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Comment une Fédération aussi emblématique que celle du rugby français a-t-elle transformé son processus de recrutement ?
Dans ce témoignage, Stéphanie Bourgeois, Responsable Développement RH à la Fédération Française de Rugby (FFR), partage son expérience avec Flatchr. Elle revient sur les défis rencontrés avant la mise en place de l’outil, ce qui l’a convaincue de franchir le pas, et les bénéfices concrets qu’elle observe aujourd’hui.
De candidatures dispersées à un process centralisé et réactif, découvrez comment Flatchr a simplifié son quotidien et celui de sa collaboratrice.
#1. Présentation de la Fédération Française de Rugby et du service développement RH.
Pouvez-vous vous présenter, présenter la Fédération Française de Rugby ainsi que le service RH ?
La Fédération Française de Rugby, c’est bien plus qu’une instance dirigeante dans l’écosystème sportif : c’est le moteur du rugby en France depuis 1919 ! Si notre terrain de jeu, c’est évidemment le sport (rugby à XV, à 7, à 5…), notre ambition va au-delà. On veut faire du rugby un vecteur d’éducation, d’inclusion et d’engagement citoyen. Bref, une fédération à missions, avec du cœur et des valeurs.
Notre équipe RH, c’est une belle team de 5 collaboratrices ultra engagées au sein de
la direction des ressources humaines et des services généraux de la FFR !
Nous sommes deux au sein de mon département et avec ma collaboratrice Ingrid Ruet,
chargée de développement RH, on forme un duo de choc pour piloter les recrutements (tous statuts confondus), le plan de développement des compétences, les entretiens de carrière et une bonne dose de projets RH variés. En résumé, on s’assure que l’humain reste toujours au cœur du jeu !
Combien de collaborateurs compte votre entreprise aujourd’hui ?
La FFR, c’est environ 350 collaborateurs au total, tous statuts confondus, dont près de 280 salariés. Une de nos particularités, c’est justement la richesse et la diversité des profils qui composent la Fédération : aux côtés des salariés “classiques”, on retrouve des joueurs et joueuses, des staffs d’équipes de France, des cadres techniques sportifs… Tous unis par la même passion : faire rayonner le rugby au quotidien !
En moyenne, combien de recrutements réalisez-vous par an ?
La saison 2023/2024 a été bien rythmée avec une quarantaine de recrutements tous types de contrats confondus. Et la saison précédente a battu un nouveau record avec une soixantaine de recrutements ! Autant dire qu’on a bien bossé. 😊
La saison en cours devrait être un peu plus calme côté recrutements, contraintes budgétaires obligent… mais on reste prêtes à dégainer nos annonces si besoin !
Quels types de profils recrutez-vous principalement ?
À la FFR, on recrute vraiment tous les profils ! On a une large palette de métiers, des fonctions support classiques comme les finances, les RH, l'informatique ou le juridique, mais aussi des profils plus spécialisés en événementiel, communication, marketing, commercial… Et bien sûr, des profils en lien direct avec notre cœur de métier : développement du rugby, performance, médical, fonds de dotation, compétitions… Bref, de quoi satisfaire tous les talents !
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#2. Avant Flatchr : vos défis en recrutement
Quelles étaient les principales difficultés rencontrées dans votre processus de recrutement auparavant ?
Avant la mise en place de l’ATS, on était confrontés à plusieurs problématiques majeures :
- Un manque de centralisation, avec des candidatures dispersées sur plusieurs boîtes e-mails, ce qui complexifiait le suivi et l’organisation.
- Une gestion et diffusion des offres un peu lentes, ce qui freinait notre capacité à attirer rapidement les meilleurs talents.
- Et enfin, des temps de réponse trop longs, laissant certaines candidatures sans réponse, ce qui a pu nuire à notre image et à l’expérience candidat.
Bref, il fallait absolument trouver une solution pour remédier à tout ça !
Comment étiez-vous organisés pour gérer les recrutements avant d’utiliser Flatchr ?
Avant de découvrir Flatchr, c’était un peu comme un grand jeu de puzzle avec des pièces manquantes. On avait un tableau Excel qui se battait en duel avec des post-its, des mails qui se perdaient dans les méandres de la boîte de réception et des candidatures parfois noyées dans un océan de documents. Bref, c’était un peu l’organisation de la “grande aventure”, mais sans la carte au trésor !
Chaque offre passait par plusieurs allers-retours avec le manager pour peaufiner le texte, et ensuite on la diffusait sur différentes plateformes, chaque fois dans un format adapté. Et une fois la diffusion terminée, il fallait se rappeler de l’arrêter pour éviter que ça ne s’emballe.
Et pour assurer un suivi, c’était un peu la "communication à l'ancienne" : un message automatique d’absence qui disait plus ou moins « Si vous n’avez pas de nouvelles dans 4 semaines, c’est que ça ne l’a pas fait »… pas très engageant, avouons-le !
Ce n’était pas optimal… Et c’est là que Flatchr est arrivé pour organiser tout ça !
#3. Depuis Flatchr : l’évolution de l'organisation de la FFR
Qu’est-ce qui vous a convaincu de choisir Flatchr ?
Flatchr s’est imposé comme la solution idéale pour simplifier notre processus de recrutement.
Nous avons été convaincus grâce à plusieurs atouts clés :
- La diffusion simultanée des offres sur plusieurs plateformes, ce qui nous fait gagner un temps précieux.
- Un meilleur suivi en temps réel, qui permet à nos managers de suivre l’avancement des candidatures sans perdre de vue aucun détail.
- Des messages automatisés, qui fluidifient la communication et nous font éviter les échanges interminables.
- Et bien sûr, un respect strict du RGPD, essentiel pour nous et nos candidats.
Bref, Flatchr est devenu un véritable allié dans notre gestion des recrutements. Une sorte de solution tout-en-un qui nous a permis de gagner en agilité !
Comment l’outil vous a-t-il aidées à relever ces défis ?
Flatchr a été un véritable game-changer pour nous ! Il a permis de centraliser toutes les candidatures (notamment un grand nombre de candidatures spontanées) en un seul endroit, ce qui a résolu le problème de dispersion des candidatures et simplifié la gestion quotidienne. Grâce à la diffusion simultanée et aux messages automatisés, nous avons pu gagner un temps considérable, et la réactivité vis-à-vis des candidats s’est nettement améliorée.
De plus, les fonctionnalités pertinentes de l'outil nous permettent de découpler le processus en impliquant les managers à chaque étape. Ils peuvent suivre l’avancement des recrutements de manière autonome, sans qu’on ait besoin de les relancer à chaque fois. Un gain de temps et une meilleure collaboration !
Et tout cela en respect avec les normes RGPD qui nous assure une conformité sans prise de tête.
Quelles sont les principales améliorations observées depuis la mise en place de Flatchr ?
Depuis l’intégration de Flatchr, on a observé plusieurs améliorations clés :
- Un gain de temps considérable à chaque étape du processus de recrutement.
- Un meilleur suivi des candidatures reçues, ce qui facilite l’organisation et l’efficacité de notre équipe.
- On peut désormais consacrer plus de temps aux retours candidats (qu'ils soient positifs ou négatifs), ce qui améliore l’expérience candidat.
- Et enfin, une meilleure gestion des candidatures spontanées, avec la possibilité de créer des viviers de talents pour anticiper nos besoins futurs.
Bref, Flatchr nous a permis de rendre le processus plus fluide et plus humain !
Un exemple concret d’un changement positif dans votre quotidien RH ?
Un des changements les plus marquants, c’est la gestion des candidatures spontanées. Avant, elles étaient souvent éparpillées et difficiles à suivre. Maintenant, grâce à Flatchr, on peut les centraliser facilement et même créer des viviers de talents pour anticiper nos besoins futurs. Cela nous permet de garder un œil sur des profils intéressants, même sans poste immédiat à pourvoir. C’est un gain de temps énorme et cela nous permet d’être beaucoup plus réactifs quand un besoin se présente !
Il est important de souligner également le temps gagné dans la diffusion des offres. Avant, cela pouvait nous prendre jusqu’à 1h30 pour diffuser une offre sur plusieurs plateformes. Aujourd’hui, grâce à la multi-diffusion de Flatchr, cela nous prend seulement 10 minutes ! Un gain de temps considérable qui nous permet de nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Si vous deviez résumer l’impact de Flatchr en une phrase ?
Flatchr est un simplificatR, un accélératR et un optimisR de la gestion de nos recrutements !
