Entretien structuré : 5 étapes pour le mettre en place

L’entretien de recrutement est un exercice périlleux durant lequel vous devez à la fois écouter, évaluer, séduire, et décider. Vous ne pouvez pas confier à votre seule intuition cette phase cruciale du processus de recrutement.

Alors comment réaliser un entretien d’embauche efficace ? Quelle est la méthode pour évaluer avec objectivité et équité les candidats et identifier le meilleur profil ? 

La réponse réside dans les entretiens structurés. Découvrez en détail comment mener un entretien structuré en 5 étapes clés. 

Qu'est-ce qu'un entretien structuré ?

Un entretien de recrutement réussi, c’est un entretien qui permet d’identifier la bonne personne pour l’entreprise. Repérer le bon profil, ça signifie identifier les compétences requises pour répondre au besoin, ainsi que les valeurs et les attitudes alignées avec la culture de l’entreprise.  Et tout ceci ne peut pas se faire sur la base d’entretiens réalisés “au feeling”. Une seule méthode permet de mener des échanges efficaces : les entretiens structurés. 

Ce type d’entretien peut être couplé à d’autres méthodes pour augmenter encore le taux de réussite : les mises en situation, les tests, les prises de référence.

Mais que veut dire un “entretien structuré” ? Quelle est la différence avec un entretien d’embauche classique et comment mettre en place cette méthode au sein de votre entreprise ? 

Définition de l'entretien structuré

Un entretien structuré est un entretien dans lequel tous les candidats à un même poste reçoivent les mêmes questions, dans le même ordre, et sont notés avec la même grille. Les questions et les critères d'évaluation sont définis avant l'entretien, à partir des compétences réellement nécessaires pour réussir dans le poste.

Concrètement, le recruteur n'arrive pas avec une simple liste de sujets à aborder. Il dispose de trois outils :

• une liste de critères à évaluer (par exemple : relation client, fiabilité, travail en équipe) ;
• des questions préparées pour chaque critère, le plus souvent comportementales (« Racontez-moi une fois où… ») ou situationnelles (« Imaginez que… ») ;
• une échelle de notation, qui décrit à quoi ressemble une bonne, une moyenne ou une mauvaise réponse.

Structuré ne veut pas dire figé : le recruteur peut relancer, demander des précisions ou approfondir une réponse. Ce qui ne change pas d'un candidat à l'autre, ce sont les critères évalués et la manière de les noter.

Entretien structuré, semi-directif ou libre : quelles différences ?

Dans la pratique, on distingue trois grandes façons de mener un entretien :

• L'entretien libre (ou non structuré) ressemble à une conversation. Le recruteur suit le fil de l'échange, pose des questions différentes à chaque candidat et se fait un avis global. C'est le format le plus répandu, surtout chez les managers qui recrutent ponctuellement.
• L'entretien semi-directif s'appuie sur une liste de thèmes à aborder (parcours, motivation, compétences), mais les questions et l'ordre varient. L'évaluation reste souvent qualitative.
• L'entretien structuré fixe à l'avance les questions, les critères et la notation, pour comparer les candidats sur une même base.

Pourquoi l'entretien structuré est le plus fiable ?

L'entretien libre a un défaut majeur : il laisse une grande place à la première impression et aux biais. On retient le candidat qui nous ressemble (biais d'affinité), qui s'exprime avec aisance (biais de halo) ou qui a fait bonne impression dans les premières minutes (biais d'ancrage), sans savoir s'il sera performant dans le poste.

La recherche le confirme. En 2022, les chercheurs Sackett, Zhang, Berry et Lievens ont réexaminé des décennies d'études sur les méthodes de recrutement. Leur conclusion : l'entretien structuré est la méthode qui prédit le mieux la performance au travail, devant les tests d'aptitude cognitive. Sa validité est estimée à 0,42, contre 0,19 pour l'entretien non structuré. Autrement dit, un entretien structuré est environ deux fois plus fiable pour identifier le bon candidat.

Il a aussi trois avantages très concrets pour une entreprise qui recrute à plusieurs :

• plus d'équité : chaque candidat a les mêmes chances de montrer ce qu'il sait faire, et le risque de questions discriminatoires diminue ;
• des décisions plus faciles à prendre à plusieurs : RH et managers s'appuient sur les mêmes critères et les mêmes notes, et plus seulement sur leur ressenti ;
• une expérience homogène d'un site à l'autre : dans un réseau ou une franchise, chaque candidat est évalué de la même manière, quel que soit le manager qui le reçoit.

Comment mettre en place un entretien structuré en 5 étapes ?

Un entretien structuré est un entretien pour lequel les questions ont été préparées en avance et sont identiques pour tous les candidats. La discussion suit un chemin balisé, avec l’objectif d’évaluer des critères prédéfinis. 

L’entretien structuré répond à 3 objectifs : apporter plus d’objectivité, d’équité et d’efficacité au processus de recrutement. 

Vous n’êtes plus dans l’improvisation ou dans une discussion libre, chaque question est réfléchie et contribue à évaluer un critère précis. L’idée est de pouvoir évaluer tous les candidats sur la base des mêmes critères et des mêmes questions afin d’éviter au maximum les biais cognitifs et les questions interdites en entretien.

Voici une méthode en 5 étapes pour construire votre guide d’entretien et votre trame de compte-rendu.

#1. Définition des critères à évaluer 

On pense souvent que le plus important dans la méthode de l’entretien structuré, c’est le guide de questions. C’est faux.

Le plus important, c’est la définition des critères de recrutement. Ils peuvent être identifiés à partir de ce qu’on appelle des « incidents critiques ».

Les incidents critiques sont les situations dans lesquelles un manager a pu détecter des compétences indispensables pour réussir de manière extraordinaire ou au contraire, pour éviter un résultat catastrophique.

Le nombre idéal de critères à évaluer pour un poste durant tout le processus de recrutement est entre 6 et 8. Mais nous vous conseillons de n'évaluer que 2 ou 3 critères par entretien. Ce qui implique de réaliser 2 à 3 entretiens par candidat. 

#2. Hiérarchisation des critères et définition d’une échelle de notation

Une fois la liste de vos critères définis, classez les par ordre d’importance, cela vous aidera à construire votre trame d’entretien. 

Vous allez indiquer en priorité ceux qui doivent absolument être évalués dans le cadre de votre processus. Concentrez-vous uniquement sur les compétences en lien direct avec le poste visé.

Il faut également identifier les critères rédhibitoires, ceux qui, s’ils ne sont pas validés, éliminent automatiquement une candidature.

Exemple pour un poste de cadre :

Le poste à pourvoir est un poste de Responsable Marketing Communication pour un éditeur de logiciels RH, présent en Europe.

Les critères à évaluer peuvent être : le leadership, l’esprit créatif, travailler en équipe, parler anglais, maîtriser les outils de création graphique. 

La maîtrise de l’anglais est un critère rédhibitoire. En revanche, savoir utiliser les différents logiciels est d’importance relative (le candidat peut être formé en interne). 

Exemple terrain : un chef de rang dans une brasserie

Le manager de la brasserie a listé les critères du poste à l'étape 1. Il les classe maintenant en trois niveaux :

Critère éliminatoire :

• Disponibilité les soirs et les week-ends. Si le candidat ne peut pas travailler sur ces créneaux, inutile d'aller plus loin : c'est à vérifier dès la préqualification téléphonique.

Critères indispensables (évalués en priorité en entretien) :

• Relation client : accueillir, conseiller, gérer une table mécontente.
• Organisation en plein service : gérer plusieurs tables, prioriser, rester efficace pendant le rush.
• Esprit d'équipe : communiquer avec la cuisine, le bar et les autres serveurs, aider un collègue débordé.

Critères importants

• Fiabilité : ponctualité, respect des consignes.
• Résistance au stress.

Critères bonus (ils s'apprennent en interne)

• Maîtrise du logiciel de caisse.
• Connaissances en vins.
• Anglais, si la clientèle est touristique.

Ce classement évite une erreur fréquente : écarter un candidat très à l'aise avec les clients parce qu'il ne connaît pas le logiciel de caisse, alors que ce dernier point se maîtrise en quelques services.

#3. Préparer 2 à 4 questions par compétence 

Pour chaque critère à évaluer, vous allez travailler 2 à 4 questions. Ces questions seront formulées sous la forme comportementale ou situationnelle.

• Les questions comportementales demandent au candidat de partager une de ses expériences passées en lien avec une des compétences à évaluer : « Racontez-moi une fois où… ? ».
• Les questions situationnelles demandent au candidat d’imaginer comment il réagirait à une situation hypothétique qui lui serait présentée : « Imaginez que…, que feriez-vous ? ».
  
  

Reprenons notre exemple du Responsable Marketing :

Vous souhaitez évaluer son esprit créatif. 

• Racontez-moi une fois où vous avez dû créer une campagne d’influence. Quel a été votre plan d’action et votre planning ?
• Imaginez que vous deviez réaliser une campagne de lancement pour ce nouveau produit. Comment procédez-vous ? 

Il n’existe pas de bonne ou de mauvaise réponse à ce type de question. Le but est de faire raconter un comportement passé dans une situation donnée, en lui demandant de poser le contexte, d’expliquer la problématique initiale, de détailler les actions réalisées et les résultats obtenus. 

Le candidat ne peut pas donner les réponses en fonction de ce qu’il pense qu’on attend. 

En imaginant plusieurs questions par critère à évaluer, vous allez avoir à votre disposition entre 25 et 30 questions. C’est à partir de celles-ci que vous allez construire votre guide d’entretien.

Reprenons notre exemple terrain : le chef de rang dans une brasserie

Pour chaque critère indispensable, le manager prépare une question comportementale et une question situationnelle. Il note aussi ce qu'il attend d'une bonne réponse, pour pouvoir noter tous les candidats de la même façon.

Par exemple pour évaluer la relation client :

• Question comportementale : « Racontez-moi une fois où un client était mécontent de son plat ou du service. Qu'avez-vous fait ? »
• Question situationnelle : « Une table attend son plat depuis 25 minutes et le client vous interpelle sèchement. Comment réagissez-vous ? »
• Ce qu'on attend : le candidat reste calme, s'excuse sans accuser la cuisine, informe le client, fait le lien avec la cuisine et propose un geste si nécessaire (en accord avec le responsable).

#4. Rédiger un guide d’entretien complet

Vous avez maintenant une liste à la Prévert de questions à poser. Vous allez devoir prioriser les critères que vous souhaitez évaluer lors de l’entretien pour construire votre trame autour d’une dizaine de questions maximum. 

Tout l’intérêt de ce travail préparatoire est de rédiger un guide d’entretien qui soit structuré, tout en préservant l’expérience candidat. 

Vous ne pouvez pas raisonnablement organiser des entretiens de plusieurs heures avec les candidats. Prévoyez plutôt plusieurs interviews dans votre processus de recrutement, et répartissez les questions entre le recruteur et le manager. 

Le guide d’entretien ne doit pas vous enfermer dans la discussion. Pour conserver une certaine harmonie et logique dans l’échange, il faut pouvoir insérer des questions spontanées pour approfondir certains sujets. Gardez suffisamment de flexibilité pour avoir un véritable échange avec le candidat tout en vous assurant d’évaluer efficacement les compétences identifiées.

Enfin, prenez le temps de réfléchir à ce que vous attendez comme réponse à chacune des questions. Pour cela, définissez un niveau de réponse de 1 à 5 selon la réponse donnée par le candidat pour chaque niveau.

Exemple :

Poste : Responsable Marketing. 

Critère : esprit créatif & gestion de projet

Question : Imaginez que vous deviez réaliser une campagne d’influence pour ce nouveau produit. Comment procédez-vous ? 

Exemple pour le secteur terrain :

Poste : Chef de rang en brasserie

Critère : Gestion de la relation client

Question : Une table attend son plat depuis 25 minutes et le client vous interpelle sèchement. Comment réagissez-vous ?

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#5. Anticiper la trame de compte-rendu attendu

Le compte-rendu d'entretien doit restituer l’échange de manière objective. On peut se baser sur notre grille d’entretien avec les critères et les niveaux de réponse. 

Les critères à évaluer sont le squelette du compte-rendu. Ensuite, pour chaque critère et chaque question posée, on prend des notes détaillées sur les réponses des candidats. Avec quelques verbatims précis pour renforcer un retour objectif.

Les commentaires apportés dans le compte-rendu ne doivent pas ouvrir à interprétation. Soyez factuels et fidèles dans la retranscription des réponses. 

Ensuite, le compte-rendu doit indiquer clairement les notes attribuées sur chaque critère par rapport aux réponses données. 

Le document doit également faire mention de votre décision finale sur la suite à donner à la candidature, et expliquer votre cheminement de pensée pour en arriver à cette décision.

Former l’opérationnel à faire un entretien efficace

Le guide d’entretien, c’est la base d’un entretien structuré. Mais il faut reconnaître que ce type d'entretien est un peu plus compliqué à mener. 

Voici quelques conseils pour aider vos managers opérationnels, dont le recrutement n’est pas le métier, à passer de la théorie à la pratique : 

1. Les former aux techniques de recrutement, les sensibiliser sur les biais cognitifs pour qu’ils comprennent l’importance des questions définies en amont. 
2. Identifier avec eux les critères d’évaluation et leurs intérêts. 
3. Leur présenter le guide d’entretien, et valider les questions. Il faut qu’ils soient convaincus par la méthode pour bien l’appliquer. 
   
   

Le cas des réseaux, franchises et multi-sites

Quand des dizaines de managers recrutent sur le même poste dans des établissements différents, la formation devient un enjeu de cohérence :

• un kit commun par poste (critères, questions, grille), conçu par le siège ou le RH et validé avec quelques managers de terrain pour qu'il colle à la réalité du métier ;
• un référent recrutement par région ou par groupe de sites, vers qui les managers peuvent se tourner ;
• des séances de calibrage régulières : plusieurs managers notent le même candidat (en vidéo ou en jeu de rôle), puis comparent leurs notes pour harmoniser leur niveau d'exigence ;
• une mise à jour du kit à partir des retours terrain et des recrutements réussis ou ratés.

Pour que ce cadre soit vraiment utilisé, il doit être accessible facilement. Avec un logiciel de recrutement collaboratif comme Flatchr, les managers notent les candidats directement dans l'outil, sur ordinateur ou sur mobile, et le RH du siège peut suivre les évaluations de chaque site sans être présent à chaque entretien.

Conclusion

Un entretien  structuré réussi, ce n’est pas un échange improvisé. C’est une discussion structurée, guidée par des questions préparées et une grille d’évaluation partagée.

Pour structurer vos entretiens, retenez les points clés suivants :

• Définissez les bons critères à partir des situations critiques du poste.
• Hiérarchisez ces critères et identifiez ceux qui sont rédhibitoires.
• Préparez des questions comportementales et situationnelles pour évaluer chaque compétence.
• Formalisez un guide d’entretien clair, partagé entre recruteurs et opérationnels.
• Structurez un compte-rendu objectif, basé sur des éléments factuels et des niveaux d’évaluation.

Et le plus important, impliquez les managers dans la démarche. En les formant et en construisant avec eux la liste des critères et des questions, vous augmentez leur implication et la qualité de leurs futurs entretiens. 

Un entretien bien mené, c’est un pas de plus vers un recrutement efficace, objectif… et réussi.