Gestion des candidatures : 6 erreurs courantes et comment les éviter

En recrutement, la “gestion des candidatures” désigne l’ensemble des actions et des outils utilisés pour traiter les candidatures reçues pour un ou plusieurs postes. C’est un maillon central du processus de recrutement, qui va bien au-delà de simplement “lire et trier des CV”.

Chez EasyTech, entreprise de 1500 collaborateurs, le responsable recrutement, Thomas, a bien conscience que ses équipes ne peuvent pas se permettre de rater des profils qualifiés… ou de les faire fuir à cause d’un mauvais suivi.

A travers son exemple, nous allons voir ensemble les bonnes pratiques à mettre en place à chaque étape du processus de recrutement, les erreurs à éviter ainsi que les enjeux associés à une bonne gestion des candidatures.

De quoi parle-t-on ?

On pourrait penser que la gestion des candidatures, c’est purement de l’administratif : trier des CV, répondre à des emails, envoyer des convocations, archiver.

C’est la pire erreur que vous puissiez faire. 

Voir le traitement des candidatures comme une simple tâche de back-office RH, alors qu’une bonne gestion devient un levier stratégique des processus de recrutement. 

La gestion des candidatures, quand elle est bien pensée :

• Améliore l’expérience candidat,
• Renforce la marque employeur,
• Réduit les délais de recrutement,
• Crée un vivier de talents activable à tout moment.

Une bonne gestion des candidatures, c’est l’art de transformer un flux parfois chaotique de CV en un vivier organisé de talents engagés.

La gestion des candidatures, un flux complet à optimiser

Thomas a cartographié le processus de recrutement de l’entreprise et identifié les grandes étapes de la gestion des candidatures au sein de l’entreprise : 

1. Réception et des candidatures 

Le point de départ, c’est la réception des candidatures. Plusieurs canaux de sourcing ont été mis en place pour alimenter l’entreprise en profils : 

• Les réseaux sociaux, et notamment LinkedIn
• Un site carrière où il est possible de déposer une candidature spontanée
• Les grands jobboards tels que Indeed ou HelloWork
• Les autres jobboards, plus spécialisés, quand l’entreprise dépose une offre d’emploi
• Tous les CV reçus par mail grâce à la cooptation ou toute autre forme de recommandation.
  
  

2. Classement et centralisation dans un logiciel

L’équipe recrutement a fait le choix de centraliser toutes les candidatures reçues dans un même logiciel de recrutement. L’objectif est de ne perdre aucun CV, de ne pas passer à côté d’un profil qualifié, de ne pas se disperser dans la gestion des dossiers. 

Les ATS ont maintenant des fonctionnalités qui permettent également de classer les candidats selon des critères prédéfinis : poste recherché, type de contrat, service, localisation, etc. Toutes ces catégories de classification seront également importantes lors de la phase d’archivage pour retrouver les CV ultérieurement.

3. Pré-qualification et qualification

Vient ensuite la phase de traitement de la candidature. L’outil facilite le tri des CV et aide à identifier les profils pertinents. Un profil écarté du processus reçoit automatiquement un mail de refus pour l’offre d’emploi considéré, mais est conservé dans la base de données du logiciel, si celui-ci peut présenter un intérêt pour l’entreprise sur un autre poste.

4. Communication avec le candidat 

Une bonne gestion des candidatures implique une bonne communication avec les candidats, et notamment une information à chaque étape du processus. Quelques messages qui peuvent être envoyés au fur et à mesure : 

• Accusé de réception de la candidature
• Mail de refus
• Convocation à un entretien téléphonique / physique
• Message d’attente
• …

Cette étape est critique dans l’expérience offerte aux candidats. Le manque de communication est la raison principale de l’abandon de certains talents, déçus du processus de recrutement. 

5. Suivi du processus 

Le dossier du candidat ne contient au départ que son CV.  Ensuite, il s'enrichit des comptes-rendus d’entretiens, des résultats de tests techniques ou psychotechniques, de prises de références, de courriers, retours du candidat, etc. 

Un bon système de gestion des candidatures intègre et centralise tous les éléments du dossier nécessaires à la prise de décision sans que le candidat ait à passer par toutes les étapes du processus complet.

6. Archivage / Intégration dans un vivier de talents 

C’est à cette étape que la notion de vivier prend tout son sens. Une bonne gestion des candidatures ne se contente pas d’”archiver” les CV.  Elle est organisée et réfléchie pour conserver les profils qualifiés et pertinents pour l’entreprise. Surtout, elle est optimisée de A à Z pour que chaque candidat conserve cette envie de rejoindre l'entité, et qu’on puisse retrouver facilement et rapidement son profil en cas de besoin.

Voyons plus en détail les enjeux d’une bonne gestion des candidats, et notamment les erreurs courantes à éviter pour en faire un levier stratégique de vos recrutements.

Pourquoi la gestion des candidatures est stratégique ?

Les enjeux pour l’entreprise

1. Pour l’expérience candidat

Un processus de recrutement réussi, c’est un candidat qui garde une bonne image de l’entreprise, même en cas de refus. 

Thomas est très attentif à ce que chaque candidature soit traitée avec la même rigueur, qu’elle reçoive une réponse personnalisée, rapide et claire. Les outils à la disposition de l'équipe permettent de soigner l’expérience candidat : emails automatiques, messages personnalisés, etc.

2. Pour la performance RH

Un ATS est également un outil de pilotage pour Thomas, en tant que responsable recrutement. 

Le logiciel lui fournir des indicateurs tels que : 

• Le nombre de candidatures reçues,
• Le nombre d’entretiens réalisés,
• Le délai entre la date de réception et la première prise de contact,
• Le délai entre la publication de l’annonce et la validation du candidat,
• Le taux de transformation par canal de sourcing (efficacité des jobboards, cooptation, etc)

Une bonne gestion des candidatures permet normalement d’accélérer les recrutements. Par exemple, quand le vivier est composé de profils qualifiés et engagés, et que les équipes RH peuvent y dénicher leurs futures pépites sans publier de nouvelles annonces. 

👉 Un bon système permet d’éviter les doublons, les pertes de CV, les oublis de candidats intéressants, etc. Au contraire, il contribue à retrouver rapidement les profils identifiés pour répondre aux futurs besoins. 

3. Pour la conformité RGPD

La gestion des candidatures implique de traiter des données personnelles sensibles. L’entreprise est dans l’obligation de respecter les règles en termes de RGPD. 

Thomas a paramétré des alertes dans son ATS pour rester conforme sur la durée de conservation des dossiers des candidats.

Six erreurs courantes, et comment les éviter

1. Une mauvaise communication avec les candidats 

Si vous interrogez un candidat mécontent, il y a toutes les chances pour qu’il soit déçu par le manque de communication avec l’entreprise. 

Un candidat qui reste sans nouvelle pendant 3 semaines ou qui ne sait pas quelle est l’étape suivante du processus de recrutement ? Il n’y a rien de pire que de rester dans l’incertitude ou faire face à une absence d'informations. 

👉 Thomas a mis en place des réponses automatiques dès la réception de la candidature, et un suivi hebdo des candidatures en cours.

2. Des messages (trop) automatiques

Vous avez entendu parler du candidat, qui reçoit un accusé de réception et un mail automatique de refus dans la même minute ? 

Une erreur de plus en plus fréquente, causée par les outils d’automatisation dans les ATS qui trient les CV dès leur réception.  

L’automatisation, c’est bien si c’est fait à bon escient et surtout si c’est bien paramétré initialement. 

👉 Avec l’aide de leur ATS, l’équipe de Thomas a mis en place des messages personnalisés selon le poste, le type de retour et le profil du candidat. Il y a surtout un regard humain qui est apporté à chaque candidature. 

3. Des cassures dans le process

On a déjà tous vécu des “trous noirs” dans un processus de recrutement, des candidats qui ne sont jamais reçus par le manager ou qui ne reçoivent pas de nouvelles après l’entretien ?

👉 Thomas a instauré un point hebdomadaire entre RH et opérationnels pour assurer le suivi. Via l’ATS, son équipe a programmé des relances internes pour envoyer automatiquement des mails aux managers quelques jours après leurs entretiens.

4. Un outil inadapté à vos processus de recrutement

Certains ATS sont de véritables usines à gaz, trop compliqués à configurer ou à partager avec les managers. Les recruteurs n’arrivent pas à réaliser leurs requêtes pour rechercher les profils. 

👉 Thomas a opté pour une solution simple, intuitive, avec des vues en Kanban et des filtres efficaces.

5. Pas de pilotage global

Sans indicateurs de performance, difficile d’identifier les points de friction dans vos processus de recrutement. Identifiez d’abord les objectifs de votre stratégie et les KPI associés. 

👉 Aujourd’hui, Thomas suit :

• Le délai moyen entre la réception de la candidature et la première prise de contact
• Le taux de transformation entretien / embauche
• Les sources les plus efficaces
• Le taux de recrutement par cooptation

6. Ne pas gérer son vivier de candidats

L’erreur la plus courante, c’est de constituer un pool de CV mais de ne jamais l’utiliser. Un vivier de talents doit être tenu à jour pour être efficace. Cela implique de vérifier régulièrement que les profils sont toujours pertinents : pas de reconversion, pas de déménagement, etc. 

👉  Thomas s’assure que chaque profil intéressant non retenu soit bien classé par type de poste, niveau d’expérience. Il a également programmé une alerte automatique pour recontacter certains profils tous les 6 mois.

L’IA dans la gestion des candidatures

La gestion des candidatures ne cesse d’évoluer et de s'adapter aux nouvelles technologies. Et l’intelligence artificielle s’impose comme un formidable accélérateur. Loin de déshumaniser le processus, elle permet au contraire de gagner en efficacité et de renforcer la personnalisation.

L’IA transforme progressivement chaque étape du parcours candidat. Voici quelques fonctionnalités possibles : 

• Tri automatisé des candidatures,
• Suggestions de profils issus du vivier,
• Messages personnalisés,
• Relances intelligentes,
• Analyse des soft skills

Pour Thomas, c’est une évidence : l’IA ne remplace pas le recruteur. 

En gagnant du temps sur les tâches répétitives, celui-ci doit pouvoir mieux se concentrer sur l’accompagnement, l’évaluation et la relation créée avec les candidats.

Conclusion

La gestion des candidatures ne peut plus être considérée comme une simple tâche administrative. C’est une brique stratégique du recrutement, qui influence directement la qualité de l’expérience candidat, l’efficacité des processus et la marque employeur.

Pour résumer, une bonne gestion des candidatures, c’est : 

• Cartographier les étapes du flux de candidatures,
• Mettre en place les bons outils,
• Suivre des indicateurs précis,
• Faire vivre son vivier pour conserver des talents engagés.

Autant de leviers pour professionnaliser vos recrutements et ne plus passer à côté des bons profils.

Demain, les recruteurs auront à leur disposition des outils toujours plus puissants grâce à l’intelligence artificielle. À eux de les utiliser à bon escient, pour automatiser intelligemment, sans perdre la relation humaine.