ATS vs CRM : quelles différences entre les deux outils ?

L’ATS et le CRM (Candidate Relationship Management) sont deux outils de plus en plus présents dans l’univers du recrutement. Ils sont parfois opposés, parfois confondus, et souvent mal compris, notamment parce que le terme CRM peut prêter à confusion.

Attention, dans cet article, lorsque nous parlons de CRM, nous faisons référence au Candidate Relationship Management ; et non au Customer Relationship Management, utilisé en marketing ou en vente.

Si l’ATS et le CRM partagent certains points communs, ils ne remplissent pas le même rôle et n’interviennent pas au même moment du recrutement. Pour bien comprendre leurs différences, il faut s’intéresser à leur périmètre et à leur objectif.

ATS et CRM : de quoi parle-t-on exactement ?

Qu'est-ce qu'un ATS ? Un ATS (Applicant Tracking System) est un outil conçu pour gérer les candidatures et structurer le processus de recrutement. Les avantages d'un ATS sont nombreux : il permet de centraliser les CV, de suivre les candidats et d’organiser les différentes étapes du recrutement, de la candidature à la décision finale.

Un CRM (Candidate Relationship Management) est, quant à lui, un outil dédié à la relation candidat. Son objectif principal est de créer, entretenir et animer un vivier de talents, qu’ils soient candidats actifs ou passifs, en dehors d’un recrutement immédiat.

Autrement dit :

• L’ATS gère un processus de recrutement en cours ;
• Le CRM s’inscrit dans une logique de long terme, orientée relation et engagement candidat.

Quelle est la différence entre un ATS et un CRM ?

La différence entre un ATS et un CRM repose avant tout sur leur finalité.

L’ATS est un outil opérationnel. Il sert à organiser un recrutement précis, avec des étapes définies, des décisions à prendre et un objectif clair : pourvoir un poste. Pour comprendre comment fonctionne un ATS, nous avons rédigé un article de blog spécial sur le sujet.

Le CRM, lui, n’est pas directement lié à un poste ouvert. Il vise à maintenir le lien avec des talents, à nourrir une relation dans le temps et à préparer les recrutements futurs.

On peut résumer cette différence ainsi :

• L’ATS accompagne un besoin de recrutement immédiat ;
• Le CRM accompagne une stratégie de relation candidat.
  
  

Dans quels cas parle-t-on plutôt d’ATS ?

On parle d’ATS lorsque l’entreprise recrute activement.

C’est le cas dès qu’un poste est ouvert et que des candidatures doivent être réceptionnées, triées et suivies. L’ATS permet alors de structurer les étapes du recrutement, d’impliquer les recruteurs et les managers, et de conserver une vision claire de l’avancement.

L’ATS est particulièrement utile lorsque les volumes de candidatures augmentent, que plusieurs acteurs interviennent dans le processus ou que la traçabilité des décisions devient essentielle.

Dans quels cas parle-t-on plutôt de CRM ?

On parle de CRM lorsqu’il s’agit d’anticiper les recrutements et de développer un vivier de talents.

Le CRM est utilisé pour identifier des profils intéressants, maintenir le contact avec des candidats rencontrés précédemment ou engager des talents qui ne sont pas encore en recherche active. Il permet de segmenter les profils, d’envoyer des communications ciblées et de nourrir la relation dans le temps.

Le CRM s’inscrit donc dans une logique de pré-recrutement, en amont des besoins opérationnels.

ATS et CRM : pourquoi sont-ils souvent confondus ?

La confusion entre ATS et CRM s’explique en grande partie par l’évolution des pratiques de recrutement.

D’un côté, les recruteurs cherchent à aller au-delà du simple traitement de candidatures et à construire des relations durables avec les talents. De l’autre, certains ATS intègrent des fonctionnalités inspirées du CRM, comme la gestion de viviers ou l’envoi de communications.

À cela s’ajoute la proximité sémantique avec le CRM marketing, bien connu dans les équipes commerciales, ce qui entretient parfois l’ambiguïté autour du terme.

Pourtant, malgré ces points de convergence, les usages restent distincts.

ATS et CRM : opposition ou complémentarité ?

ATS et CRM ne s’opposent pas. Ils répondent à des besoins différents et peuvent être complémentaires.

L’ATS intervient lorsqu’un recrutement est lancé et qu’il faut gérer un flux de candidatures. Le CRM, lui, agit en amont, pour entretenir la relation avec des talents et préparer les recrutements à venir.

Dans une organisation mature, le CRM alimente l’ATS : lorsqu’un poste s’ouvre, les talents engagés via le CRM peuvent être mobilisés plus rapidement. L’ATS prend alors le relais pour structurer le recrutement.

Cette complémentarité permet de couvrir à la fois le court terme (recrutement en cours) et le long terme (anticipation des besoins).

Elle a également un impact sur la logique budgétaire. Le coût d’un ATS est généralement lié au volume de recrutements et aux fonctionnalités activées, tandis qu’un CRM s’inscrit dans une stratégie plus continue d’animation de vivier. Selon la maturité de l’organisation, il peut être pertinent de commencer par un ATS, puis d’enrichir progressivement l’écosystème avec une brique CRM.

ATS vs CRM : ce qu’il faut retenir

La différence entre un ATS et un CRM repose avant tout sur leur temporalité et leur objectif.

• L’ATS est un outil de gestion des candidatures et du processus de recrutement ;
• Le CRM est un outil de relation candidat, orienté vivier et engagement dans la durée.

Comprendre cette distinction permet d’éviter les confusions et de mieux structurer sa réflexion autour des outils de recrutement, sans opposer des solutions qui répondent, en réalité, à des logiques complémentaires.

De nombreux outils existent pour les RH : ATS, SIRH, CRM, outils d'onboarding, logiciels de paie... Chacun répond à un besoin spécifique du cycle de vie collaborateur, ce qui rend parfois les frontières floues entre les solutions.

Aller plus loin : vous avez besoin d'aide pour choisir votre ATS ? Découvrez notre comparatif des meilleurs ATS du marché.