Comment diffuser une offre ne prend plus que 10 minutes à la FFR ?

Contexte

La Fédération Française de Rugby (FFR), acteur central du rugby en France depuis 1919, compte environ 350 collaborateurs, dont 280 salariés. Les activités RH sont pilotées par Zineb, directrice des ressources humaines et des services généraux, et se décomposent en 2 départements : d’un côté le développement des ressources humaines drivé par Stéphanie et sa collaboratrice Ingrid et de l’autre, la paie et l’administration du personnel mené par Virginie et sa collaboratrice Zohra.

 

Chaque saison, la FFR gère une quarantaine à une soixantaine de recrutements, tous types de profils confondus : fonctions support, métiers du sport, performance, médical, etc. Leur mission : garder l’humain au cœur du jeu tout en pilotant efficacement les recrutements et le développement des compétences.

Challenges rencontrés avant Flatchr

#1. Une organisation partagée et pas assez structurée

Avant Flatchr, la gestion des recrutements était partagée entre plusieurs outils non connectés entre eux : tableaux Excel, post-its, mails, candidatures parfois noyées dans un océan de documents et de nombreux allers-retours manuels entre RH et managers.

 

"Avant de découvrir Flatchr, c’était un peu comme un grand jeu de puzzle avec des pièces manquantes. On avait un tableau Excel qui se battait en duel avec des post-its, des mails qui se perdaient dans les méandres de la boîte de réception et des candidatures parfois noyées dans un océan de documents. Bref, c’était un peu l’organisation de la “grande aventure”, mais sans la carte au trésor !"

 

- Stéphanie Bourgeois, responsable développement RH au sein de la FFR

 

Conséquences : un suivi difficile, des risques d’erreur ou d’oubli, et une perte de temps importante.

 

 

#2. Une diffusion chronophage des offres

 

Chaque publication d'offre nécessitait : 

 

• Plusieurs échanges pour valider le contenu avec les managers ;
• Des copier-coller manuels pour adapter le format aux différents jobboards ;
• Et un suivi "à la main" pour penser à désactiver les offres au bon moment.

 

La diffusion d'offres pouvait prendre jusqu'à 1h30 !

 

"Chaque offre passait par plusieurs allers-retours avec le manager pour peaufiner le texte, et ensuite on la diffusait sur différentes plateformes, chaque fois dans un format adapté. Et une fois la diffusion terminée, il fallait se rappeler de l’arrêter pour éviter que ça ne s’emballe."

 

- Stéphanie Bourgeois, responsable développement RH au sein de la FFR

 

Un vrai frein à la réactivité, surtout dans un secteur où certaines opportunités doivent être pourvues rapidement.

 

 

#3. Une mauvaise communication avec les candidats

L’absence d’un outil dédié limitait sa capacité à :

 

• Répondre rapidement aux sollicitations ;
• Assurer un suivi rigoureux et constant ;
• Proposer une expérience candidat fluide et de qualité.

"Pour assurer un suivi, c’était un peu la "communication à l'ancienne" : un message automatique d’absence qui disait plus ou moins « Si vous n’avez pas de nouvelles dans 4 semaines, c’est que ça ne l’a pas fait »… pas très engageant, avouons-le !"

 

- Stéphanie Bourgeois, responsable développement RH au sein de la FFR

 

Ce manque de réactivité pouvait nuire à l’image de la FFR, pourtant très attachée à ses valeurs humaines.

 

#4. Une niveau élevé de sollicitations RH

 

Le pilotage des recrutements reposait intégralement sur l’équipe développement RH, qui devait :

 

• Relancer régulièrement les managers ;
• Rassembler manuellement les candidatures ;
• Et naviguer entre de nombreux fichiers et outils disparates.
  
  

Cela limitait leur capacité à se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, telles que la définition d’une stratégie globale de recrutement, l’optimisation du processus d’intégration ou le développement des partenariats écoles.

 

"Les impacts étaient assez directs : une perte de temps évidente, notamment avec la diffusion des offres sur nos différents sites. Cela ralentissait le processus et alourdissait la coordination entre les équipes. L’expérience candidat en prenait aussi un coup, avec des délais trop longs et un manque de réactivité qui ne faisait pas vraiment bonne impression."

 

- Stéphanie Bourgeois, responsable développement RH au sein de la FFR

 

 

Solutions apportées par Flatchr

#1. Une centralisation complète des candidatures

Grâce à Flatchr, toutes les candidatures, y compris les spontanées, auparavant difficiles à suivre, sont désormais centralisées dans un seul outil.

Cela a permis à l’équipe RH :

 

• D’avoir une vision globale et claire des profils ;
• De constituer des viviers de talents par métier ;
• Et de gagner en réactivité face aux besoins imprévus.

"Un des changements les plus marquants, c’est la gestion des candidatures spontanées. Avant, elles étaient souvent éparpillées et difficiles à suivre. Maintenant, grâce à Flatchr, on peut les centraliser facilement et même créer des viviers de talents pour anticiper nos besoins futurs. Cela nous permet de garder un œil sur des profils intéressants, même sans poste immédiat à pourvoir. C’est un gain de temps énorme et cela nous permet d’être beaucoup plus réactifs quand un besoin se présente !"

 

- Stéphanie Bourgeois, responsable développement RH au sein de la FFR

 

 

#2. Une diffusion automatisée et ultra-rapide

Le gain de temps est significatif : grâce à la multidiffusion de Flatchr, publier une offre
ne prend plus que 10 minutes.

 

Un vrai atout pour lancer plus rapidement les campagnes de recrutement… et consacrer davantage de temps aux étapes à forte valeur humaine.

 

"Avant, cela pouvait nous prendre jusqu’à 1h30 pour diffuser une offre sur plusieurs plateformes. Aujourd’hui, grâce à la multi-diffusion de Flatchr, cela nous prend seulement 10 minutes ! Un gain de temps considérable qui nous permet de nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée."

 

- Stéphanie Bourgeois, responsable développement RH au sein de la FFR

 

 

#3. Une collaboration facilitée avec les managers

Flatchr a instauré une méthode de travail plus fluide et collaborative :

 

• Les managers ont un accès direct à l’outil ;
• Ils suivent en temps réel les candidatures, les statuts et les échanges.

 

Résultat : moins de relances et plus d’autonomie.

 

"Les fonctionnalités pertinentes de Flatchr nous permettent de découpler le processus en impliquant les managers à chaque étape. Ils peuvent suivre l’avancement des recrutements de manière autonome, sans qu’on ait besoin de les relancer à chaque fois. Un gain de temps et une meilleure collaboration !"

 

- Stéphanie Bourgeois, responsable développement RH au sein de la FFR

 

 

#4. Une expérience candidat améliorée

Avec les messages automatisés, chaque candidat reçoit désormais une réponse et qui est personnalisée. Cela valorise la marque employeur, montre une vraie considération pour le temps et l’investissement des candidats, et permet de construire une relation plus humaine et respectueuse.

"Grâce aux messages automatisés proposés par Flatchr, nous avons pu gagner un temps considérable, et notre réactivité vis-à-vis des candidats s’est nettement améliorée."

 

- Stéphanie Bourgeois, responsable développement RH au sein de la FFR

 

#5. Une conformité RGPD sans stress

Dernier point non négligeable pour la Fédération Française de Rugby : le respect des obligations légales, notamment sur la gestion des données.

 

Flatchr permet de rester en conformité sans ajouter de charge mentale à l’équipe RH.

"Et tout cela en respect avec les normes RGPD qui nous assure une conformité sans prise de tête."

 

- Stéphanie Bourgeois, responsable développement RH au sein de la FFR

 

>> Découvrir l'interview écrite entière de Stéphanie Bourgeois sur notre blog.