RH et managers : comment collaborer pour mieux recruter ? Les conseils d’une DRH

Pendant longtemps, le recrutement a été considéré comme une mission essentiellement RH. Dans les faits, pourtant, un recrutement ne peut pas vraiment fonctionner sans l’implication du manager.

C’est lui qui connaît le terrain. C’est lui qui comprend les enjeux du poste. C’est souvent lui aussi que le candidat rencontrera, observera et jugera. Et quand RH et managers ne travaillent pas ensemble, les conséquences sont immédiates : besoin mal défini, process flou, expérience candidat dégradée, perte de temps… et parfois recrutement raté.

Lors d’un webinar organisé par Flatchr, Jessica Djeziri, DRH et associée chez Bloomays (cabinet de recrutement), est revenue sur un sujet central : comment mieux aligner RH et managers pour recruter plus efficacement.

Voici les principaux enseignements à retenir.

RH et managers : pourquoi l’alignement reste encore si difficile ?

Sur le papier, RH et managers poursuivent pourtant le même objectif : recruter la bonne personne. Mais dans la pratique, le duo fonctionne souvent mal.

Pourquoi ? Parce que chacun avance encore trop souvent de son côté.

Les RH peuvent être absorbés par des enjeux d’outils, de process ou de conformité. Les managers, eux, ont la tête dans l’opérationnel et considèrent parfois le recrutement comme un sujet “en plus”. Résultat : les deux parties se parlent peu, se comprennent mal… et ne savent pas toujours ce que l’autre fait concrètement.

C’est d’ailleurs l’un des constats partagés par Jessica Djeziri : le problème n’est pas forcément un manque de bonne volonté, mais souvent un manque de compréhension mutuelle.

En clair :

• Les managers ne savent pas toujours ce que font réellement les RH sur un recrutement ;
• Les RH ne sont pas toujours assez proches des réalités terrain ;
• Chacun pense parfois que l’autre “gère” le sujet.

Or, le recrutement ne peut pas reposer sur un seul camp.

Quand RH et managers ne sont pas alignés : les conséquences

Le manque d’alignement ne crée pas juste un peu de friction. Il peut faire dérailler tout un recrutement.

#1. Des besoins mal définis

Quand le brief n’est pas partagé, chacun projette sa propre vision du poste. Le RH avance avec une compréhension partielle. Le manager imagine parfois autre chose. Et plus on avance dans le process, plus les écarts apparaissent.

#2. Une perte de temps considérable

Jessica partage une expérience marquante : après plusieurs entretiens pour un poste, elle découvre en fin de parcours que la vision du dirigeant sur le poste n’a rien à voir avec ce qui lui avait été présenté au départ. Six étapes plus tard, tout s’arrête.

C’est exactement ce que produit un recrutement mal aligné : beaucoup de temps mobilisé, beaucoup d’énergie dépensée, pour au final revenir à zéro.

#3. Une expérience candidat dégradée

Quand les discours diffèrent entre les interlocuteurs, le candidat le ressent immédiatement. Un RH dit une chose, un manager en dit une autre, le process paraît flou, les attentes changent en cours de route… et la confiance baisse.

Or, l’expérience candidat se joue aussi là : dans la cohérence entre les personnes qui recrutent.

#4. Un coût humain et financier

Un recrutement raté, ce n’est pas seulement un coût de diffusion ou de cabinet. C’est aussi :

• Du temps passé en entretien ;
• Des arbitrages internes inutiles ;
• Un poste laissé vacant plus longtemps ;
• Une charge supplémentaire pour les équipes ;
• Un manque à gagner opérationnel.

Autrement dit, le manque d’alignement RH/manager coûte bien plus cher qu’on ne l’imagine.

Recruter n’est pas “le sujet des RH” ou “le sujet des managers” : c’est un objectif commun

L’un des points les plus intéressants partagés pendant le webinar, c’est cette idée simple : recruter doit être traité comme un projet d’entreprise.

Quand une organisation se fixe des objectifs business, elle prévoit des délais, des ressources, des jalons. Pourtant, on oublie encore trop souvent que ces objectifs supposent d’avoir les bonnes personnes en poste au bon moment.

Si 10, 20 ou 50 postes sont ouverts, ce n’est pas un sujet annexe. C’est une condition de réussite du plan.

Le recrutement ne doit donc pas être vu comme une mission que les RH portent seuls, ni une contrainte que le manager subit à distance. C’est une responsabilité partagée.

Comment aligner RH et managers terrain pour de meilleurs recrutements ? Les enseignements de Jessica Djeziri

#1. Partir des points de douleurs des managers

Beaucoup de managers considèrent encore que recruter n’est pas leur métier. Et, en un sens, ils n’ont pas complètement tort : ils ne sont pas recruteurs. Mais ils sont directement concernés par le résultat.

76 % des managers en France ne sont pas formés au recrutement (source : Recops).

La bonne approche n’est donc pas de leur transférer toute la charge. C’est de leur montrer pourquoi leur implication change concrètement les choses.

Pour Jessica, il faut commencer par là : qu’est-ce qui ne fonctionne pas aujourd’hui ?

Par exemple :

• Trop peu de candidats vraiment pertinents arrivent en entretien final ;
• Les postes restent vacants trop longtemps ;
• Les candidats se désengagent ;
• Les équipes continuent de subir la charge liée au manque d’effectif.

Quand on met des données sur ces irritants, la discussion change.

#2. Tester à petite échelle

Inutile de vouloir transformer tout le process de recrutement de toute l’entreprise en une fois. Mieux vaut commencer par un test :

• Sur un poste ;
• Avec un manager volontaire ;
• Avec un nouveau mode de fonctionnement ;
• Puis mesurer les résultats.

Cette logique de test and learn fonctionne aussi très bien en recrutement.

#3. Le point de départ de tout bon recrutement : le brief

S’il fallait retenir un conseil concret donné par Jessica Djeziri, ce serait celui-ci : tout part du brief. Et pas d’un brief expédié en 15 minutes.

Un bon brief prend du temps. Il sert à poser les bases, à aligner les parties prenantes et à éviter les malentendus plus tard. Ce n’est pas une formalité : c’est le socle du recrutement.

À quoi ressemble un bon brief RH-manager ?

Pour Jessica, un bon brief RH - manager doit permettre de clarifier plusieurs éléments :

• Le contexte du poste

Il ne s’agit pas seulement de lister des missions. Il faut comprendre pourquoi on recrute, dans quelle équipe la personne arrive, avec quels enjeux et dans quelle organisation cible.

Même pour un remplacement, le poste n’est jamais totalement identique. L’équipe évolue, les priorités changent, les attentes aussi.

• Les objectifs du poste

Qu’attend-on concrètement de la personne recrutée ? Sur quoi sera-t-elle évaluée pendant sa période d’essai ? Qu’est-ce qui fera qu’on considérera ce recrutement comme réussi ?

Ce travail est précieux, car il oblige à sortir d’une logique de profil-type pour revenir à l’essentiel : ce que la personne devra réellement accomplir.

• Les compétences à évaluer

Plutôt que de chercher “le bon CV”, il faut se demander : quelles compétences sont indispensables, lesquelles peuvent s’acquérir, comment elles seront évaluées et à quel moment du process.

C’est ici qu’intervient aussi la logique de scorecard : une grille claire, construite à partir des attentes réelles du poste.

• Les étapes du process

Qui intervient ? Pourquoi ? Qu’est-ce que chaque personne vient évaluer ? En combien de temps la décision sera-t-elle prise ?

Là encore, la clarté est essentielle, autant pour les équipes internes que pour les candidats.

Le brief ne doit pas être figé : il doit vivre

Autre point fort du webinar : un brief ne doit pas être “gravé dans le marbre”. Au contraire, il doit pouvoir évoluer.

C’est ce que Jessica appelle le travail de calibration. Une fois les premières recherches lancées, une fois les premiers candidats rencontrés, on peut se rendre compte que certains critères sont trop restrictifs, mal formulés ou déconnectés du marché.

Par exemple :

• Une compétence attendue est trop rare ;
• Le niveau d’expérience demandé est irréaliste ;
• La localisation est trop limitante ;
• Le package ne correspond pas au marché ;
• Certains critères peuvent être assouplis sans perdre en pertinence.

Cette phase d’ajustement est normale. Elle ne traduit pas un échec du brief. Elle montre au contraire qu’on recrute avec lucidité.

#4. Outiller les managers

Impliquer les managers ne veut pas dire les laisser seuls. Il faut leur donner un cadre, des repères et des outils simples qu’ils auront réellement plaisir à utiliser.

Cela passe par :

• Des briefs structurés ;
• Des grilles d’évaluation ;
• Un historique clair des échanges ;
• Des formations à l’entretien ;
• Une meilleure visibilité sur l’avancement du recrutement.

C’est justement là qu’un outil collaboratif prend tout son sens : il ne remplace pas la discussion, mais il aide à mieux collaborer.

Concrètement, à quoi ça ressemble avec Flatchr ? Chez Flatchr, on part d'un principe simple : le recrutement doit être aussi simple pour un manager que pour un RH.

Dans l'outil de recrutement (ATS), cela se traduit par un espace partagé où tout le monde travaille sur la même base, avec un brief structuré accessible à chaque étape du process, des candidatures centralisées et un historique clair des échanges pour éviter toute perte d’information.

Les managers peuvent facilement donner leur avis, évaluer les profils et suivre l’avancement en temps réel, sans friction ni complexité. De leur côté, les RH gardent la maîtrise du cadre, du process et des décisions, tout en impliquant concrètement le terrain.

#5. Ne pas toujours laisser les RH mener le premier échange avec le candidat

Jessica défend une idée intéressante : dans beaucoup de cas, le premier échange ne devrait pas forcément être mené par les RH.

Pourquoi ? Parce que le manager terrain est souvent mieux placé pour parler du poste de façon concrète, répondre aux vraies questions du candidat et donner une image fidèle du quotidien.

64% des candidats préfèrent passer le premier entretien avec le manager du département ou du poste à pourvoir (source : Regards croisés sur le recrutement, sondage Ifop pour Monster et Hopscotch, septembre 2015)

Quand le premier contact se fait directement avec le terrain :

• Le candidat comprend mieux le projet ;
• L’échange est plus incarné ;
• L’engagement peut être plus fort dès le départ ;
• Les déperditions peuvent diminuer.

Cela ne veut pas dire que les RH doivent s’effacer. Leur rôle reste central. Mais leur valeur n’est pas forcément dans le fait de faire tous les entretiens en premier. Elle peut être ailleurs :

• Dans le cadrage ;
• Dans le tri des candidatures ;
• Dans la structuration du process ;
• Dans la formation des managers ;
• Dans la lutte contre les biais ;
• Dans l’accompagnement à la décision ;
• Dans la qualité de l’expérience candidat.

Autrement dit, les RH ne perdent pas leur rôle. Ils le renforcent différemment.

#6. Créer des rituels RH - managers tout au long du process

L’alignement ne se joue pas uniquement au début. Il doit vivre pendant tout le process.

Jessica insiste sur un point très simple : il faut des rituels.

Un point hebdomadaire, même court, peut suffire à faire une énorme différence. L’objectif n’est pas de multiplier les réunions, mais de garder un espace pour :

• Faire le point sur les profils ;
• Partager les retours ;
• Recalibrer si besoin ;
• Débloquer les sujets qui traînent ;
• Décider de la suite.

Le recrutement ne fonctionne pas bien uniquement en asynchrone. À un moment, il faut se parler réellement.

Et en parallèle, la trace écrite reste indispensable. Elle permet d’éviter les interprétations, de garder un historique commun et de s’assurer que tout le monde avance sur la même base.

#7. Mesurer vos KPIs de recrutement

Autre enseignement fort du webinar : pour faire évoluer les pratiques, il faut mesurer.

Quelques indicateurs peuvent être particulièrement utiles :

• Le taux de transformation entre les étapes ;
• Le temps de traitement des candidatures ;
• Le délai entre deux étapes ;
• Le taux de désengagement candidat ;
• Le NPS candidat ;
• Les causes de sortie du process.

Ces données permettent d’objectiver les points de friction. Par exemple :

• Si beaucoup de candidats quittent le process après le premier entretien, il faut comprendre pourquoi ;
• Ei les retours manager arrivent trop tard, cela se voit ;
• Si certains briefs produisent beaucoup de déperdition, cela s’analyse.

La data ne remplace pas le dialogue, mais elle aide à rendre la discussion plus concrète.

#8. RH : accompagner et former les managers

L’un des messages de fond portés par Jessica, c’est que les RH n’ont pas besoin d’être les seuls à “tenir” le recrutement pour en garantir la qualité.

Leur rôle peut être beaucoup plus puissant lorsqu’ils agissent comme des partenaires :

• En aidant les managers à mieux définir leur besoin ;
• En les formant ;
• En les mettant en garde sur certains biais ;
• En structurant la décision ;
• En accompagnant l’évaluation ;
• En faisant évoluer les pratiques.

Ce n’est pas une perte de pouvoir. C’est une montée en valeur.

3 conseils concrets à mettre en place dès demain

Pour conclure, voici trois conseils simples inspirés de l’intervention de Jessica Djeziri :

• Refaire du brief un vrai temps de travail : pas un échange rapide entre deux réunions. Un vrai moment pour clarifier le besoin, les enjeux, les critères et le process ;
• Créer des rituels RH-manager : un point hebdo, même court, pour éviter les silences, les incompréhensions et les décisions qui traînent ;
• Mieux se comprendre mutuellement : faire découvrir aux managers la réalité du recrutement. Aller, côté RH, mieux comprendre leurs contraintes terrain. En bref : ouvrir davantage les portes entre les deux mondes.

Conclusion : ce qu’il faut retenir

Un bon recrutement ne repose ni uniquement sur les RH, ni uniquement sur les managers.

Il repose sur un objectif commun, un brief partagé, des rôles clairs, des échanges réguliers, une capacité à ajuster en cours de route et une vraie logique de collaboration.

Quand RH et managers travaillent vraiment ensemble, tout change : le besoin est plus clair, le process est plus fluide, l’expérience candidat est meilleure et les décisions sont plus pertinentes.

Le recrutement devient alors ce qu’il devrait toujours être : un travail collectif, structuré et profondément humain.

Pour voir le webinar avec Jessica Djeziri en entier, c'est juste ici :