Comment rédiger un compte rendu d'entretien d'embauche ?

​​L’entretien est terminé, mais le rôle du recruteur est loin d’être fini. Pour prendre des décisions justes et construire un processus de recrutement cohérent, une étape clé ne doit pas être négligée : la rédaction du compte rendu d’entretien d’embauche.

Ce document, trop souvent bâclé ou improvisé, est pourtant indispensable. Il permet de garder une trace claire et objective de l’échange, de comparer les candidats de manière équitable et de justifier ses choix en toute transparence.

Dans cet article, on vous explique pourquoi le compte rendu est devenu un outil incontournable, comment le structurer efficacement, et quelles bonnes pratiques adopter pour gagner du temps… sans perdre en qualité.

Pourquoi le compte rendu d’entretien est important ?

Le compte rendu d’entretien d’embauche est un document clé que le recruteur rédige à la suite de l’échange.

Il permet de formaliser l’évaluation du candidat, d’appuyer la décision finale et de faciliter la collaboration entre recruteurs, RH et managers. Il devient d’autant plus important quand plusieurs personnes interviennent dans le processus ou lorsque plusieurs profils sont en concurrence.

Un outil au service de la transparence et de l'efficacité

Le compte rendu d’entretien d’embauche :

• Réduit la subjectivité et les décisions prises “à l’instinct”.
• Permet de garder une trace des échanges, utile en cas de litige ou de vérification RGPD.
• Garantit l’équité entre les candidats et protège votre processus de discrimination involontaire.

Un levier d’expérience candidat

Un bon compte rendu permet aussi :

• de formuler un retour clair et personnalisé aux candidats, même en cas de refus,
• de renforcer la cohérence du message employeur transmis à chaque étape,
• de nourrir un futur vivier de talents avec des données qualitatives.

📊 81 % des candidats affirment que la qualité de l’entretien influence leur décision d’accepter une offre.  (Source : LinkedIn Talent Trends 2024)

Les 8 étapes pour rédiger un bon compte rendu d’entretien d’embauche

#1. Préparez votre grille d’évaluation avant l’entretien

Avant même la rencontre, définissez les critères que vous souhaitez évaluer :

• Compétences techniques
• Soft skills
• Adéquation avec la culture d’entreprise
• Motivations, etc.

💡 Astuce : utilisez une grille commune à tous les candidats avec un guide d'entretien pour favoriser l’équité et limiter les biais.

#2. Prenez des notes pendant l’échange

Pendant l’entretien, notez les éléments factuels et les réponses clés du candidat :

• Préparez vos questions d'entretien en amont pour rester concentré sur l’échange (et également éviter les questions interdites en entretien).
• Notez de manière synthétique : utilisez des mots-clés plutôt que de longues phrases.
• Utilisez un barème d’évaluation pour les points clés : motivations, compétences techniques, connaissance de l’entreprise…

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💡 Bon à savoir : sans prise de notes active, 70 % des éléments d’un entretien sont oubliés sous 48h (Source : Forbes 2023).

#3. Structurez le compte rendu après l’entretien

Une fois l’échange terminé, formalisez vos notes rapidement, pendant que l’information est encore fraîche. Le compte rendu ayant pour vocation d’être partagé en interne, il doit donc être clair, lisible et structuré :

• Renseignez les informations essentielles : nom du candidat, poste visé, date de l’entretien.
• Synthétisez vos observations autour des thématiques abordées (compétences, motivation, potentiel culturel).
• Ajoutez une section “observations” optionnelle, si votre politique RH valorise le retour du candidat sur son entretien.
• Organisez votre compte rendu en rubriques claires :
  
  • Infos générales (nom, poste, date)
  • Résumé de l’échange
  • Analyse par critères
  • Recommandation finale

Conseil : utilisez un modèle pour gagner du temps et harmoniser les retours au sein de l’équipe.

📚 Le saviez-vous ? Organiser vos critères réduit de 30 % les risques de biais cognitifs dans vos décisions (Harvard Business Review 2024).

#4. Faites une relecture “à froid” pour éviter les biais cognitifs

Laissez passer quelques heures (ou une nuit) avant de relire votre compte rendu. Cela vous permettra d’analyser plus objectivement vos impressions et d’éliminer les jugements hâtifs.

À mettre en place :

• Reprendre vos notes avec un œil neuf.
• Vérifier que vos appréciations sont fondées sur des faits concrets.

#5. Intégrez les retours des autres évaluateurs

Si l’entretien est mené à plusieurs, recueillez les avis de chacun. Chaque interlocuteur aura perçu des éléments différents selon sa sensibilité et ses critères d’évaluation. 

Il est important que chaque évaluateur ait pris le temps de formaliser son propre avis de manière indépendante, avant toute discussion collective. Cela permet d’éviter les biais de groupe ou d’influence hiérarchique, qui peuvent fausser l’analyse (effet de leader, conformisme, etc.).

Recueillez ensuite les points de vue individuels rapidement, tant que les impressions sont encore fraîches. 

Ensuite, fusionnez les observations dans un compte rendu unique, clair et structuré, qui reflète une vision globale et partagée du candidat. Cela permet une décision collective plus solide, surtout pour des postes à enjeux.

📈 Les organisations qui partagent systématiquement leurs feedbacks d’entretien améliorent leur taux de rétention de +20 % (Deloitte Bersin 2024).

#6. Partagez et archivez le compte-rendu d’entretien

Déposez le document dans votre ATS ou dans un dossier partagé sécurisé. Assurez-vous qu’il est facilement accessible pour les RH, le manager, ou toute personne concernée par la décision.

💡Bon à savoir : archiver ces données vous aidera aussi à nourrir votre vivier de talents à long terme.

#7. Préparez des feedbacks constructifs aux candidats

Le compte rendu sert aussi de base pour formuler un retour constructif au candidat. Même en cas de refus, cela valorise l’échange et renforce votre image employeur.

Les actions à mettre en place :

• Répondez systématiquement aux candidats ayant passé l’entretien.
• Valorisez les points positifs avant d’aborder les axes d’amélioration.
• Soyez précis et respectueux dans votre retour, sans être brutal.

Impact émotionnel : 69 % des candidats affirment qu’un feedback personnalisé les incite à re-postuler dans l’entreprise, même après un refus (Talent Board 2024).

#8. Capitalisez sur vos comptes-rendus pour progresser

Chaque compte-rendu d’entretien est une source précieuse pour améliorer vos processus de recrutement.

À mettre en place :

• Analysez les retours récurrents des candidats et des managers.
• Faites évoluer vos grilles d’évaluation et vos scripts d’entretien.
• Alignez encore mieux vos attentes, votre communication RH et votre expérience candidat.

“Chaque entretien est une opportunité de recruter mieux, mais aussi d’apprendre à recruter autrement.” - Liz Ryan, Experte RH

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Pour structurer vos grilles d’évaluation et vos comptes rendus en quelques clics, nous avons créé un GPT dédié aux recruteurs.

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Exemple de prompt :

• “Je suis recruteur dans une PME qui développe un logiciel de paie. Je souhaite recruter des candidats (account executive) avec un minimum de 3 ans d’expérience. Donne-moi les critères de sélection pour ce poste.”
• "Quelles questions puis-je poser en entretien à partir de cette grille ?”
• “Donne moi 2 ou 3 critères primordiaux pour l'ajouter dans le formulaire de préqualification”

Résumé : comment rédiger un compte rendu d’entretien d’embauche ?

Rédiger un bon compte rendu d’entretien d’embauche, c’est bien plus qu’un simple exercice administratif. C’est une étape clé pour prendre des décisions objectives, améliorer l’expérience candidat et renforcer la qualité de vos recrutements.

Voici les points à retenir :

• Préparez vos critères à l’avance avec une grille d’évaluation claire.
• Prenez des notes pendant l’échange, de manière synthétique et factuelle.
• Structurez votre compte rendu en rubriques lisibles pour faciliter la comparaison.
• Centralisez les retours de tous les évaluateurs, après qu’ils aient formulé leur avis individuellement.
• Partagez et archivez le compte rendu dans un espace sécurisé.
• Appuyez-vous sur ce document pour formuler un feedback constructif au candidat.

En professionnalisant cette étape, vous gagnez en cohérence, en réactivité et en crédibilité… des atouts majeurs dans un marché où chaque recrutement compte.