Comment rédiger votre guide d'entretien d'embauche ?

L’entretien de recrutement est souvent perçu comme un échange naturel, où l’intuition du recruteur ferait le reste. En réalité, un entretien non structuré ouvre la porte à tous les risques : questions improvisées, évaluations biaisées, oublis, manque d’équité entre les candidats… et au final, des décisions moins fiables.

C’est pour ça que structurer son entretien n’est plus une option : c’est devenu un indispensable pour recruter de manière professionnelle et cohérente. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur un outil simple mais redoutablement efficace : le guide d’entretien d'embauche ou guide d'entretien de recrutement. Bien plus qu’un support, il offre un cadre clair, homogène et objectif pour poser les bonnes questions, comparer les candidats et limiter les biais.

Dans cet article, vous découvrirez comment construire un guide d’entretien solide, étape par étape, et quelles questions intégrer selon le type d’échange que vous menez.

Un guide d’entretien d'embauche, c'est quoi ?

Le guide d’entretien d'embauche peut être défini comme un document minutieusement conçu pour orienter et structurer les entretiens avec les divers candidats. Bien plus qu’une simple liste de questions, il s’agit plutôt d’un plan destiné à orienter l’entretien avec des questions ciblées.

Ce guide joue un rôle central pour évaluer finement les compétences et les aptitudes des candidats et recueillir de façon cohérente les différentes informations en vue de prendre des décisions objectives.

En tant que support structuré, le guide d’entretien facilite l’harmonisation des échanges avec chaque candidat. Il permet d’instaurer un cadre équitable, d’éviter les oublis ou les dérives subjectives, et de comparer les profils sur la base de critères communs. 

Quelle est la différence entre une grille d’entretien et un guide d’entretien ?

Ces deux outils sont souvent confondus, car ils servent tous les deux à structurer un entretien. Pourtant, ils n’ont pas la même fonction.

Le guide d’entretien d’embauche est un document macro, qui définit le déroulé complet de l’entretien. Il précise :

• les étapes de l’échange (accueil, présentation, questions, conclusion…) ;
• les grands thèmes à aborder ;
• les objectifs de l’entretien ;
• parfois des exemples de questions.

En résumé : c’est le fil conducteur. Il garantit que tous les recruteurs suivent le même cadre et abordent les bons sujets.

La grille d’entretien, elle, est un document micro, utilisé pour évaluer le candidat à partir de critères précis.

Elle comporte :

• des compétences à évaluer (techniques et comportementales) ;
• des indicateurs ou comportements observables ;
• un système de notation (notes, niveaux, appréciations) ;
• un espace pour les observations.

En résumé : c’est l’outil d’aide à la décision. Elle permet de comparer les candidats de manière objective et homogène.

Pourquoi utiliser un guide d’entretien en recrutement ?

Créer un guide d’entretien peut vous simplifier la vie ; et celle du candidat aussi. Voici pourquoi l'utiliser :

• Structurer l’échange sans le rigidifier : le guide d’entretien sert de fil conducteur. Il vous aide à garder le cap, à aborder tous les sujets importants et à évaluer chaque candidat sur la même base ;
• Mettre les biais cognitifs à distance : quand on recrute “au feeling”, on se trompe… souvent. Le guide impose un cadre, des questions clés et des critères objectifs. Il limite les coups de cœur injustifiés comme les rejets trop rapides ;
• Gagner du temps (et en faire gagner au candidat) : en allant droit au but, vous évitez les digressions, les répétitions et les questions inutiles. L’entretien reste efficace, équilibré et centré sur ce qui compte vraiment pour le poste ;
• Décider plus sereinement : avec des notes structurées et des informations comparables d’un candidat à l’autre, la prise de décision devient plus simple, plus rapide et surtout… plus juste.

Comment rédiger votre guide d’entretien de recrutement ?

#1. Définir les objectifs de l’entretien

Avant toute chose, clarifiez ce que vous voulez mesurer.

Pourquoi cette étape est essentielle ? Un entretien peut servir à évaluer des compétences techniques, comprendre un parcours, valider le savoir-être, vérifier la motivation, explorer l’adéquation culturelle… mais il ne peut pas tout faire en même temps. Sans objectif clair, les questions deviennent floues et l’entretien perd en efficacité.

Pour comprendre les exigences du poste, menez une recherche approfondie sur la description du travail et les compétences requises. Cette étape vous permettra de déterminer les qualifications clés que vous recherchez chez les candidats.

Concrètement, posez-vous ces questions :

• Quels critères sont les plus importants pour réussir dans ce poste ?
• Quelle part du travail repose sur du savoir-faire vs du savoir-être ?
• Souhaitez-vous surtout vérifier la compatibilité humaine ou la maîtrise technique ?
• Quels points ont été difficiles à évaluer lors des derniers recrutements ?

Astuce : rédigez 3 à 5 objectifs maximum. Au-delà, l’entretien devient trop chargé.

#2. Identifier les compétences et critères d'évaluation clés

Une fois les objectifs définis, il faut les traduire en compétences observables.

Cela inclut :

• Les hard skills : outils, langages, méthodes, expertise métier ;
• Les soft skills : communication, autonomie, gestion du stress, adaptabilité, leadership… ;
• Les motivations : pourquoi ce poste ? pourquoi votre entreprise ? quelles attentes ? ;
• Le fit culturel : valeurs, manière de travailler, rythme, organisation.

Exemple pour un commercial :

• Hard skills : techniques de vente, négociation, gestion CRM ;
• Soft skills : persévérance, écoute active, communication ;
• Motivation : appétence pour la prospection ou key accounts ;
• Fit culturel : esprit d’équipe, autonomie, résilience.

Important : chaque compétence doit être mesurable. Évitez les critères vagues comme “bon relationnel” : définissez ce que cela signifie concrètement (écoute, reformulation, posture…).

#3. Structurer le déroulé

Un bon entretien suit une trame claire. Non pas pour rigidifier l’échange, mais pour ne rien oublier. Voici la structure recommandée pour un entretien de 45 minutes :

1. Accueil et introduction (2 à 3 minutes)

Commencez par créer un climat de confiance. L’objectif ici est de détendre le candidat, de lui expliquer le déroulé de l’entretien et de présenter brièvement l’entreprise, le service et le poste.

Objectifs : briser la glace, rappeler le déroulé et poser le cadre (durée, objectifs).

Exemple dans le guide : “Prenez 2 à 3 minutes pour vous présenter et expliquer comment se déroulera l’échange.”

2. Parcours professionnel du candidat (10 à 12 minutes)

C’est le moment d’explorer le parcours du candidat : comprendre ses expériences, ses choix de carrière, ses réussites, ses difficultés et ce qu’il en a tiré. L’objectif n’est pas de réciter le CV, mais d’identifier la cohérence, la progression et la valeur ajoutée qu’il peut apporter au poste.

Le guide doit ici proposer :

• Des questions types sur les précédents postes, par exemple : "Quelles étaient vos principales missions ?" ; "De quelle réalisation êtes-vous le plus fier dans ce rôle ?" ; "Quel était votre plus grand challenge et comment l'avez-vous géré ?" ;
• Des relances possibles pour approfondir, comme : "Comment avez-vous mesuré votre réussite ?" ; "Qu'auriez-vous fait différemment avec du recul ?" ; "Quel était votre rôle exact dans ce projet ?" ; "Quels apprentissages en tirez-vous aujourd'hui ?" ;
• Des critères d’évaluation à cocher ou à noter, tels que : la clarté du discours, la logique du parcours, la pertinence des missions par rapport au poste, la capacité à analyser ses réussites et ses échecs, la progression professionnelle ou l’adéquation avec les attentes du rôle.

Cette partie est essentielle : bien menée, elle permet de comprendre non seulement ce que le candidat a fait, mais aussi comment il fonctionne : sa façon d’apprendre, de décider, de travailler et d’évoluer.

3. Questions comportementales (méthode STAR) (10minutes)

Les questions comportementales sont l’un des meilleurs moyens d’évaluer un candidat de manière concrète. Elles reposent sur un principe simple : le meilleur prédicteur du futur, c’est le passé.
Plutôt que de demander « Êtes-vous à l’aise avec la gestion de conflit ? », on cherche à comprendre comment le candidat a réellement agi dans une situation vécue.

Pour structurer ces questions et obtenir des réponses exploitables, on utilise des méthodes éprouvées comme STAR.

La méthode STAR permet au candidat de décrire une expérience de manière claire et complète :

• S – Situation : le contexte général ;
• T – Tâche : le rôle ou l’objectif du candidat ;
• A – Action : ce qu’il a fait concrètement ;
• R – Résultat : l’issue ou l’impact final.

Exemples de questions comportementales :

• "Parlez-moi d’un moment où vous avez dû gérer une situation urgente ou imprévue." ;
• "Parlez-moi d’un projet où vous avez dû collaborer avec plusieurs équipes." ;
• "Racontez-moi un conflit auquel vous avez été confronté. Comment l’avez-vous géré ?" ;
• "Donnez-moi un exemple de situation où vous avez dû faire preuve d’initiative." ;
• "Décrivez une période où vous étiez sous forte pression."

Relances possibles pour éviter les réponses superficielles et encourager le candidat à rentrer dans le concret :

• "Quelle était exactement votre responsabilité dans cette situation ?" ;
• "Qu’avez-vous mis en place ?" ;
• "Quel a été le résultat ?" ;
• "Qu’avez-vous appris de cette expérience ?" ;
• "Comment vous sentiez-vous à ce moment-là ?"
• "Quelles alternatives aviez-vous envisagées ?" ;
• "Comment votre équipe a-t-elle réagi ?" ;
• "Quel a été le retour de votre manager ?".

Les critères d’évaluation adaptés, comme :

• capacité d’analyse ;
• prise d’initiative ;
• gestion du stress ;
• collaboration ;
• communication ;
• capacité à apprendre ou à se remettre en question ;
• cohérence entre ce qui est dit et ce qui est attendu pour le poste.
  
  

4. Les questions techniques ou mises en situation (8 à 10 minutes)

Cette étape permet de vérifier la capacité réelle du candidat à faire le job.

Le guide doit prévoir :

• Des questions techniques adaptées au métier (outils, méthodes, savoir-faire) ;
• Une mise en situation simple pour comprendre sa logique de raisonnement. Exemple : "Comment gèreriez-vous cette objection client ?" ;
• Des critères d’évaluation clairs : maîtrise, pertinence des réponses, structure, autonomie.

 Objectif : distinguer la compétence réelle de la simple théorie.

5. Motivation et projection (5 minutes)

On cherche ici à comprendre pourquoi le candidat veut ce poste et comment il se projette.

Le guide doit prévoir :

• Des questions de motivation : "Pourquoi ce poste ?", "Qu’attendez-vous de votre futur manager ?" ;
• Des questions de projection : "Où apporterez-vous de la valeur dans les 3 premiers mois ?" ;
• Des critères d’évaluation : cohérence, compréhension du poste, alignement avec l’entreprise.

Objectif : valider l’adéquation entre le projet du candidat et le poste.

6. Présentation du poste et de l’entreprise (3 à 5 minutes)

C'est le moment clé pour donner une vision claire et transparente du rôle.

Le guide doit inclure :

• Les missions principales et le contexte de l’équipe ;
• Les challenges à venir et les outils/méthodes utilisés ;
• Le process de recrutement et les conditions de travail importantes.

Objectif : éviter les malentendus et renforcer l’engagement du candidat.

7. Conclusion et prochaines étapes (2 à 3 minutes)

La clôture doit être structurée et professionnelle.

Le guide doit prévoir :

• Un temps pour les questions du candidat afin d’évaluer son niveau de préparation, son intérêt réel pour le poste, et répondre à ses attentes. Le guide peut rappeler : “Laissez 5 à 10 minutes pour les questions du candidat, notez ses interrogations principales.” ;
• Un rappel des prochaines étapes et de la date de retour ;
• Une conclusion positive et claire : le guide peut inclure une formule de clôture type, pour garder une cohérence entre recruteurs.

Objectif : laisser le candidat avec une vision précise de la suite.

Cette structure assure une équité totale entre tous les candidats pour un même poste.

#4. Construire la grille d'évaluation associée

Comme dit plus haut, le guide structure l’entretien, la grille permet de décider.

Elle doit inclure :

• les compétences à évaluer ;
• une échelle (exemple : 1 = insuffisant → 5 = excellent) ;
• des critères mesurables pour chaque niveau ;
• un espace de notes libre ;
• une zone de validation globale.

Objectif : comparer les candidats sur des éléments factuels, pas sur des impressions.

#5. Tester et ajuster le guide

Ne considérez jamais le guide comme “terminé”. Testez-le sur :

• plusieurs candidats ;
• plusieurs recruteurs ;
• des managers ayant différents styles d’entretien.

Questions à vous poser après utilisation :

• Manque-t-il des informations essentielles ? ;
• Certaines questions sont-elles redondantes ou trop complexes ? ;
• L’entretien rentre-t-il dans la durée prévue ? ;
• Ce guide permet-il vraiment de différencier les bons candidats ?

Un bon guide est un document vivant, à améliorer après chaque cycle de recrutement.

#6. Uniformiser et former les intervenants

Dernière étape, trop souvent négligée : s’assurer que tous les recruteurs et managers utilisent le guide correctement.

Cela passe par :

• une mise à disposition centralisée (exemple : votre ATS) ;
• une mini formation de 15 min pour expliquer la logique ;
• des exemples de questions à poser ;
• des bonnes pratiques (relance, écoute active, notation…).

L'entretien structuré fonctionne uniquement si tout le monde joue le jeu.

#7. Prévoir une zone pour la décision finale et les points forts / faibles.

Une fois l’entretien terminé et la grille d’évaluation remplie, il est crucial de formaliser une synthèse claire de l’échange. C’est cette dernière zone du guide qui aidera à trancher entre plusieurs profils, à justifier une décision de recrutement… ou à refuser un candidat de manière argumentée.

Que doit contenir cette zone ?

• Les points forts du candidat :
  • Compétences maîtrisées, soft skills remarquables, posture, alignement avec les valeurs…
  • Exemple : « Très bonne capacité d’écoute, forte motivation pour le poste, solide expérience dans un environnement similaire. »

• Les points faibles ou les points de vigilance :
  • Manques techniques, doute sur la projection, incohérences dans le discours…
  • Exemple : « Expérience managériale faible, prudence à avoir sur la capacité à s’intégrer dans une équipe déjà constituée. »

• La recommandation finale ;
  • Choix à cocher ou à valider dans le guide :
    • Candidat recommandé pour la suite ;
    • À revoir dans un autre contexte ou après test complémentaire ;
    • Candidat non retenu.
  • Optionnel : niveau d’urgence (à rencontrer rapidement, pas prioritaire, à garder sous le coude).

Exemple de synthèse :

🟢 Points forts : connaissance solide du secteur, exemples concrets de réussites commerciales, capacité à structurer ses réponses.
🔴 Points faibles : faible expérience en prospection, aucun usage mentionné du CRM actuel de l’entreprise.
✅ Recommandation : demander un cas pratique orienté prospection.

Quelles questions inclure dans votre guide d'entretien ?

Comment choisir les questions de votre guide d’entretien ?

Le choix des questions doit toujours partir d’un principe simple : chaque question doit servir à évaluer une compétence utile pour le poste. Pas de questions “sympa”, “originales” ou “pièges” ; uniquement des questions qui apportent une information exploitable. Pour bien sélectionner vos questions, suivez ces étapes :

• Repartir des compétences à évaluer : identifiez les 4–6 compétences essentielles du poste (techniques et comportementales). Pour chaque compétence, prévoyez 1 à 3 questions maximum ;
• Privégier les questions factuelles et comportementales : elles permettent d’obtenir des réponses concrètes au lieu d’opinions vagues. Par exemple : "Parlez-moi d’une situation où vous avez dû gérer un conflit", plutôt que "Êtes-vous à l’aise pour gérer un conflit ?" ;
• Éviter les questions inutiles ou trop générales : les questions qui n’apportent pas d’éléments mesurables doivent être écartées. Exemples à éviter : "Où vous voyez-vous dans 10 ans ?", "Parlez-moi de vous" (trop large). ;
• Inclure des questions adaptées au niveau du poste : si c'est un junior → questions sur les expériences académiques ou stages. Si c'est un senior → questions d’arbitrage, prise de décision, leadership.
• Limiter le nombre de questions : trop de questions = entretien robotisé ;
• Tester, ajuster, supprimer : faites évoluer vos questions à chaque recrutement. Une question n’apporte rien → on supprime ; une question crée de la redondance → on regroupe ; une question différencie bien les candidats → on la garde.
  
  

Les types de questions à intégrer en fonction des compétences à évaluer

1. Questions comportementales

Elles permettent d’évaluer la manière dont le candidat agit dans des situations réelles, en s’appuyant sur des expériences vécues. Idéal pour mesurer le savoir-être, la gestion de problèmes, ou la collaboration.

Exemple :

• "Parlez-moi d’une situation où vous avez dû gérer un conflit dans votre équipe.” → Ce que cela évalue par : gestion des conflits, communication, prise de recul, leadership.
  
  

2. Questions techniques

Elles servent à valider la maîtrise des compétences métier : outils, méthodes, techniques précises liées au poste.

Exemple :

• “Avec quels outils de reporting avez-vous l’habitude de travailler ?” → Ce que cela évalue : niveau d’expertise, autonomie opérationnelle, adéquation avec l’environnement technique du poste.

3. Questions de projection

Elles permettent de comprendre comment le candidat se voit dans le poste et ce qu’il attend de l’entreprise. Très utile pour évaluer la motivation, l’alignement culturel et la vision à court/moyen terme.

Exemple :

• “Qu’attendez-vous de votre futur manager ?” → Ce que cela évalue : attentes professionnelles, mode de fonctionnement, compatibilité avec l’équipe et le style de management.

4. Mises en situation

Elles offrent un aperçu du comportement du candidat face à un cas concret, proche du quotidien du poste. Très utile pour mesurer le raisonnement, la réactivité, la priorisation et le sens pratique.

Exemple :

• “Vous appelez un prospect et il vous dit : je n’ai pas le temps. Que faites-vous ?” → Ce que cela évalue : méthode de travail, gestion des objections, logique commerciale, capacité à s’adapter.

Évitez absolument les questions inutiles ou biaisées, du type : “Quel est votre animal totem ?” ; “Quelle est votre plus grande faiblesse ?”.

Les types de questions à intégrer en fonction des types d'entretien

Un bon guide d’entretien ne se contente pas de lister des questions au hasard : il doit proposer des questions adaptées au format d’entretien choisi. Cela permet de garantir une évaluation cohérente et pertinente, tout en favorisant un échange fluide et naturel avec le candidat.

Voici les types de questions à inclure selon les trois formats les plus courants : structuré, semi-directif et non-directif.

1. Entretien structuré : rigueur et objectivité

Dans ce format, tous les candidats répondent aux mêmes questions, dans le même ordre, avec les mêmes critères d’évaluation. C’est le format le plus efficace pour comparer objectivement des profils, réduire les biais et standardiser l’évaluation.

Questions types à inclure :

• “Parlez-moi d’un projet dont vous êtes particulièrement fier(e).”
• “Donnez-moi un exemple de situation où vous avez dû gérer une urgence.”
• “Comment priorisez-vous vos tâches quand tout est urgent ?”
• “Quelle est votre plus grande réussite dans votre poste actuel ?”
• “Avez-vous déjà travaillé dans un environnement similaire ? Qu’en avez-vous retenu ?”

🔎 Astuce : utilisez des questions basées sur la méthode STAR (Situation – Tâche – Action – Résultat) pour pousser le candidat à développer ses réponses.

2. Entretien semi-directif : équilibre entre structure et adaptation

C’est le format le plus courant. Le guide propose une trame de questions, tout en laissant au recruteur une marge de manœuvre pour creuser ou rebondir sur les réponses du candidat.

Questions types à inclure :

• “J’ai vu que vous aviez travaillé chez [Entreprise] : qu’est-ce qui vous a marqué dans cette expérience ?”
• “Qu’est-ce qui vous attire spécifiquement dans notre entreprise ?”
• “Si vous deviez changer une chose dans votre poste actuel, ce serait quoi ?”
• “Comment décririez-vous votre style de communication en équipe ?”
• “Quel serait, selon vous, le plus grand défi à relever dans ce poste ?”
  

🔎 Conseil : indiquez dans le guide les réponses attendues ou les points à observer (prise de recul, esprit critique, clarté, alignement avec les valeurs de l’entreprise…).

3. Entretien non-directif : liberté encadrée

Moins structuré, ce type d’entretien repose principalement sur les réponses spontanées du candidat. Le guide d’entretien reste ici un fil rouge pour ne pas perdre l’objectif du recrutement.

Questions d’amorçage et de relance à inclure :

• “Racontez-moi votre parcours depuis le début, à votre manière.”
• “Qu’est-ce qui vous a motivé à postuler chez nous ?”
• “Comment définiriez-vous un environnement de travail idéal ?”
• “Et ensuite ?” / “Pourquoi ce choix-là ?” / “Qu’est-ce que cela vous a appris ?”
  

⚠️ À noter : ce type d’entretien demande plus d’expérience et un guide bien préparé pour éviter de passer à côté des points essentiels. Il est donc conseillé de toujours garder en tête les critères d’évaluation du poste, même si le ton est plus libre.

Quel que soit le format choisi, le guide d’entretien doit proposer un panier de questions types, classées par thème (parcours, compétences, motivation, soft skills…), avec des indications claires sur ce qu’on cherche à observer. Cela permet au recruteur de rester concentré sur l’essentiel et d’assurer une vraie cohérence entre les entretiens.

Comment analyser les résultats de votre guide d’entretien ?

Un guide d’entretien bien conçu ne se limite pas à structurer l’échange : il facilite aussi l’analyse des candidatures de manière claire, argumentée et collaborative. Une fois l’entretien terminé, l’enjeu est de transformer les notes, les commentaires et les impressions en une décision éclairée en un compte rendu d’entretien structuré, pour aboutir à une décision réellement éclairée.

#1. Croiser les grilles d’évaluation

Si plusieurs personnes ont assisté à l’entretien (recruteur, manager, RH...), comparez les grilles d’évaluation remplies indépendamment. Cela permet de :

• Identifier les points de convergence ou de divergence,
• Éviter l’influence de l’avis dominant,
• Enrichir l’analyse grâce à différents points de vue (technique, humain, culturel...).
  
  

Conseil : organisez un débrief à chaud juste après l’entretien, pour éviter l’oubli ou l’altération des impressions.

#2. Mettre en évidence les points forts et les points de vigilance

Utilisez la synthèse en fin de guide pour isoler :

• Les éléments différenciants positifs (compétence rare, posture remarquable, motivation forte…),
• Les signaux faibles ou les doutes (incohérences, lacunes, réserve sur l’engagement…).

Ces éléments permettront de mieux comparer les profils et de justifier une décision en cas d’hésitation.

#3. Comparer objectivement plusieurs candidats

Grâce à l’évaluation par critères (note + commentaires), le guide permet de comparer les profils sur des bases factuelles, au lieu de se reposer uniquement sur l’intuition ou le "feeling".

Exemples de critères de comparaison :

• Moyenne des notes par critère,
• Niveaux de maîtrise technique,
• Adéquation avec la culture d’entreprise,
• Capacité à se projeter dans le poste.

Astuce : certains outils ATS (comme Flatchr) permettent de centraliser ces grilles et de visualiser automatiquement les écarts entre candidats.

#4. Documenter et justifier la décision finale

Une fois le choix arrêté, le guide d’entretien sert aussi de trace écrite :

• Pour justifier un refus de candidature (avec des éléments concrets),
• Pour construire un retour constructif au candidat,
• Pour assurer la traçabilité du processus en cas d’audit ou de contestation.
  
  

#5. Capitaliser pour les prochains recrutements

Enfin, les guides d’entretien complétés peuvent être archivés pour :

• Comparer les profils rencontrés au fil du temps,
• Réutiliser des questions ou des trames efficaces,
• Identifier les critères les plus discriminants pour un poste donné.

Pour conclure

Le guide d’entretien ne s’arrête pas à l’échange en face-à-face. Il devient un outil d’aide à la décision, fiable et structurant, au service d’un recrutement plus objectif, plus rapide et mieux documenté.

En suivant nos conseils et en vous appuyant sur notre exemple, vous avez toutes les cartes en main pour bien utiliser le guide d’entretien de recrutement !