Guide d’entretien : modèle, questions types et conseils

L’entretien de recrutement est souvent perçu comme un échange spontané, guidé par l’intuition et l’expérience du recruteur. Pourtant, derrière cette apparente simplicité se cachent de nombreux pièges : questions improvisées, évaluations subjectives, biais inconscients ou encore manque de cohérence entre les candidats rencontrés.

Pour structurer cet exercice clé, de plus en plus d’entreprises adoptent un outil simple mais redoutablement efficace : le guide d’entretien. Bien plus qu’une trame, c’est un véritable cadre de référence qui permet de poser les bonnes questions, d’évaluer les candidats selon des critères homogènes, et de professionnaliser l’ensemble du processus de recrutement.

Dans cet article, vous découvrirez comment construire votre guide d’entretien pas à pas et quelles questions intégrer selon le type d’entretien mené.

SOMMAIRE :

Qu'est-ce qu'un guide d'entretien ?

Pourquoi utiliser un guide d'entretien en recrutement ?

Comment rédiger un guide d'entretien ? Les 5 étapes à suivre pour le réaliser

Les questions types à inclure dans votre guide selon le type d’entretien 

Exemple de guide d’entretien structuré

Nos bonnes pratiques pour utiliser votre guide d’entretien

Comment analyser les résultats de votre guide d’entretien ?

Qu’est-ce qu’un guide d’entretien ?

Le guide d’entretien peut être défini comme un document minutieusement conçu pour orienter et structurer les entretiens avec les divers candidats. Bien plus qu’une simple liste de questions, il s’agit plutôt d’un plan destiné à orienter l’entretien avec des questions ciblées.

Ce guide joue un rôle central pour évaluer finement les compétences et les aptitudes des candidats et recueillir de façon cohérente les différentes informations en vue de prendre des décisions objectives.

En tant que support structuré, le guide d’entretien facilite l’harmonisation des échanges avec chaque candidat. Il permet d’instaurer un cadre équitable, d’éviter les oublis ou les dérives subjectives, et de comparer les profils sur la base de critères communs. Cette trame d’entretien s’impose comme un outil de recrutement essentiel pour fiabiliser l’évaluation et gagner en professionnalisme.

Quelle est la différence entre grille d’entretien et guide d’entretien ?

Il est important de ne pas confondre un guide d’entretien avec une grille d’entretien ou grille d’évaluation. La grille d’entretien est un outil plus succinct qui répertorie les compétences et les qualités recherchées chez un candidat, tandis que le guide d’entretien est plus complet et détaillé, comprenant des questions spécifiques à poser aux candidats.

Pourquoi utiliser un guide d’entretien en recrutement ?

La création d’un guide d’entretien n’est pas une tâche anodine, elle est indispensable pour plusieurs raisons essentielles :

• Structurer l’échange lors de l’entretien de recrutement : un guide d’entretien rythme la conversation tout en garantissant que chaque candidat est évalué de manière cohérente. Cela facilite ensuite la comparaison des performances.
• Éviter les biais cognitifs : il aide à éviter les préjugés et les biais du recruteur en fournissant des critères d’évaluation objectifs et standardisés.
• Optimiser son temps : en concentrant l’entretien sur les aspects essentiels du poste, le guide d’entretien permet d’optimiser le temps du recruteur, mais aussi du candidat.
• Améliorer la prise de décision : les informations recueillies à l’aide du guide d’entretien réduisent le risque d’erreurs lors du choix de la nouvelle recrue. 

Comment rédiger un guide d’entretien ? Les 5 étapes à suivre pour le réaliser

#1. Définir les objectifs et les compétences du poste

La première étape de la création d’un guide d’entretien consiste à effectuer une préparation minutieuse. Cette phase comprend plusieurs aspects :

La recherche préliminaire

Pour comprendre les exigences du poste, il est impératif de mener une recherche approfondie sur la description du travail et les compétences requises. Cette étape vous permettra de déterminer les qualifications clés que vous recherchez chez les candidats.

L’identification des compétences

Une fois que vous avez une vision claire du poste, identifiez les compétences spécifiques et les qualités personnelles nécessaires pour réussir dans ce rôle. Cela vous aidera à élaborer des questions pertinentes.

Définir les objectifs de l’entretien

À cette étape, il est également important de clarifier les objectifs de l’entretien : souhaitez-vous évaluer des compétences techniques, des soft skills, l’adhésion à la culture d’entreprise ? Cette réflexion influencera le ton, le contenu et la structure du guide.

#2. Structurer le déroulé

Un bon guide d’entretien repose sur une trame claire et cohérente, que chaque recruteur peut suivre tout en s’adaptant aux spécificités du candidat. Cette structure permet de couvrir l’essentiel en un temps limité, tout en laissant place à l’échange. Voici les grandes séquences à intégrer dans votre guide :

Accueil et mise en contexte 

Commencez par créer un climat de confiance. L’objectif ici est de détendre le candidat, de lui expliquer le déroulé de l’entretien et de présenter brièvement l’entreprise ou le service.

Exemple dans le guide : “Prenez 2 à 3 minutes pour vous présenter et expliquer comment se déroulera l’échange.”

Présentation du poste

Avant d’entrer dans le cœur de l’entretien, rappelez les contours du poste : missions principales, enjeux, environnement de travail. Cela permet au candidat de mieux se projeter et de poser un cadre commun pour l’échange.

Astuce : invitez le candidat à reformuler ce qu’il a compris du rôle. Cela permet de détecter les éventuels malentendus.

Exploration du parcours du candidat

C’est le moment d’analyser les expériences passées : les choix de carrière, les réalisations, les échecs, les compétences acquises.

Le guide doit ici proposer :

• Des questions types sur les précédents postes,
• Des relances possibles pour approfondir,
• Des critères d’évaluation à cocher ou à noter (clarté, logique, adéquation au poste, etc.).

Évaluation ciblée : test ou étude de cas

Selon le poste, il peut être utile d’intégrer une mise en situation, un cas pratique ou un test technique.

Le guide peut proposer :

• Un exemple de cas standardisé à donner à chaque candidat,
• Des grilles d’observation (méthodologie, clarté, créativité, etc.),
• Une note indicative à attribuer selon des critères précis.

Temps d’échange avec le candidat

Prévoir un temps pour les questions du candidat est essentiel. Cela permet d’évaluer son niveau de préparation, son intérêt réel pour le poste, et de répondre à ses attentes.

Le guide peut rappeler : “Laissez 5 à 10 minutes pour les questions du candidat, notez ses interrogations principales.”

Clôture de l’entretien

Terminez l’échange en clarifiant la suite du processus : délais de réponse, prochaines étapes, interlocuteurs.

Le guide peut inclure une formule de clôture type, pour garder une cohérence entre recruteurs.

Exemple : “Merci pour cet échange. Nous reviendrons vers vous d’ici [X jours] pour la suite.”

#3. Respecter un ordre logique et stratégique

L’ordre des questions dans votre guide d’entretien doit être pensé de manière stratégique. Il doit permettre que l’entretien se déroule de manière fluide et que toutes les informations nécessaires soient bien collectées. Voici quelques principes de base :

Réfléchissez à une progression logique

Organisez les questions de manière à ce qu’elles suivent une progression naturelle, de l’introduction générale à des questions plus spécifiques sur les compétences et l’expérience.

Insérez des questions ouvertes et propices à la discussion

Commencez généralement par des questions ouvertes qui permettent au candidat de se présenter et de s’exprimer librement. Cela lui permettra aussi de se détendre et d’être plus à l’aise pour la suite de l’entretien.

Classez les questions par thème

Structurez votre trame en blocs thématiques pour une meilleure lisibilité et un suivi fluide :

• Parcours professionnel
• Compétences techniques
• Soft skills (communication, autonomie, etc.)
• Adéquation avec les valeurs et la culture d’entreprise
• Projections dans le poste

#4. Construire une grille d’évaluation dans votre guide

Le guide d’entretien ne se limite pas à poser des questions : il doit aussi permettre d’évaluer objectivement les réponses. Pour cela, la grille d’évaluation est essentielle. Elle offre un cadre structuré pour analyser les compétences d’un candidat, comparer plusieurs profils, et faciliter la prise de décision finale.

• Définissez les critères clés à évaluer, en lien avec le poste :

Exemples : maîtrise technique, capacité d’analyse, communication, autonomie, motivation, adéquation culturelle, etc.

• Attribuez à chaque critère une échelle de notation claire, par exemple :

1 = Insuffisant

2 = Faible

3 = Moyen

4 = Bon

5 = Excellente maîtrise

• Ajoutez un champ “Commentaires” pour justifier la note ou noter des signaux faibles (positifs ou négatifs).
• Pensez à un score global ou une recommandation finale :
  • Candidat recommandé pour la suite
  • Candidat à revoir dans un autre contexte
  • Candidat non retenu

#5. Prévoir une zone pour la décision finale et les points forts / faibles.

Une fois l’entretien terminé et la grille d’évaluation remplie, il est crucial de formaliser une synthèse claire de l’échange. C’est cette dernière zone du guide qui aidera à trancher entre plusieurs profils, à justifier une décision de recrutement… ou à refuser un candidat de manière argumentée.

Que doit contenir cette zone ?

• Les points forts du candidat
  • Compétences maîtrisées, soft skills remarquables, posture, alignement avec les valeurs…
  • Exemple : « Très bonne capacité d’écoute, forte motivation pour le poste, solide expérience dans un environnement similaire. »

• Les points faibles ou les points de vigilance
  • Manques techniques, doute sur la projection, incohérences dans le discours…
  • Exemple : « Expérience managériale faible, prudence à avoir sur la capacité à s’intégrer dans une équipe déjà constituée. »

• La recommandation finale
  • Choix à cocher ou à valider dans le guide :
    • Candidat recommandé pour la suite
    • À revoir dans un autre contexte ou après test complémentaire
    • Candidat non retenu
  • Optionnel : niveau d’urgence (à rencontrer rapidement, pas prioritaire, à garder sous le coude).

Exemple de synthèse :

🟢 Points forts : excellente maîtrise des outils, posture professionnelle, motivé par la mission.  

🔴 Points faibles : manque de clarté sur ses prétentions salariales, hésitations sur la localisation.  

✅ Recommandation : proposer un second entretien avec le manager opérationnel.

Les questions types à inclure dans votre guide selon le type d’entretien 

Comment choisir les questions ?

Choisissez judicieusement les questions en fonction des besoins spécifiques du poste à pourvoir. Cela implique de :

Personnaliser vos questions

Adaptez votre guide d’entretien à chaque poste vacant en choisissant des questions qui ciblent les compétences et les qualités requises.

Faire preuve de flexibilité

Restez ouvert à la modification de votre guide d’entretien en fonction des candidats et de leurs réponses. Prévoyez aussi de faire régulièrement le point sur votre guide d’entretien pour l’ajuster.

Alterner entre différents formats de questions

Cela va enrichir vos échanges :

• Questions ouvertes : pour explorer les motivations et la personnalité du candidat.
• Questions situationnelles : pour évaluer la capacité à se projeter et à résoudre un cas concret.
• Questions comportementales : pour analyser les réactions passées face à des situations précises.

Prévoir une grille d’évaluation associée

Associez à votre guide une grille d’évaluation claire permettant de noter les réponses selon des critères prédéfinis. Cela garantit une évaluation homogène et facilite la prise de décision.

Tester et ajuster

N’hésitez pas à tester votre guide sur plusieurs entretiens pour repérer les éventuels points d’amélioration. Ajustez les formulations, ajoutez ou retirez des questions, et améliorez l’équilibre entre structure et spontanéité.

Les 3 types d’entretien et les questions associées

Un bon guide d’entretien ne se contente pas de lister des questions au hasard : il doit proposer des questions adaptées au format d’entretien choisi. Cela permet de garantir une évaluation cohérente et pertinente, tout en favorisant un échange fluide et naturel avec le candidat.

Voici les types de questions à inclure selon les trois formats les plus courants : structuré, semi-directif et non-directif.

Entretien structuré : rigueur et objectivité

Dans ce format, tous les candidats répondent aux mêmes questions, dans le même ordre, avec les mêmes critères d’évaluation. C’est le format le plus efficace pour comparer objectivement des profils, réduire les biais et standardiser l’évaluation.

Questions types à inclure :

• “Parlez-moi d’un projet dont vous êtes particulièrement fier(e).”
• “Donnez-moi un exemple de situation où vous avez dû gérer une urgence.”
• “Comment priorisez-vous vos tâches quand tout est urgent ?”
• “Quelle est votre plus grande réussite dans votre poste actuel ?”
• “Avez-vous déjà travaillé dans un environnement similaire ? Qu’en avez-vous retenu ?”

🔎 Astuce : utilisez des questions basées sur la méthode STAR (Situation – Tâche – Action – Résultat) pour pousser le candidat à développer ses réponses.

Entretien semi-directif : équilibre entre structure et adaptation

C’est le format le plus courant. Le guide propose une trame de questions, tout en laissant au recruteur une marge de manœuvre pour creuser ou rebondir sur les réponses du candidat.

Questions types à inclure :

• “J’ai vu que vous aviez travaillé chez [Entreprise] : qu’est-ce qui vous a marqué dans cette expérience ?”
• “Qu’est-ce qui vous attire spécifiquement dans notre entreprise ?”
• “Si vous deviez changer une chose dans votre poste actuel, ce serait quoi ?”
• “Comment décririez-vous votre style de communication en équipe ?”
• “Quel serait, selon vous, le plus grand défi à relever dans ce poste ?”
  
  

Conseil : indiquez dans le guide les réponses attendues ou les points à observer (prise de recul, esprit critique, clarté, alignement avec les valeurs de l’entreprise…).

Entretien non-directif : liberté encadrée

Moins structuré, ce type d’entretien repose principalement sur les réponses spontanées du candidat. Le guide d’entretien reste ici un fil rouge pour ne pas perdre l’objectif du recrutement.

Questions d’amorçage et de relance à inclure :

• “Racontez-moi votre parcours depuis le début, à votre manière.”
• “Qu’est-ce qui vous a motivé à postuler chez nous ?”
• “Comment définiriez-vous un environnement de travail idéal ?”
• “Et ensuite ?” / “Pourquoi ce choix-là ?” / “Qu’est-ce que cela vous a appris ?”
  
  

⚠️ À noter : ce type d’entretien demande plus d’expérience et un guide bien préparé pour éviter de passer à côté des points essentiels. Il est donc conseillé de toujours garder en tête les critères d’évaluation du poste, même si le ton est plus libre.

Quel que soit le format choisi, le guide d’entretien doit proposer un panier de questions types, classées par thème (parcours, compétences, motivation, soft skills…), avec des indications claires sur ce qu’on cherche à observer. Cela permet au recruteur de rester concentré sur l’essentiel et d’assurer une vraie cohérence entre les entretiens.

Exemple de guide d’entretien structuré

Présentation d’un guide d’entretien de recrutement : l’exemple pas-à-pas ! 

Pour cet exemple, nous allons imaginer que vous cherchez à recruter un gestionnaire de paie. Voici comment vous pouvez procéder :

 1️⃣ En introduction 

Laisser le candidat se présenter à l’aide de cette question ouverte : “Pouvez-vous présenter votre parcours en décrivant votre expérience en paie ainsi que vos compétences clés ?” 

2️⃣ Les compétences techniques 

• La connaissance de la législation sociale en gestion de la paie est déterminante

“Comment réalisez-vous le suivi des évolutions législatives en paie et comment procédez-vous pour assurer la conformité légale de vos paies ?”

• La gestion globale d’un processus de paie implique des compétences organisationnelles indispensables pour produire une paie fiable.

“Décrivez-moi de façon détaillée votre processus de traitement de la paie en fonction des diverses échéances à respecter ?”

• Le calcul des charges sociales doit être effectué avec rigueur pour éviter toute erreur de paie et dans la comptabilité de l’entreprise.

“Comment calculez-vous les charges sociales liées à votre paie et comment vous assurez-vous de l’exactitude du calcul réalisé ?”

• Les logiciels utilisés : Il est loin le temps où les gestionnaires de paie effectuaient les paies sans l’appui d’un logiciel. Par conséquent, leur maîtrise est essentielle. 

“Quels logiciels de paie avez-vous déjà utilisé et quel en est votre niveau de maîtrise ?”. Cette question devra bien sûr être mise en relation avec la fiche de poste. 

3️⃣ Les compétences relationnelles 

• Les interactions au sein d’une équipe sont déterminantes et sont souvent un gage de performance

“Pouvez-vous me citer une situation durant laquelle votre équipe a été confrontée à un problème complexe de paie et comment avez-vous collaboré pour résoudre ce dernier ?”.

• Les interactions avec les autres salariés

Les interactions avec les autres salariés sont aussi cruciales. En effet, il est important d’évaluer la manière dont le candidat interagit en cas de malentendu afin de maintenir un climat social apaisé. 

4️⃣ La gestion des données et la formation

• En matière de gestion de la paie, les données sont considérées comme sensibles et impliquent donc une gestion particulière.

Il s’agit à la fois de veiller à ce que les données soient bien conservées, mais aussi qu’elles le soient en toute confidentialité.

Votre guide d’entretien abordera alors ce point à travers des questions : “Comment gérez-vous la conservation des dossiers de paie ?” et “Comment vous assurez-vous de la confidentialité des données sensibles de paie ?”.  

• En matière de formation

La législation sociale étant fluctuante, il est nécessaire de se former régulièrement. Vous pouvez poser cette question : “Quelles sont les dernières formations paie ou RH que vous avez suivies pour maintenir vos connaissances à jour ?”.

Nos bonnes pratiques pour utiliser votre guide d’entretien

Maintenant que le guide d’entretien est plus clair, il est temps pour nous de vous délivrer nos astuces qui vous permettront de rédiger un guide d’entretien utile… En d’autres mots, un guide qui ne finira pas dans les méandres de votre fichier téléchargement ! 

#1. Soyez clair et concis

La simplicité est la clé. Formulez des questions simples et directes. Évitez les longs préambules qui pourraient perturber la communication avec le candidat. 

#2. Variez les types de questions

Ne vous limitez pas à un seul type de question. Utilisez une combinaison de questions ouvertes, fermées, comportementales et situationnelles pour obtenir une vue d’ensemble complète du candidat. Cela garantit que vous explorez divers aspects de sa personnalité et de ses compétences. Surtout, veillez à éviter les questions pièges qui mettront mal à l’aise votre candidat. 

#3. Soyez flexible

La réalité de l’entretien peut être imprévisible. N’hésitez pas à adapter votre guide d’entretien en fonction des réponses du candidat. Les questions ont vocation à rythmer l’entretien et peuvent souvent révéler des informations cruciales que vous n’aviez peut-être pas anticipées. 

#4. Préparez les recruteurs en amont

Avant chaque entretien, prenez le temps de vous approprier la trame prévue. L’objectif ? Être au clair sur les questions à poser, les compétences à observer et le fil conducteur de l’échange. C’est ce qui permet à chaque recruteur·se d’aborder l’entretien avec plus de justesse… et moins d’improvisation.

#5. Suivez une progression logique

Votre guide est là pour vous aider à poser les bonnes questions, dans le bon ordre. Commencez par une mise en confiance, en laissant la personne se présenter. Puis, allez progressivement vers les sujets plus ciblés : missions, compétences, projection dans le poste. Cela permet un échange fluide et structuré, aussi agréable pour vous que pour le candidat.

#6. Laissez de la place à l’échange

Un guide n’est pas une checklist à dérouler ligne par ligne. C’est un cadre souple, qui vous aide à garder le cap tout en laissant la conversation vivre. Les meilleurs échanges sont souvent ceux où l’on prend le temps d’écouter vraiment, de rebondir, d’aller au-delà des réponses attendues.

#7. Prenez des notes de manière cohérente

Pendant l’entretien, notez ce qui vous semble essentiel, avec des repères clairs. Cela peut être une échelle de notation, des verbatims, ou simplement des ressentis argumentés. Le plus important, c’est de garder une méthode stable d’un·e candidat·e à l’autre, pour pouvoir comparer les profils de manière juste.

#8. Décidez à plusieurs, sur des bases communes

Enfin, le guide prend tout son sens quand il sert de base à la discussion entre recruteur·ses. Partager les retours, croiser les points de vue, c’est ce qui permet de faire des choix plus solides, basés sur des éléments concrets. Un vrai plus pour l’objectivité… et pour l’engagement collectif dans la décision.

Comment analyser les résultats de votre guide d’entretien ?

Un guide d’entretien bien conçu ne se limite pas à structurer l’échange : il facilite aussi l’analyse des candidatures de manière claire, argumentée et collaborative. Une fois l’entretien terminé, l’enjeu est de transformer les notes, les commentaires et les impressions en une décision éclairée.

#1. Croiser les grilles d’évaluation

Si plusieurs personnes ont assisté à l’entretien (recruteur, manager, RH...), comparez les grilles d’évaluation remplies indépendamment. Cela permet de :

• Identifier les points de convergence ou de divergence,
• Éviter l’influence de l’avis dominant,
• Enrichir l’analyse grâce à différents points de vue (technique, humain, culturel...).
  
  

Conseil : organisez un débrief à chaud juste après l’entretien, pour éviter l’oubli ou l’altération des impressions.

#2. Mettre en évidence les points forts et les points de vigilance

Utilisez la synthèse en fin de guide pour isoler :

• Les éléments différenciants positifs (compétence rare, posture remarquable, motivation forte…),
• Les signaux faibles ou les doutes (incohérences, lacunes, réserve sur l’engagement…).

Ces éléments permettront de mieux comparer les profils et de justifier une décision en cas d’hésitation.

#3. Comparer objectivement plusieurs candidats

Grâce à l’évaluation par critères (note + commentaires), le guide permet de comparer les profils sur des bases factuelles, au lieu de se reposer uniquement sur l’intuition ou le "feeling".

Exemples de critères de comparaison :

• Moyenne des notes par critère,
• Niveaux de maîtrise technique,
• Adéquation avec la culture d’entreprise,
• Capacité à se projeter dans le poste.
  
  

Astuce : certains outils ATS (comme Flatchr) permettent de centraliser ces grilles et de visualiser automatiquement les écarts entre candidats.

#4. Documenter et justifier la décision finale

Une fois le choix arrêté, le guide d’entretien sert aussi de trace écrite :

• Pour justifier un refus de candidature (avec des éléments concrets),
• Pour construire un retour constructif au candidat,
• Pour assurer la traçabilité du processus en cas d’audit ou de contestation.

#5. Capitaliser pour les prochains recrutements

Enfin, les guides d’entretien complétés peuvent être archivés pour :

• Comparer les profils rencontrés au fil du temps,
• Réutiliser des questions ou des trames efficaces,
• Identifier les critères les plus discriminants pour un poste donné.

Pour conclure

Le guide d’entretien ne s’arrête pas à l’échange en face-à-face. Il devient un outil d’aide à la décision, fiable et structurant, au service d’un recrutement plus objectif, plus rapide et mieux documenté.

En suivant nos conseils et en vous appuyant sur notre exemple, vous avez toutes les cartes en main pour bien utiliser le guide d’entretien de recrutement !