Comment choisir son ATS (logiciel de recrutement) ?

Choisir un logiciel de recrutement (ATS) est une décision structurante. Derrière ce choix se cachent des enjeux d’organisation, d’expérience candidat, de collaboration avec les managers et de performance globale du recrutement.

Entre les nombreuses solutions du marché, les discours très marketing des éditeurs et des fonctionnalités parfois difficiles à comparer, il est facile de s’y perdre.  Et surtout, chercher le meilleur ATS “dans l’absolu” peut vite devenir un piège : un bon ATS n’est pas celui qui en fait le plus, mais celui qui correspond réellement à vos besoins.

Dans ce guide, nous vous proposons une méthode claire et structurée pour choisir votre ATS, étape par étape, en vous posant les bonnes questions au bon moment. Et pour comprendre comment fonctionne un ATS, découvrez notre article sur le sujet.

#1. Commencer par définir vos besoins internes

Avant même de comparer les outils, la première étape consiste à clarifier votre contexte de recrutement.

Revenir à la définition d’un ATS peut d’ailleurs être utile : un Applicant Tracking System est un logiciel conçu pour centraliser les candidatures, structurer les étapes du recrutement et faciliter le suivi des candidats.

Un ATS ne s’évalue jamais “dans l’absolu”, mais toujours au regard de vos usages.

Évaluer votre volume de recrutements

Posez-vous des questions simples :

• Combien de postes ouvrez-vous chaque année ?
• Existe-t-il des pics de recrutement (saisonnalité, croissance, projets spécifiques) ?
• Vos volumes sont-ils amenés à évoluer dans les 12 à 24 prochains mois ?

Certains ATS sont conçus pour des recrutements ponctuels, d’autres pour des volumes importants. Identifier votre réalité évite de choisir un outil surdimensionné… ou trop limité.

Identifier les types de postes recrutés

Le type de profils recrutés a un impact direct sur le choix de l’ATS :

• Profils pénuriques ou métiers en tension ;
• Fonctions support, commerciaux, métiers terrain ;
• CDI, CDD, alternants, freelances ou stages.

Les canaux de candidatures (jobboards, réseaux sociaux, cooptation, candidatures spontanées) varient fortement selon ces profils, et tous les ATS ne proposent pas les mêmes connexions.

Clarifier votre organisation de recrutement

Un autre point clé concerne les utilisateurs de l’outil :

• Qui va utiliser l’ATS au quotidien ? (RH, managers, direction, opérationnels terrain, DSI…)
• Les recrutements sont-ils centralisés ou répartis par site / entité ?
• Les managers sont-ils impliqués dans le tri et la validation des candidats ?
• Quel est le niveau de maturité de chacune des parties prenantes ?

Un ATS très RH-centré ne conviendra pas à une organisation très collaborative, et inversement.

Définir votre budget

Raisonnez en coût total de possession : licences, déploiement, migration, connecteurs, support, formation, maintenance.

#2. Comprendre les grandes verticales d’ATS

Avant d’entrer dans la comparaison fonctionnelle, il est utile de comprendre que le marché des ATS n’est pas homogène. Les outils ne répondent pas tous aux mêmes logiques ni aux mêmes contextes de recrutement.

Certains ATS sont spécifiquement conçus pour les PME, avec une forte priorité donnée à la simplicité, à l’adoption par les managers et à un déploiement rapide. D’autres sont pensés pour les grands comptes, avec des besoins poussés en personnalisation, en intégration au système d’information et en reporting avancé. Il existe également des ATS spécialisés pour les cabinets de recrutement, les ESN, l’intérim ou encore certains secteurs d’activité.

On peut ainsi distinguer plusieurs grandes verticales d’ATS, chacune avec ses priorités, ses usages dominants et ses contraintes :

Tableau issu du "Guide des ATS en France" de Laurent Brouat et Amélie Arnaud

#3. Analyser vos difficultés et prioriser vos objectifs de recrutement

Dans un premier temps, analysez vos difficultés. Identifiez-en 3 maximum. Ce seront les conditions indispensables auxquelles l’ATS doit impérativement répondre. Quelques exemples :

• Attirer des candidats ;
• Trier des volumes trop importants ;
• Mieux exploiter votre vivier de candidats ;
• Collaborer avec les managers ;
• Mesurer la performance.

Un ATS peut répondre à plusieurs enjeux, mais rarement à tous avec la même intensité. Il est donc essentiel de hiérarchiser vos priorités.

Par exemple :

• Gagner du temps grâce à l’automatisation ;
• Améliorer l’expérience candidat ;
• Renforcer la marque employeur ;
• Fiabiliser le reporting pour la direction ;
• Répondre à des contraintes fortes de sécurité ou de conformité.

Cette priorisation vous aidera à évaluer les outils sur ce qui compte vraiment, plutôt que sur des fonctionnalités “gadgets”.

#4. Anticiper vos besoins futurs

Un ATS ne se choisit pas pour 6 mois, mais pour plusieurs années.

Posez-vous dès maintenant les questions suivantes :

• Votre entreprise va-t-elle croître rapidement ?
• De nouveaux métiers ou de nouveaux sites sont-ils prévus ?
• Envisagez-vous une ouverture à l’international ?
• Souhaitez-vous pouvoir activer de nouvelles fonctionnalités à terme ?

Un bon ATS doit accompagner votre évolution, pas devenir un frein au bout de deux ans.

#5. Repérer les fonctionnalités réellement différenciantes

Une fois vos besoins clarifiés, vous pouvez entrer dans l’analyse fonctionnelle, avec un regard beaucoup plus critique.

De nos jours, un ATS est considéré complet s’il couvre ces neuf briques incontournables :

• Base de données unique (parsing et screening) : centralisation des candidatures ;
• Exploitation du vivier (sourcing interne) : recherche avancée, segmentation, filtres personnalisés ;
• Coopération et partage interne : commentaires, validations, suivi collaboratif ;
• Site carrière ;
• Publication et multidiffusion des annonces : diffusion en un clic vers les jobboards, réseaux sociaux ;
• Automatisation des relances et workflows : e-mails, scénarios, notifications, tâches répétitives ;
• Planification et gestion des entretiens : synchronisation d’agendas, visio, comptes rendus, évaluations ;
• Reporting et pilotage : tableaux de bord, KPIs ;
• Intégration avec les outils tiers : SIRH, tests, cooptation, onboarding, signature électronique.

Ces fonctionnalités sont devenues un standard du marché. Pourtant, elles ne disent rien, à elles seules, de l’impact réel d’un ATS. La valeur se construit dans l’usage, pas dans la simple accumulation de briques.

Quelques exemples de fonctionnalités différenciantes :

• ATS + CRM candidats : l’ATS gère les candidatures, le CRM candidats, lui, entretient une relation dans le temps avec les profils non recrutés ;
• La connectivité intelligente avec des outils tiers : interopérabilité, sélectivité (seules les données utiles transitent), fluidité ;
• L’UX : l’expérience doit satisfaire trois utilisateurs avec des attentes différentes ➡️ hiring manager (besoin de simplicité, lecture rapide, validation fluide, permissions claires), recruteur (admin de l’outil qui a besoin de sourcing, screening, collaboration, paramétrer, données fiables pour piloter), candidat (besoin de parcours fluide, mobile, communication claire et humaine).

#6. Vérifier les intégrations et la compatibilité avec votre écosystème

Un ATS ne vit jamais seul. Il doit pouvoir s’intégrer :

• à votre SIRH,
• à vos outils de paie ou d’onboarding,
• à des solutions de tests, d’entretien vidéo ou de signature électronique.

Plus l’ATS est ouvert (API, connecteurs), plus il s’adapte à votre environnement existant et limite les doubles saisies.

#7. Analyser la sécurité et la conformité RGPD

La gestion des données candidats impose un haut niveau d’exigence, notamment au regard du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Lors de votre benchmark, vérifiez notamment :

• La gestion du consentement candidat ;
• Le paramétrage des durées de conservation ;
• Le droit à l’oubli ;
• S’il y a un support ou un accompagnement (support en France idéalement) ;
• L’hébergement des données (idéalement en France ou en Europe) ;
• La gestion des accès et des rôles utilisateurs.

Ces points sont souvent décisifs, notamment dans les secteurs réglementés.

#8. Observer le modèle économique et les conditions commerciales

Tous les ATS n’ont pas le même modèle de tarification :

• Par utilisateur ;
• Par volume de recrutements ;
• En fonction de la taille de l'entreprise ;
• En forfait annuel.

Analysez précisément :

• Ce qui est inclus dans le prix ;
• Les options facturées en supplément ;
• La flexibilité du contrat en cas d’évolution de votre activité.

Un ATS doit rester rentable dans la durée, pas uniquement la première année.

#9. Évaluer les capacités de reporting et de pilotage

Un bon ATS doit vous aider à piloter votre recrutement :

• Délais moyens ;
• Sources de candidatures ;
• Taux de conversion ;
• Performance par métier ou par site.

Ces indicateurs sont essentiels pour améliorer vos pratiques et convaincre la direction.

#10. Vérifier la qualité du support client

Un ATS n’est pas un outil que l’on installe une fois pour toutes. C’est une solution qui évolue, qui se paramètre et qui accompagne votre organisation dans le temps. La qualité du support client est donc un critère déterminant.

Au-delà des fonctionnalités, posez-vous les bonnes questions :

• Le support est-il disponible en français ?
• Quels sont les délais moyens de réponse ?
• Existe-t-il un interlocuteur dédié (Customer Success Manager) ?
• Le support est-il inclus dans l’abonnement ou facturé en supplément ?
• Des ressources complémentaires sont-elles proposées (webinars, tutoriels, centre d’aide, documentation) ?

Un support réactif et structuré limite les interruptions, sécurise vos opérations et favorise l’adoption par les équipes. À l’inverse, un outil performant mais mal accompagné peut rapidement générer de la frustration.

Le support ne doit pas être perçu comme un “bonus”, mais comme un véritable levier de réussite du projet.

#11. Préparer l’adhésion des parties prenantes

Un ATS ne fonctionne que s’il est adopté.

Impliquez dès le départ :

• Les managers ;
• L’équipe RH ;
• La direction ;
• Parfois la DSI.

Construire un business case clair (temps gagné, amélioration de l’expérience candidat, ROI) facilite grandement la prise de décision.

#12. Lister les questions indispensables à poser aux éditeurs

Pour aller au-delà du discours commercial, certains sujets doivent impérativement être approfondis lors de vos échanges avec les éditeurs. Voici les points clés à challenger :

• Expérience candidat : le parcours est-il réellement pensé pour le mobile ? Est-il simple, rapide et accessible à tous les profils ?
• Centralisation et traçabilité des données : l’ensemble des candidatures est-il bien consolidé dans un seul outil ? Les actions et décisions sont-elles tracées de bout en bout ?
• Gestion des viviers : comment les profils sont-ils enrichis, qualifiés, scorés et réactivés dans le temps ?
• Reporting et pilotage : les tableaux de bord sont-ils mis à jour en temps réel ? Peuvent-ils être personnalisés et facilement exploités ?
• Déploiement et accompagnement : quels sont les délais réels de mise en œuvre ? Quel niveau de support est proposé après le déploiement ?
• Modèle économique : comment se structure la tarification (licences, options, variables) et quels coûts peuvent apparaître à terme ?
  
  
  

#13. Construire une short-list et tester les ATS en conditions réelles

Comparer dix outils en parallèle est rarement efficace. L’objectif n’est pas d’explorer tout le marché, mais d’identifier environ 3 solutions réellement pertinentes au regard de vos besoins.

Une fois votre short-list établie :

• Organisez des démonstrations ciblées, basées sur vos cas réels (un recrutement type, votre organisation, vos contraintes spécifiques) ;
• Impliquez les futurs utilisateurs : recruteurs, managers, parfois DSI ;
• Évaluez chaque solution à l’aide d’une grille de critères pondérés (fonctionnalités, UX, intégrations, sécurité, coût de l'ATS, accompagnement) ;
• Mesurez la facilité de prise en main : combien de temps faut-il pour comprendre l’outil ? Les actions sont-elles intuitives ?

Le test en conditions réelles est souvent révélateur. Un ATS peut sembler convaincant sur le papier, mais perdre en efficacité lorsqu’il est confronté à votre réalité terrain.

L’outil qui remportera l’adhésion collective est généralement celui qui tiendra ses promesses dans la durée.

#14. Mesurer le ROI attendu d’un ATS

Un projet ATS doit pouvoir être défendu auprès de la direction. Pour cela, il faut pouvoir projeter un retour sur investissement concret.

Plusieurs leviers peuvent être analysés :

• Gain de temps opérationnel : réduction des tâches répétitives, centralisation des candidatures, planification automatisée ;
• Réduction du time-to-hire : meilleure coordination, décisions plus rapides ;
• Optimisation des coûts de diffusion : meilleure analyse des sources performantes ;
• Amélioration de l’expérience candidat : diminution des abandons, image employeur renforcée ;
• Réduction des erreurs de recrutement : processus plus structuré, traçabilité accrue.

Ces éléments illustrent concrètement les avantages d’un ATS dans une organisation : plus de fluidité, plus de visibilité et plus de cohérence dans les décisions.

Le ROI d’un ATS ne se limite pas à une économie budgétaire directe. Il s’exprime aussi en efficacité organisationnelle, en qualité de recrutement et en maîtrise des risques.

Formaliser ces éléments dans un business case clair facilite la prise de décision et renforce la crédibilité du projet.

A retenir : comment choisir votre ATS ?

Choisir un ATS, ce n’est pas juste comparer des fonctionnalités. C’est arbitrer entre performance, intégration, conformité et usages réels.

Un bon ATS n’est pas celui qui empile les fonctionnalités ; mais celui qui maîtrise les fondamentaux, s’intègre naturellement à l’organisation et est réellement adopté par ses utilisateurs.

Aujourd’hui, l’ATS s’impose comme un pivot opérationnel : il fait le lien entre recruteurs, managers, candidats et système d’information.

Le succès d’un projet ATS ne dépend donc pas uniquement de la qualité de l’outil. Il repose avant tout sur son adoption collective, sur un accompagnement dans la durée et sur la capacité à faire évoluer la solution au rythme de l’organisation.

Un ATS pertinent mais mal déployé restera sous-exploité. À l’inverse, un outil perfectible mais réellement approprié par ses utilisateurs peut devenir un puissant levier de performance.

En réalité, choisir un ATS aujourd’hui ne consiste plus simplement à acheter un logiciel. Il s’agit de sélectionner un partenaire technologique et d’adopter une vision du recrutement qui vous accompagnera sur plusieurs années.