8 astuces pour rendre le recrutement collaboratif plus efficace

Dans un recrutement, on gagne toujours à croiser les regards : celui du RH, qui maîtrise le process ; celui du manager, qui connaît les attentes du poste ; et celui des opérationnels, qui vivent le métier au quotidien. Les candidats le confirment : 64% préfèreraient passer le premier entretien avec leur futur manager.*

Quand ces voix travaillent ensemble, le recrutement devient meilleur. Le problème, c’est que cette collaboration ne s’installe pas toute seule. Il faut un minimum d’organisation et quelques bonnes pratiques pour que tout le monde avance dans la même direction.

Voici 8 astuces concrètes pour installer le recrutement collaboratif dans votre entreprise.

*Source : Regards croisés sur le recrutement, sondage Ifop pour Monster et Hopscotch, septembre 2015

#1. Impliquez les bons interlocuteurs dès le départ

Le recrutement collaboratif ne s’improvise pas : la première étape consiste à réunir les personnes réellement utiles au process. Identifiez dès le départ :

• le manager qui connaît les attentes du poste,
• un ou deux opérationnels qui vivent le métier au quotidien,
• un futur collègue si le contexte s’y prête,
• et évidemment l’équipe RH qui coordonne le tout.

Cela évite les “invitations de dernière minute”, les doublons d’entretien et les décisions floues. En bref : plus l’équipe est définie tôt, plus la collaboration est fluide.

Vous pourrez, à ce moment là, organiser un brief manager pour définir ensemble les besoins, les priorités et le profil idéal.

#2. Initiez les managers au recrutement

Avant de lancer un processus d’embauche, initiez vos managers aux fondamentaux du recrutement. Même s’ils connaissent parfaitement leur métier, ils peuvent être influencés par des biais (effet de halo, similarité, jugement trop rapide…) ou se laisser guider par l’urgence opérationnelle : “il faut quelqu’un vite”.

Votre rôle consiste donc à les accompagner, les conseiller et leur transmettre les bonnes pratiques RH. En les formant, vous renforcez leurs compétences… et vous sécurisez l’ensemble du processus de recrutement.

Pour cela, plusieurs actions simples et efficaces peuvent être mises en place :

• Organiser des ateliers internes pour simuler un entretien et apprendre à évaluer objectivement un candidat ;
• Proposer des formations via un organisme spécialisé, notamment sur les biais cognitifs et la conduite d’entretien ;
• Créer une fiche de bonnes pratiques RH, une base de connaissances accessible à tous les intervenants ;
• Inviter un collaborateur à assister à un entretien en tant qu’observateur pour se familiariser progressivement avec la démarche.

Former vos managers, c’est leur donner les outils pour recruter mieux… et pour recruter ensemble.

#3. Organisez les étapes de votre recrutement

Un recrutement collaboratif fonctionne uniquement si le processus est clairement organisé. Sans structure, on risque de démotiver les collaborateurs, de multiplier les allers-retours… et d’allonger inutilement le délai d’embauche. C’est donc au recruteur de définir les rôles, les responsabilités et les moments clés où l’intervention des managers et opérationnels est essentielle.

1. La recherche de talents 

La première étape consiste à rédiger l’offre d’emploi, et c’est là que le binôme RH/manager devient indispensable. Pour créer une offre pertinente et attractive, le recruteur doit bien comprendre la réalité du poste : missions, enjeux, contraintes, environnement, compétences attendues.

En travaillant ensemble, vous maximisez vos chances d’attirer les bons profils. Le duo recruteur/manager peut notamment :

• échanger sur le quotidien du poste pour rédiger une offre claire et honnête ;
• ajuster l’intitulé, les missions et les critères indispensables ;
• mettre en place un programme de cooptation pour mobiliser les équipes ;
• partager l’offre sur le site carrière et via les réseaux des collaborateurs.

Une bonne offre, co-construite, attire naturellement de meilleurs candidats.

2. La sélection des candidats 

Une fois l’offre diffusée, les candidatures arrivent : il faut alors aligner l’équipe pour effectuer une sélection cohérente. L’objectif est d’éviter les retours contradictoires ou les choix basés sur l’intuition.

Pour cela, réunissez-vous pour :

• établir des critères d’embauche clairs et partagés ;
• définir les compétences indispensables (techniques et comportementales) ;
• créer une fiche d’entretien avec les questions adaptées à chaque étape ;
• prioriser les profils selon le niveau d’adéquation au poste.

Cette préparation facilite grandement les décisions futures.

3. L'entretien d'embauche

L’entretien collaboratif ne signifie pas être nombreux autour de la table, mais mieux répartir les rôles.

Pour un entretien de qualité, pensez à :

• attribuer à chaque intervenant un domaine d’évaluation (savoir-être, motivation, compétences techniques…) ;
• briefer l’équipe sur les questions interdites ou illégales ;
• limiter le nombre de participants à 3 personnes maximum, pour préserver le confort du candidat ;
• prévoir un fil conducteur identique d’un candidat à l’autre pour garantir l’équité.

Chacun apporte son regard… sans écraser le candidat.

4. La prise de décision

C’est l’étape où la collaboration prend tout son sens : croiser les points de vue, confronter les analyses et avancer vers une décision solide.

Pour un débrief efficace :

• réunissez toutes les personnes ayant participé au process ;
• utilisez une grille de notation commune pour comparer objectivement ;
• donnez la parole à chacun pour partager impressions, signaux faibles et points d’alerte.

Le rôle des RH reste central : ce sont eux qui portent la vision globale de l’entreprise, garantissent l’équité et arbitrent la décision finale.

5. L'onboarding

L’intégration est la dernière étape… mais aussi l’une des plus importantes. Un onboarding collaboratif permet au nouveau collaborateur de se sentir attendu, accompagné et rapidement immergé dans la culture d’entreprise.

Pour rendre cette phase efficace, vous pouvez :

• former vos managers aux bonnes pratiques d’onboarding ;
• impliquer les équipes en leur confiant la présentation de leurs missions ou projets ;
• organiser des moments de convivialité pour faciliter les connexions ;
• préparer un planning clair pour les premières semaines.

Un onboarding collectif, c’est la promesse d’une intégration plus rapide… et d’une première impression réussie.

#4. Définissez ensemble les critères d'évaluation avant les entretiens 

Une équipe mal alignée produit… des retours contradictoires. Pour éviter ça, réunissez les participants avant les entretiens et clarifiez :

• les compétences indispensables,
• les qualités comportementales recherchées,
• les niveaux d’exigence (ce qui est tolérable… et ce qui ne l’est pas),
• les signaux faibles qui doivent alerter.

Lorsque tout le monde évalue les mêmes critères, les retours sont comparables, cohérents et beaucoup plus exploitables. C’est la base d’un recrutement collaboratif efficace.

#5. Structurez les entretiens pour que chacun joue un rôle précis

Le recrutement collaboratif ne signifie pas “tout le monde pose toutes les questions” ni même "chacun pose les questions qu'il veut". Pour éviter le chaos (ou les entretiens interminables), attribuez des rôles clairs :

• RH : parcours, motivation, culture, compréhension du poste ;
• Manager : compétences techniques, raisonnements, mises en situation ;
• Opérationnels : vision terrain, dynamique d’équipe, réalité quotidienne.

Cette répartition permet d’éviter les répétitions, de couvrir tous les angles et de produire des retours complémentaires… pas redondants.

#6. Centralisez les feedbacks pour éviter les impressions à chaud

Un “je le sens bien” ou “je ne suis pas convaincu” partagé trop tôt peut influencer tout le monde.
Pour rester objectif :

• chaque évaluateur note ses impressions à chaud,
• mais ne partage qu’une fois ses idées structurées,
• idéalement dans un outil commun qui centralise les retours.

Attention cependant à débriefer rapidement après l'entretien, pendant que c'est encore chaud : au maximum le lendemain, et non pas 3 semaines après.

Un ATS comme Flatchr permet justement de recueillir les commentaires, notes et avis de chacun au même endroit, sans influencer les autres.

#7. Organisez un débrief court et structuré après chaque étape

Le recrutement collaboratif ne sert à rien si les décisions traînent. Après chaque entretien ou série d’entretiens, et après que chacun ait noté ses impressions :

• réunissez les participants 10 à 15 minutes,
• chaque personne partage son évaluation (sans refaire l’entretien),
• on compare les points forts / points faibles,
• puis on statue : on continue, on met en attente ou on arrête.

Ce rythme court, cadré et régulier est ce qui transforme une équipe recrutante en machine bien huilée.

#8. Utilisez un ATS

Pour rendre votre recrutement collaboratif réellement efficace, l’utilisation d’un ATS est un atout majeur. Un bon outil vous permet de centraliser l’ensemble du processus sur une plateforme unique : candidatures, échanges internes, évaluations, prises de rendez-vous…Résultat : une vision claire,  partagée, et un process bien plus fluide pour tous les intervenants.

Pour soutenir la collaboration, veillez à choisir un ATS disposant de fonctionnalités essentielles, telles que :

• La centralisation et le partage des commentaires directement sur les fiches candidats, sans influence mutuelle ;
• Des accès dédiés pour chaque collaborateur, avec des rôles et permissions adaptés à leur implication ;
• Une grille d’évaluation personnalisable pour harmoniser les critères et comparer les retours objectivement ;
• Un système de planification intégré, facilitant la prise de rendez-vous et réduisant les allers-retours ;
• Une gestion conforme au RGPD, indispensable pour sécuriser les données et travailler en toute tranquillité.

Un ATS bien choisi n’est pas un gadget : c’est la clé pour transformer une bonne intention (recruter ensemble) en un vrai processus collaboratif et structuré.

Conclusion

Mettre en place un recrutement collaboratif, ce n’est pas faire “plus compliqué”, c’est faire mieux. Avec une bonne organisation, des rôles clairs et des échanges centralisés, chacun apporte son expertise au bon moment, et les décisions deviennent plus rapides et plus fiables.

Aux RH de garder le cap, aux managers de jouer le jeu, et à l’équipe de construire ensemble les recrutements de demain.