8 outils de suivi des candidatures pour votre recrutement

Vous est-il déjà arrivé de perdre un excellent candidat... à cause d’un simple oubli ?

Un mail non envoyé, un CV resté coincé dans une boite de réception, une relance qui passe à la trappe... Ces petits ratés peuvent vite dégrader l’expérience candidat, et compromettre un recrutement.

Dans le quotidien des RH, les candidatures arrivent en grand nombre. Les canaux se diversifient et les étapes se complexifient.

Suivre ses recrutements efficacement est un vrai défi. Sans outil adapté, c’est vite la surcharge : fatigue, désorganisation... et surtout, des talents qui vous échappent, des décisions qui traînent et une image employeur qui s'effrite.

C’est là qu'un outil de suivi des candidatures change la donne. Bien plus qu'un simple logiciel, c'est un véritable allié pour structurer vos recrutements, gagner en efficacité et attirer les bons profils au bon moment.

Pourquoi utiliser un outil de suivi des candidatures ?

Recruter mieux, plus vite... mais en mettant moins de temps ?

C'est le paradoxe auquel les équipes RH sont confrontées chaque jour. Les attentes sont de plus en plus élevées, les délais de plus en plus courts. Et les ressources, elles, ne suivent pas toujours.

Bien sûr, on peut encore suivre ses recrutements "à la main" : un tableau Excel, un agenda partagé, quelques dossiers dans la boite mail... Mais ces solutions bricolées atteignent vite leurs limites.

Les erreurs se multiplient. Les doublons s'accumulent. Les réponses prennent du retard. Et surtout, la charge mentale explose.

A force de tout faire en parallèle, on perd en visibilité. La gestion des candidats devient floue, les priorités se mélangent... et le meilleur candidat passe parfois entre les mailles du filet.

Un outil de suivi des candidatures permet de reprendre le contrôle. Il devient le socle d'un recrutement structuré et efficace : 

• Toutes les candidatures sont centralisées, quel que soit leur canal d'arrivée.
• Le processus est clair, balisé, étape par étape.
• La collaboration avec l'équipe de recrutement et les managers est fluide.
• Et l'expérience candidat s'en trouve largement améliorée : plus claire, plus rapide, plus professionnelle.

Dès que vous avez deux ou trois postes ouverts, un bon outil de suivi des candidatures est utile. Il vous fait gagner du temps. Et il vous fait gagner en qualité de recrutement.

Pourquoi l’automatisation change la donne pour les recruteurs ?

Recruter, c’est avant tout une aventure humaine. Mais c’est aussi une somme de tâches chronophages, répétitives, qui consomment une énergie folle sans toujours apporter de valeur.

Automatiser ne veut pas dire déshumaniser. Cela signifie reprendre du temps pour ce qui compte vraiment.

Un bon outil de suivi vous aide à éviter les relances manuelles. Il vous évite aussi de copier des CV dans des dossiers partagés.

Enfin, il facilite la mise à jour de votre pipeline. Il vous aide à organiser vos processus. Cela vous permet de vous concentrer sur l'essentiel. Vous pouvez comprendre vos candidats, évaluer leur potentiel et construire une relation durable avec eux.

Avec l'IA, vous pouvez gagner du temps pour le tri initial. Vous pouvez aussi recevoir des suggestions de profils qui correspondent à vos besoins. Résultat : des décisions plus rapides, plus justes, et des candidats qui sentent qu’ils sont pris au sérieux.

📊 En moyenne, un recruteur passe un tiers de son temps sur des tâches administratives. Imaginez ce que vous pourriez faire avec ce temps retrouvé.

Qu’attendre d’un bon outil de suivi des candidatures ?

Un bon outil n’est pas seulement une base de données. C’est un véritable copilote du recrutement. Il vous accompagne dans toutes les étapes, de la réception des CV à la signature du contrat.

Voici les fonctionnalités clés à rechercher :

• Un pipeline visuel personnalisable, qui vous permet de visualiser l’avancée de chaque candidature en un clin d’œil.
• Une centralisation automatique des candidatures, qu’elles viennent de LinkedIn, de votre site carrière ou d’un jobboard.
• Un historique complet des échanges, pour ne jamais perdre le fil avec vos candidats.
• Une automatisation des emails : accusés de réception, relances, invitations à l’entretien…
• La possibilité de collaborer avec les managers via des commentaires, des notations ou des validations partagées.
• Un tableau de bord simple qui montre des indicateurs. Par exemple, le délai moyen de recrutement, le taux de réponse, et le nombre de candidatures par canal.
• Une conformité RGPD intégrée : consentement, archivage, suppression automatique…
• Et pourquoi pas, un peu d’intelligence artificielle pour suggérer les profils les plus pertinents ou faire un premier tri des candidatures.

Certains outils, comme Flatchr, regroupent toutes ces fonctionnalités dans une interface simple. Cette interface est intuitive et conçue pour les RH et les opérationnels.

Comment bien choisir son outil de suivi des candidatures ?

Le bon outil, c’est celui qui correspond à votre réalité. Votre taille d’équipe, vos enjeux, votre niveau de maturité digitale.

Voici quelques questions pour guider votre choix :

• L’outil est-il adapté à mon volume de recrutements ?
• Est-il facile à prendre en main, même pour des managers non RH et des collaborateurs avec un profil non technique ?
• Permet-il de collaborer à plusieurs sur une même candidature ?
• Puis-je diffuser mes offres d’emploi sur plusieurs plateformes depuis un seul endroit ?
• L’outil propose-t-il des KPIs clairs pour suivre ma performance ?
• Est-il conforme au RGPD ?
• Puis-je créer un vivier de talents à partir des CV reçus ?

8 outils pour suivre vos candidatures efficacement

Voici un tour d’horizon rapide de cinq systèmes de suivi des candidatures qui peuvent répondre à des besoins variés :

Flatchr (ATS)

• Flatchr est un ATS tout-en-un qui facilite la gestion du processus de recrutement de bout en bout, de la diffusion des annonces à la gestion des candidatures. Il permet de centraliser les CV, collaborer avec les recruteurs et de suivre l'évolution des candidats de manière fluide.
• Pour qui ? PME, ETI, cabinets RH.

Screenshot du logiciel Flatchr

Trello 

• Trello est un outil de gestion de projet basé sur des tableaux et des cartes. Il peut être utilisé pour organiser les candidatures en créant des cartes pour chaque candidat et en les déplaçant selon les étapes du processus de recrutement.
• Pour qui ? Petites entreprises ou recruteurs indépendants qui cherchent une méthode simple, gratuite et visuelle pour suivre les candidautres.

Exemple d'un tableau Trello pour le suivi des candidatures

Excel ou Google Sheets

• Excel et Google Sheets sont des solutions de tableur qui permettent de créer des tableaux personnalisés pour suivre les candidatures, les notes des recruteurs, les statuts des entretiens et plus encore. Ils peuvent être partagés en temps réel.
• Pour qui ? Petites entreprises ou recruteurs à la recherche d'une solution gratuite et flexible pour suivre les candidatures sans logiciel dédié.
• Inconvénient : ne convient que si vous avez de très petits volumes de candidatures.

Airtable

• Airtable est un outil de gestion de base de données visuelle qui permet de créer des tableaux de suivi des candidatures avec des champs personnalisés pour les informations pertinentes (CV, date d'entretien, feedback). Il offre également des options d'automatisation et de collaboration.
• Pour qui ? Equipes de recrutement de taille petite à moyenne, cherchant une solution flexible avec un niveau d'automatisation modéré.

Exemple de suivi des candidatures dans Airtable

Notion

• Notion est une application tout-en-un qui permet de créer des bases de données, des tableaux de suivi, des pages de recrutement personnalisées et d'autres outils pour organiser les informations sur les candidats. Très flexible et visuellement attractive.
• Pour qui ? Petites entreprises, freelances ou recruteurs individuels à la recherche d'un outil personnalisable pour suivre les candidatures.

Monday.com

• Monday.com est une plateforme de gestion de projet adaptable au recrutement. Les recruteurs peuvent y suivre le statut des candidats, leurs qualifications et collaborer avec les autres membres de l'équipe.
• Pour qui ? Entreprises de taille moyenne à grande, avec des équipes flexibles ou tech.

Slack

• Slack, bien que principalement une plateforme de communication, peut être utilisée pour suivre les candidatures via des intégrations et des canaux spécifiques. Les recruteurs peuvent utiliser des "Slack Bots" ou des intégrations comme Trello ou Google Sheets pour suivre les candidatures en temps réel.
• Pour qui ? Équipes de recrutement ayant déjà une utilisation active de Slack pour la collaboration interne.

Zoho CRM

• Zoho CRM est principalement conçu pour la gestion des relations clients, mais il peut être adapté pour suivre les candidatures en créant des fiches pour chaque candidat, suivre les étapes du processus et automatiser certaines actions.
• Pour qui ? Entreprises ayant déjà un CRM Zoho et cherchant à gérer le recrutement comme un processus de gestion de relations.

Voici un tableau récapitulatif des outils de suivi des candidatures proposés plus haut :

🔍 Conseil : testez toujours plusieurs outils, en version gratuite ou démo, pour voir celui qui correspond le mieux à votre façon de travailler.

En résumé : un bon outil de suivi, c’est…

• Moins de stress et de perte de temps
• Une organisation interne fluide et collaborative
• Des indicateurs pour piloter efficacement votre activité
• Une meilleure expérience pour les candidats
• Et surtout, des recrutements plus qualitatifs et alignés avec votre culture

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