Les 7 étapes d’un pré-onboarding réussi pour sécuriser vos talents

Et si tout se jouait avant même le premier jour ?

Votre candidat a signé. L’offre est acceptée. Le premier jour est calé dans l’agenda.

Et pourtant… tout peut encore basculer. Selon une étude Glassdoor, 1 recrutement sur 5 échoue avant même le jour J : désistement, perte de motivation, meilleure opportunité ailleurs…

Dans un marché de l’emploi sous tension, où chaque talent compte, le pré-onboarding s’impose comme une étape stratégique. Il permet de sécuriser l’engagement, d’éviter les “no-show” et d’offrir une première expérience candidat mémorable.

Le pré-onboarding, c’est quoi exactement ?

C’est la période entre la signature du contrat et le premier jour de travail. Une phase souvent négligée, mais qui peut créer un vrai lien avec le futur collaborateur. C’est là que se jouent l’engagement, la confiance et l’image de l’entreprise.

On parle aussi de "pré boarding" ou de phase de préparation à la prise de poste. C’est une véritable stratégie de pré-intégration à mettre en place, pour sécuriser la continuité entre le recrutement et le démarrage effectif.

Quels sont les enjeux du pré onboarding pour les RH ?

Souvent négligée, la phase de pré-onboarding joue pourtant un rôle clé entre la signature du contrat et le premier jour dans l’entreprise. Pour les RH, c’est une opportunité stratégique :

• Réduire les risques de désistement avant l’arrivée effective du collaborateur.
• Créer un premier lien d’appartenance, essentiel à l'engagement futur.
• Renforcer la culture d’entreprise dès les premiers échanges.
• Sécuriser un recrutement durable, en rassurant et en mobilisant le nouvel arrivant.
• Faciliter l’intégration, en permettant aux équipes opérationnelles d’anticiper l’accueil.
• Renforcer la coordination interne, en clarifiant les rôles et les responsabilités en amont.
• Optimiser les premières semaines, en évitant les zones floues et les pertes de temps le jour J
• Limiter les démissions précoces ou les “no-show”, en entretenant la motivation du candidat.

Un pré-onboarding bien pensé, c’est le point de départ d’une expérience collaborateur réussie.

Les 7 étapes clés d’un pré-onboarding réussi

Mettre en place un pré-onboarding efficace, c’est bien plus que cocher des cases. C’est construire une expérience engageante, personnalisée et rassurante, dès la signature du contrat. Voici les 7 étapes incontournables, accompagnées de bonnes pratiques concrètes pour les RH.

#1. Confirmer et rassurer

Dès la signature, envoyez un message de bienvenue chaleureux et professionnel. Joignez le contrat, un récapitulatif des étapes à venir, et montrez que l’on pense déjà au futur collaborateur. 

Pourquoi c’est important ? Cela renforce la confiance, ancre le choix du candidat et évite le doute ou le désengagement entre la signature et l’arrivée.

Bonne pratique associée : créez un processus de pré-onboarding standardisé mais personnalisable pour garantir une expérience homogène et adaptée.

Outil recommandé : modèles d’emails de bienvenue pour gagner du temps tout en restant humain et personnalisé.

#2. Créer un pack de bienvenue

Un livret digital ou physique avec des mots du manager, une présentation de l’équipe, des anecdotes sur la culture d’entreprise, quelques cadeaux symboliques ou une lettre manuscrite du dirigeant. Ça met tout de suite dans l’ambiance.

Pourquoi c’est utile ? Cela transmet les codes culturels et donne une première impression concrète, engageante et humaine.

Bonne pratique associée : utilisez des outils simples comme Notion, Google Docs ou Loom pour faciliter la diffusion de contenus personnalisés.

Outil complémentaire : vidéos de présentation de l’équipe ou des locaux pour rendre l’entreprise tangible avant l’arrivée.

#3. Partager les informations pratiques

Adresse, horaire d’arrivée, déjeuner prévu ou non, dress code, contact référent… Donnez-lui toutes les clés pour arriver sereinement. 

Pourquoi c’est stratégique ? Cela réduit le stress du premier jour de travail et montre que l’entreprise est bien organisée et prête à accueillir.

Bonne pratique associée : désignez un référent RH ou manager pour centraliser les échanges et éviter les oublis.

Outil utile : checklist pré-onboarding (RH, IT, manager) pour assurer une coordination fluide entre les services.

#4. Fournir les premiers accès

Si possible, créez un accès temporaire aux outils internes (intranet, messagerie, espace RH). Partagez aussi les liens vers les chartes internes ou les formations d’accueil. 

Pourquoi c’est efficace ? Cela crée un sentiment d’inclusion et d’autonomie dès le départ, et prépare la prise de poste dans les meilleures conditions.

Bonne pratique associée : adaptez le contenu selon le profil (CDI, alternance, stage) pour coller au niveau d’autonomie attendu.

Outil recommandé : plateforme de gestion des onboardings (Talmundo, BambooHR, Lucca…) pour centraliser les étapes et personnaliser l’expérience.

#5. Initier les premiers liens humains

Organisez une visio ou un call avec le manager, un futur collègue ou un "buddy". Mieux encore, prévoyez une invitation à un déjeuner ou un événement informel si le planning le permet. 

Pourquoi c’est clé ? Faire connaissance avec ses futurs collègues en amont facilite l’intégration du nouveau collaborateur et humanise la relation professionnelle.

Bonne pratique associée : pensez à désigner un "buddy" pour accompagner la nouvelle recrue dès cette phase.

#6. Proposer du contenu adapté au poste

Vous pouvez transmettre une fiche de poste actualisée, un planning de la première journée de travail, voire une petite mission de découverte (non obligatoire). Incluez également une présentation du service, des outils utilisés ou un organigramme. 

Pourquoi c’est pertinent ? Cela aligne les attentes, rassure sur les responsabilités à venir et montre que le poste est préparé, pas improvisé.

Bonne pratique associée : standardisez ces documents, tout en les personnalisant pour chaque recrutement.

#7. Maintenir un lien régulier

Envoyez un message une fois par semaine jusqu’à l’intégration. Cela évite le vide et montre que l’on est présent. Vous pouvez aussi proposer un mini-sondage ou une actualité interne à partager. 

Pourquoi c’est essentiel ? Cela entretient l’engagement et empêche la perte de motivation chez la nouvelle recrue.

Bonne pratique associée : intégrez cette phase dans vos KPIs RH (NPS candidat, taux de rétention) pour en mesurer l’impact réel.

En bref

Le pré-onboarding n’est pas une option. C’est une étape clé du processus de recrutement, qui conditionne la suite de l’expérience collaborateur. En prenant le temps de mettre en place cette phase, vous valorisez l’image de votre entreprise, tout en sécurisant vos recrutements.