif & gestion de projet

Question : 

• Imaginez que vous deviez réaliser une campagne d’influence pour ce nouveau produit. Comment procédez-vous ? 

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5ème étape : Anticiper la trame de compte-rendu attendu

Le compte-rendu d'entretien doit restituer l’échange de manière objective. On peut se baser sur notre grille d’entretien avec les critères et les niveaux de réponse. 

Les critères à évaluer sont le squelette du compte-rendu. Ensuite, pour chaque critère et chaque question posée, on prend des notes détaillées sur les réponses des candidats. Avec quelques verbatims précis pour renforcer un retour objectif.

Les commentaires apportés dans le compte-rendu ne doivent pas ouvrir à interprétation. Soyez factuels et fidèles dans la retranscription des réponses. 

Ensuite, le compte-rendu doit indiquer clairement les notes attribuées sur chaque critère par rapport aux réponses données. 

Le document doit également faire mention de votre décision finale sur la suite à donner à la candidature, et expliquer votre cheminement de pensée pour en arriver à cette décision.

Former l’opérationnel à faire un entretien efficace

Le guide d’entretien, c’est la base d’un entretien structuré. Mais il faut reconnaître que ce type d'entretien est un peu plus compliqué à mener. 

Voici quelques conseils pour aider vos managers opérationnels, dont le recrutement n’est pas le métier, à passer de la théorie à la pratique : 

1. Les former aux techniques de recrutement, les sensibiliser sur les biais cognitifs pour qu’ils comprennent l’importance des questions définies en amont. 
2. Identifier avec eux les critères d’évaluation et leurs intérêts. 
3. Leur présenter le guide d’entretien, et valider les questions. Il faut qu’ils soient convaincus par la méthode pour bien l’appliquer. 

Conclusion

Un entretien réussi, ce n’est pas un échange improvisé. C’est une discussion structurée, guidée par des questions préparées et une grille d’évaluation partagée.

Pour structurer vos entretiens, retenez les points clés suivants :

• Définissez les bons critères à partir des situations critiques du poste.
• Hiérarchisez ces critères et identifiez ceux qui sont rédhibitoires.
• Préparez des questions comportementales et situationnelles pour évaluer chaque compétence.
• Formalisez un guide d’entretien clair, partagé entre recruteurs et opérationnels.
• Structurez un compte-rendu objectif, basé sur des éléments factuels et des niveaux d’évaluation.

Et le plus important, impliquez les managers dans la démarche. En les formant et en construisant avec eux la liste des critères et des questions, vous augmentez leur implication et la qualité de leurs futurs entretiens. 

Un entretien bien mené, c’est un pas de plus vers un recrutement efficace, objectif… et réussi.