10 conseils pour faire un bon suivi de candidatures

« Le suivi des candidats ? À mon époque, ça ne se passait pas comme ça ! T’avais un entretien, puis si tu ne faisais pas l’affaire, adios ! Pas plus compliqué que ça. »

Ce genre de réaction n’est pas aussi caricatural qu’on pourrait le croire. Beaucoup de responsables des ressources humaines et plus largement des chefs d’entreprise pensent encore que parler de « suivi des candidats » est une mode passagère.

Pourtant, considérer le suivi de candidature comme une lubie RH ou une perte de temps, c’est ignorer son impact direct sur la qualité des recrutements, sur l’engagement des talents et sur la réputation de votre entreprise.

Heureusement pour vous, si vous êtes en train de lire ces lignes, c’est que vous avez déjà au moins une petite idée de l’impact qu’un bon suivi des candidats peut avoir, non seulement sur la qualité de votre recrutement, mais aussi sur votre entreprise et sa marque employeur. Cependant, comme la notion de « bon suivi » est relativement subjective, voici nos quelques conseils pour être certain de partir du bon pied.

Tout d’abord, pourquoi faire un bon suivi des candidatures quand on est recruteur ?

J’imagine que si vous lisez ces lignes, c’est que vous êtes déjà convaincu de l'utilité d’un bon suivi des candidatures. Mais si vous faites partie de ceux qui ont encore un doute, ou si vous avez besoin de convaincre votre hiérarchie, voici les bonnes raisons de bien suivre vos candidats : 

Un bon suivi influence la décision du candidat

Votre mission : donner envie au candidat de poursuivre l’aventure avec vous s’il est sélectionné… et lui laisser une impression positive s’il ne l’est pas.

Ne perdez jamais de vue qu’un candidat reste un potentiel futur collaborateur, et que chaque interaction avec lui laisse une trace.

👉 78 % des candidats affirment que la qualité de l’expérience de recrutement influence leur décision d’accepter une offre selon Career Builder. 

Cela signifie que, même avant l’entretien, le ton de vos échanges, la clarté du processus et la rapidité des retours peuvent faire basculer un “oui” en “non”.

Par exemple, un candidat intéressé par votre mission peut finalement refuser l’offre car il a attendu trois semaines un retour d’entretien. Un autre peut retirer sa candidature s’il perçoit un manque de respect ou de transparence. Ce ne sont pas des exceptions : ce sont des cas de figure fréquents.

Exit les méthodes de recrutement stressantes ou brutales : elles nuisent à votre image et à l’efficacité de vos recrutements. Un candidat respecté, écouté, valorisé aura bien plus de chances de signer – même si l’offre n’est pas la plus compétitive.

Le candidat est aussi précieux qu’un client

Un mauvais suivi ne s’arrête pas à un refus : il peut aussi nuire à votre chiffre d’affaires et à votre réputation.

👉 69 % des candidats déclarent qu’ils n’achèteraient pas les produits d’une entreprise après une mauvaise expérience candidat.

👉 81 % d’entre eux affirment qu’ils partageront cette mauvaise expérience avec leur entourage.

Sources : LinkedIn Talent Blog, Talent Board Research 2022

Cela signifie que le suivi de candidature est aussi une composante de votre image de marque – au sens large. Il influence ce que vos clients, partenaires et futurs talents pensent de vous.

Un candidat, même non retenu, peut devenir un ambassadeur s’il a été bien traité. À l’inverse, une mauvaise expérience peut se propager vite, surtout sur des plateformes comme Glassdoor ou LinkedIn.

A retenir :

• Respect : une candidature est un acte professionnel. Répondez-y avec sérieux.
• Valorisation : donnez au candidat la possibilité de montrer sa personnalité, pas juste ses diplômes.
• Transparence : décrivez l’entreprise, ses forces, ses challenges, sans sur-promettre. L’authenticité paie toujours.
  
  

10 conseils pour un bon suivi des candidatures en tant que recruteur

#1. Impliquez les managers dès le début

Un bon suivi des candidatures ne se fait pas en silo. Pour que le processus soit fluide et réactif, impliquez les managers opérationnels dès les premières étapes.

Partagez avec eux les profils intéressants en amont, définissez ensemble les critères de sélection, et alignez-vous sur le déroulé du processus. Cela évite les allers-retours inutiles, les retards dans les retours, ou pire… un désaccord final sur un candidat.

La clé ? Une communication claire, des outils partagés, et des feedbacks synchronisés. Résultat : des décisions plus rapides, un meilleur engagement des managers… et une bien meilleure expérience pour le candidat.

#2. Qualifiez les candidatures dès l’entrée

Dès la réception d’une candidature, prenez quelques minutes pour structurer les informations clés : compétences principales, années d’expérience, niveau d’études, mobilité géographique, prétentions salariales, disponibilités…

Même si le profil ne correspond pas exactement au poste ouvert, cette qualification vous permettra de le retrouver facilement plus tard si une autre opportunité se présente.

C’est aussi un gain de temps pour vos relances, vos entretiens et vos échanges avec les managers. Un profil bien catégorisé, c’est un suivi plus efficace… et une meilleure valorisation de chaque candidature reçue.

#3. Centralisez toutes les candidatures au même endroit

“Est-ce que ce candidat a été recontacté ?”, “Qui a mené le dernier entretien ?”, “Pourquoi son profil a-t-il été refusé ?”

Si ces questions reviennent souvent dans votre équipe, c’est probablement que votre suivi de candidature repose encore sur des outils dispersés, ou sur la mémoire des recruteurs.

La bonne nouvelle : des outils de suivi de candidature existent pour y remédier simplement.

💡 Selon Capterra, 75 % des recruteurs estiment qu’un ATS améliore la fluidité du recrutement.

Un ATS (Applicant Tracking System) permet :

• De centraliser les données des candidats ;
• D’assigner des actions aux membres de l’équipe RH ;
• De suivre en temps réel les étapes du processus ;
• D’éviter les oublis, doublons ou retards de communication.

Résultat : vous gagnez du temps, vous professionnalisez vos recrutements, et vous améliorez l’expérience candidat.

Pour mieux structurer votre suivi de candidature :

• Dressez la liste des outils actuellement utilisés (tableur, e-mail, plateforme…) pour identifier les doublons.
• Identifiez les 3 informations clés à centraliser pour chaque candidat (ex : date de candidature, étape en cours, interlocuteur).
• Testez une version gratuite d’un ATS ou planifiez une démo pour évaluer la valeur ajoutée.
  
  

#4. Mettez à jour le statut des candidats en temps réel

Quand plusieurs personnes interviennent dans le processus, il est vital que tout le monde ait accès au même niveau d’information. Le candidat est-il en entretien ? A-t-il été relancé ? Attend-on un retour du manager ?

Mettre à jour les statuts dans votre outil de recrutement permet de suivre le parcours du candidat pas à pas, sans passer par 10 e-mails internes. C’est aussi un bon moyen d’éviter les oublis ou les doublons dans les prises de contact.

#5. Conservez un historique clair de chaque échange

Notez les retours après chaque entretien, archivez les échanges par e-mail, centralisez les feedbacks des managers… Tout ce qui concerne un candidat doit être tracé et accessible.

C’est utile si le recrutement dure plusieurs semaines, si vous reprenez contact quelques mois plus tard, ou simplement pour mieux collaborer en équipe. Cet historique vous aide aussi à justifier vos décisions, en cas de réclamation ou d’audit RH.

#6. Personnalisez vos échanges

Même si vous utilisez des modèles d’e-mails pour gagner du temps, pensez à ajouter une touche personnelle. Mentionnez un élément du CV, une remarque de l’entretien, ou un détail de la mission qui correspond à son profil.

C’est cette attention qui fera la différence dans un marché tendu où les candidats reçoivent plusieurs propositions en parallèle. Un message personnalisé montre que vous ne recrutez pas "à la chaîne".

À tester rapidement pour votre prochain recrutement :

• Relisez vos mails d’accusé de réception et de convocation : sont-ils personnalisés ?
• Ajoutez une question d’ouverture dans vos entretiens pour mettre le candidat à l’aise.
• Préparez une mini-présentation orale de votre culture d’entreprise, à partager en entretien.

#7. Répondez rapidement (même par automatisation)

Un candidat sans réponse après plusieurs jours, c’est un candidat frustré, voire perdu. Même si vous n’avez pas encore toutes les informations, envoyez une réponse dès la réception de la candidature. Un simple accusé de réception ou un message automatique suffit à montrer que vous prenez la démarche au sérieux.

Pensez aussi à automatiser les refus avec un message respectueux. Le silence radio est une des premières causes de mauvaise expérience candidat.

Ce que vous pouvez mettre en place dès maintenant :

• Clarifiez les étapes du processus dès le début et évaluez les temps d’attente entre chaque phase.
• Donnez un délai de retour réaliste… et tenez-vous-y.
• Créez un mail type pour informer les candidats de l’étape suivante (ou de l’absence d’évolution).
• Adoptez un ton cohérent, professionnel mais humain, dans chaque message.
• Bloquez 15 minutes par semaine pour envoyer des messages de suivi aux profils en attente.

#8. Faites un feedback à vos candidats (même ceux non retenus) et invitez-les à vous faire part du leur

Encore trop de recruteurs négligent le feedback, par manque de temps ou d’outils. Pourtant, c’est une attente centrale des candidats.

👉 94 % des candidats souhaitent un retour après un entretien. (Source : Talentegy Candidate Experience Report, 2019)

Et c’est normal : même un refus, s’il est bien formulé, renforce la crédibilité de votre entreprise.

Voici les 6 ingrédients d’un bon feedback :

• Personnalisé : même si vous avez un modèle, adaptez-le un minimum.
• Rapide : idéalement dans les 3 à 5 jours après l’entretien.
• Précis : expliquez les points qui ont motivé votre décision.
• Constructif : orientez le candidat, c’est toujours apprécié.
• Respectueux : remerciez sincèrement pour le temps investi.
• Empathique : demandez-vous comment vous aimeriez recevoir ce message à sa place.
  
  

Vous pouvez combiner automatisation et personnalisation grâce à un ATS : un modèle d’e-mail avec une touche humaine ajoutée change tout.

#9. Ne vous arrêtez pas à la signature du contrat : continuez d’accompagner vos talents

C’est l’erreur la plus courante : considérer qu’une fois le contrat signé, le suivi est terminé.

👉 Pourtant, 20 % des recrutements échouent pendant la période d’essai, souvent par manque d’accompagnement. (Source : Glassdoor Onboarding Survey, 2015)

Une expérience candidat fluide peut être gâchée par un onboarding négligé. Le lien se rompt, l’engagement s’effondre… et le talent quitte l’entreprise.

Le suivi candidature doit donc se prolonger après la signature :

• En maintenant un lien humain avant l’arrivée : envoyez un message de bienvenue quelques jours avant l’arrivée du candidat, planifiez un café d’équipe ou un verre informel ;
• En préparant un onboarding structuré, avec une présentation des équipes, des outils, des objectifs ;
• En prévoyant un point d’échange à J+10 ou J+30 pour ajuster si besoin.

#10. Analysez vos KPIs de recrutement 

Un bon suivi ne se limite pas à gérer les candidatures au fil de l’eau. Il passe aussi par l’analyse régulière de vos indicateurs clés pour identifier ce qui fonctionne… et ce qui bloque. Prenez en compte également les feedbacks de vos candidats pour vous améliorer.

Parmi les KPIs à suivre de près :

• La durée moyenne du processus de recrutement,
• Le taux de réponse aux candidats,
• Le taux de désistement en cours de parcours,
• Les canaux de sourcing les plus efficaces.

Ces données vous donnent une vision objective de votre performance et vous aident à affiner votre stratégie. En les analysant régulièrement, vous pouvez corriger les points de friction, fluidifier l’expérience candidat et améliorer vos délais de recrutement.

Le suivi de candidature ne s’arrête donc pas à l’opérationnel : il se pilote aussi comme un levier stratégique.

En résumé

Le suivi candidature est bien plus qu’une série d’e-mails ou de relances. C’est un levier d’attractivité, de fidélisation, et de différenciation RH.

Il structure la manière dont vous recrutez, dont vous êtes perçu, et dont vous transformez l’envie de vous rejoindre… en engagement durable.

Travailler sur ces leviers permet d’offrir une expérience solide, cohérente, et véritablement humaine à vos futurs collaborateurs.