Les 6 étapes d'un processus de recrutement efficace

On parle beaucoup de marque employeur, d’expérience candidat, de guerre des talents… mais tout commence par un point parfois sous-estimé des entreprises : un bon processus de recrutement.

Un processus clair, structuré et fluide permet de gagner en efficacité, d’éviter les erreurs et surtout d’offrir une expérience positive aux candidats — même à ceux qu’on ne retient pas.

Dans cet article, on vous guide pas à pas à travers les 6 grandes étapes d’un processus de recrutement efficace, en vous partageant les méthodes, outils et postures qui font la différence.

C’est quoi un processus de recrutement ?

Avant de commencer à définir les différentes étapes, il est nécessaire de comprendre ce qu’est un processus de recrutement et pourquoi il est important de le structurer.

Le processus de recrutement, c’est l’ensemble des phases de recrutement qui permettent d’aboutir à la validation et à l’intégration d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. 

Il est sensiblement le même d’une entreprise à l’autre, quels que soient sa taille ou son secteur d’activité. En revanche, selon le poste à pourvoir, des étapes supplémentaires peuvent apparaître. Le recrutement d’un DAF est plus stratégique que celui d’un opérateur de production, le marché n’est pas le même non plus. De ce fait, le processus sera surement plus long, incluant plusieurs niveaux d’évaluation et de validation.

Mettre en place un processus permet de définir à l'avance les différentes phases du recrutement afin de trouver le meilleur profil sans oublier d’étapes importantes, qui pourrait nous faire faire des erreurs. 

En revanche, un processus de recrutement efficace est aussi un processus évolutif et modulable, capable de s’adapter aux spécificités du poste, de l’entreprise ou du marché. 

Quelles sont les grandes étapes d’un processus de recrutement ?

Tout processus de recrutement démarre par un besoin et se termine par l’intégration d’un nouveau salarié. Voici donc les 6 étapes qu’on vous propose.

#1. Clarifier (vraiment) votre besoin avant de publier la moindre annonce

Toute recherche commence par définir précisément ce que l’on cherche. La réussite d’un recrutement commence dès la première étape : être d’accord sur le profil à recruter.

Réunissez les acteurs autour d’une table et définissez ensemble le besoin. L’implication du manager opérationnel est essentielle à cette étape. Vous pouvez également interviewer une ou deux autres parties prenantes (relations hiérarchiques ou fonction transverse) pour mieux comprendre les implications et les compétences requises du poste à pourvoir.

À la fin, vous obtenez la fiche de poste et la scorecard :

Cadrer la fiche de poste 

Celle-ci vous permettra de déterminer précisément le besoin et le profil du candidat idéal. Elle doit contenir les éléments suivants : l’intitulé du poste, les missions, les relations hiérarchiques et fonctionnelles, les objectifs et responsabilités du poste, les compétences requises (expertise technique, expérience).

N’oubliez pas de définir également les soft skills attendues sur ce type de poste pour réussir sa mission. Exemples : capacité d’analyse, esprit collaboratif, leadership, force d’innovation, créativité, etc. 

Établir la scorecard

La scorecard permet de formaliser objectivement les attentes du manager, la liste des compétences requises, et de noter chaque profil sur des critères précis et selon les priorités définies.

La scorecard présente une grille des compétences techniques et des soft skills avec le degré de priorité.

#2. Rédiger une annonce qui attire les bons candidats

Une bonne annonce, ce n’est pas un copier-coller de la fiche de poste. C’est un outil marketing à part entière, qui doit donner envie, tout en posant un cadre clair sur le poste, les attentes et la culture d’entreprise.

Votre objectif : attirer les bons candidats, et pas tous les candidats. Pour cela :

• Parlez directement aux profils que vous visez
• Mettez en avant les missions et les enjeux du poste par rapport à la vision de l'entreprise
• Évitez les listes interminables de “compétences requises” 
• Valorisez votre culture, les valeurs de l’équipe, l’environnement de travail, et les avantages de votre entreprise
• N’oubliez pas l’élément essentiel : la rémunération !

Votre annonce est prête à être diffusée ! Mais où ?

#3. Opter pour un sourcing actif, ciblé et multi-canal

Cette étape reste le noyau dur de votre stratégie de recrutement. Le sourcing, c’est l’art d’aller chercher les talents là où ils sont, en utilisant les bons outils et les bonnes techniques.

Le sourcing actif ne se limite pas à la simple recherche de CV, il s’agit d’une approche proactive du recrutement qui vise à identifier, attirer et engager les meilleurs profils avant même qu’ils ne postulent.

Le sourcing inclut différentes techniques pour capter des candidats qualifiés : annonces sur jobboards, réseaux sociaux, approche directe, cooptation, sollicitation du réseau, etc.

Réussir sa stratégie de sourcing passe par plusieurs étapes :

• Lancer une première recherche efficace avec les bons mots-clés
• Affiner le besoin avec la technique du carottage
• Choisir les bons canaux de sourcing en fonction de la rareté et de l’urgence
• Rédiger des messages percutants pour attirer les talents
• Préqualifier les candidats avant l’entretien avec l’opérationnel

#4. Évaluer avec méthode

Plusieurs méthodes d’évaluation existent pour évaluer les candidats, sur leurs soft skills comme sur leurs hard skills. 

L’efficacité d’un processus de recrutement dépend également du choix des techniques d’évaluation. 

Pour évaluer les compétences d’un candidat, vous pouvez proposer des mises en situation ou des tests. Des tests basés sur la personnalité tels que AssessFirst permettent d’apporter des insights sur les traits de caractères et les sources de motivation d’un candidat. 

Enfin, nous vous conseillons de tester l’entretien structuré pour rendre vos recrutements plus objectifs. Cette méthode consiste à préparer au préalable sa trame d’entretien, pour poser les mêmes questions à tous les candidats selon des critères bien précis.

L’entretien structuré permet à la fois d’adopter plus facilement une posture d’écoute active, et de comparer les réponses des candidats. Chaque question ayant été choisie par rapport aux attentes du poste, l’évaluation de chaque critère est ainsi beaucoup plus facile. 

#5. Faire une proposition claire, alignée et sans surprise

Après avoir validé le meilleur profil pour le poste à pourvoir, il convient de formuler une proposition d’embauche au candidat. Idéalement, vous avez déjà échangé sur les modalités du contrat lors de l’entretien. Ainsi, votre nouveau collaborateur n’est pas surpris par la proposition du contrat que vous lui envoyez. 

Votre proposition doit contenir à minima les éléments suivants : poste, rémunération fixe et variable, avantages financiers et sociaux, temps de travail. Si vos contrats de travail présentent des clauses spécifiques (déplacement, non-concurrence, etc), il est préférable de les présenter à votre futur collaborateur de vive voix.

#6. Soigner l’onboarding, la dernière étape… et la première impression

On a tendance à penser que le processus de recrutement s’arrête quand le candidat accepte la proposition d’embauche et signe son contrat de travail. C’est une erreur qui peut coûter cher !

L’accueil du nouveau collaborateur est la dernière étape d’un processus efficace. Pour mener à bien sa mission, le recruteur doit s’assurer que le candidat est attendu, que son intégration est préparée, que sa période d’essai se déroule bien. 

Qu’est ce qui marche dans un bon processus ?

Les meilleurs processus de recrutement sont ceux qui sont le plus fluides, aussi bien pour les recruteurs que pour les candidats. 

Déployer les bons outils

Fluidifier son processus de recrutement, ça consiste à raccourcir les délais, éviter les goulots d’étranglement et les couacs qui décrédibilisent l’entreprise et entachent votre marque employeur. 

Les outils à votre disposition doivent vous aider à optimiser votre processus de recrutement : 

➡️ Assurer un meilleur suivi des candidats 

➡️ Créer un plan média pertinent pour améliorer votre stratégie de sourcing

➡️ Mettre en place des automatisations pour éviter les oublis, relancer les managers, rappeler les rendez-vous, etc.

➡️ Renforcer la communication avec les candidats avec des messages automatiques à chaque étape du processus.

Adopter des méthodes testées et approuvées

Certaines techniques peuvent améliorer le taux de réussite de vos recrutements. À titre d’exemples : 

➡️ Les tests de personnalité pour évaluer les soft skills, les valeurs, les sources de motivation, les axes d’amélioration, etc. 

➡️ La technique du carottage, qui consiste à réaliser un échantillon de 2/3 profils différents pour affiner la définition du besoin.

➡️ La scorecard, qui permet d’évaluer chaque profil sur des critères identiques et selon le même niveau de priorité.

La posture du recruteur

Ce qui fera la différence entre une stratégie de recrutement qui renforce votre marque employeur et un mauvais processus, c’est la posture du recruteur. 

Un bon recruteur est celui qui : 

➡️ Saura obtenir un brief clair et précis dès le départ, afin d’éviter les aller-retour et la perte de temps dans la recherche de profils.

➡️ Créera une relation de confiance avec les candidats

➡️ Assurera une bonne coordination avec les managers opérationnels pour accélérer les recrutements et raccourcir les délais entre chaque étape de validation

Pourquoi les processus de recrutement sont-ils toujours aussi douloureux pour les candidats ?

Parce qu’ils sont souvent pensés pour l’entreprise, pas pour le candidat. Processus trop longs, étapes mal définies, managers aux abonnés absents… Tout concourt à créer de la frustration.

Un besoin mal défini dès le départ

Dès le départ, un besoin mal défini ou mal exprimé nuit impacte l’expérience candidat. Si vous n’êtes pas clair sur ce que vous recherchez, vous allez tâtonner, faire traîner les candidatures, attendre de voir quels profils se présentent …

Parmi les erreurs fréquentes, il y a les processus de recrutement mal calibrés, avec trop d’étapes ou pas assez ! Un processus à rallonge décourage les meilleurs talents. À l’inverse, un processus bâclé, sans vraie évaluation, peut faire passer à côté de signaux d’alerte. Il faut trouver le bon équilibre entre efficacité et rapidité.

Des outils inadaptés 

Un ATS trop rigide, des formulaires trop compliqués, un site carrière pas clair : tous ces éléments ralentissent les candidats et les recruteurs.

À l’inverse, un bon outil comme Flatchr permet de fluidifier chaque étape.

L’absence de retours aux candidats

C’est l’un des points noirs les plus fréquents. Ne pas informer les profils de l’avancée de leur candidature. Les laisser dans le flou nuit gravement à la santé… de votre marque employeur ! Des outils existent pour vous aider, un simple mail automatique vaut mieux que le silence radio.

Aujourd’hui, on parle tellement d’expérience candidatet de marque employeur qu’il est impossible de laisser des candidats sans nouvelles. Ni retour après l’envoi de candidature, ni feedback après entretien.

Sans parler de certains managers qui tardent à se positionner ou qui zappent totalement l’étape de retour. Avec pour conséquence directe, des talents qui décrochent ou qui gardent un mauvais souvenir du process — et de la marque employeur.

Conclusion

Un bon processus de recrutement, ce n’est pas juste une suite d’étapes à cocher. Pour structurer un processus de recrutement vraiment efficace, veillez à :

• Bien définir le besoin en amont, en impliquant les opérationnels dès le départ.
• Structurer votre fiche de poste pour clarifier les attentes, compétences et soft skills attendues.
• Adopter une stratégie de sourcing proactive, multi-canal et bien ciblée.
• Adapter et structurer vos méthodes d’assessment, en combinant entretien structuré et évaluation des soft skills.
• Soigner la phase de proposition, en évitant les surprises et en valorisant l’offre globale.
• Ne pas négliger l’onboarding, étape clé pour transformer un recrutement réussi en intégration durable.

Et surtout, gardez à l’esprit que le processus ne doit pas être une épreuve pour le candidat. Plus il est fluide, humain et transparent, plus il donne envie aux meilleurs talents de vous rejoindre… et de rester !