7 erreurs à éviter pour votre politique de cooptation

La cooptation est un formidable levier de recrutement, permettant d'attirer des talents qualifiés tout en impliquant activement les collaborateurs dans le processus. En 2023, un sondage réalisé par IntoTheMinds auprès de 500 recruteurs a révélé que 31% des entreprises françaises ont mis en place un programme de cooptation. 

76% de ces programmes avaient moins de cinq ans, ce qui montre la tendance croissante de ce sourcing dans les stratégies de recrutement des entreprises.

Mal structurée, la cooptation peut rapidement perdre en efficacité. Alors, après avoir défini ce que c’est et plus précisément, ce qu’est une politique de cooptation, nous détaillerons les 7 erreurs les plus fréquentes à éviter pour structurer votre programme interne.

C'est quoi la cooptation ?

La cooptation en recrutement consiste à recommander une personne pour un poste au sein de son entreprise. Contrairement à une idée reçue, ce n'est pas du piston : la personne cooptée suit le même processus de recrutement que n'importe quel autre candidat.

L'objectif premier est d’accélérer le recrutement, en facilitant le sourcing de candidats. S'appuyer sur le réseau de ses collaborateurs pour attirer des profils qualifiés aide à réduire les délais de recrutement et les coûts associés.

Qu'est-ce qu'une politique de cooptation ?

Un programme de cooptation bien construit doit définir :

• Les récompenses prévues (primes, avantages,...)
• Les personnes concernées (salariés, anciens collaborateurs, partenaires...)
• Les postes éligibles
• Les critères et les règles du programme (qui peut coopter qui, limites, etc.)
• Les outils de communication pour promouvoir le programme de cooptation
• Le suivi des candidatures et l'implication des recruteurs
• Les critères et les règles du programme (qui peut coopter qui, limites, etc.)
• Le rôle et la reconnaissance sociale des coopteurs

Trop souvent, les programmes de cooptation sont rigides et peu engageants. Pourtant, une politique efficace doit être simple, accessible à tous et bien animée !

Nous avons répertorié 7 erreurs communes à éviter dans l’élaboration de vos programmes de cooptation.

Erreur n°1 : Ne pas appliquer la bonne rémunération

La rétribution de votre réseau de coopteurs est la clé d’une bonne politique. Si le montant de la prime est trop faible, les salariés ne seront pas motivés. Trop élevé, elle risque d'attirer des candidatures opportunistes.

Nos bonnes pratiques :

• Adapter la rémunération selon la rareté du profil
• Comparer avec les standards du marché
• Mettre en place une prime progressive : à l'acte, à l'embauche, après la période d'essai...

Concrètement, pour la rémunération, nous proposons le schéma suivant :

• 100 euros par acte de cooptation
• 1500 euros l’embauche
• 2000 euros l’embauche après période d’essai
• 5000-10000 euros la prime exceptionnelle pour profils rares

💡 Exemple :  La Société Générale a lancé le programme "1 Ambassadeur = 1 Talent", offrant des primes allant jusqu'à 2 000 € aux employés recommandant avec succès des candidats qualifiés. Cette initiative encourage les collaborateurs à participer activement au recrutement en les motivant financièrement.

Erreur n°2 : Ne pas animer la communauté

Un programme de cooptation ne peut pas fonctionner sans engagement. Nous vous conseillons de créer une communauté autour de la cooptation et d’organiser des événements pour l’animer. Si les collaborateurs ne sont pas stimulés régulièrement, la participation sera faible.

Nos bonnes pratiques :

• Mettre en place des challenges et récompenser les meilleurs coopteurs
• Créer des espaces d'échange (Slack, newsletters internes...)
• Organiser des événements dédiés (ex. : petit-déjeuner, afterwork spécial cooptation)
• Partager des témoignages de salariés qui ont coopté et qui en ont retiré une expérience positive

💡 Exemples :

La Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes s’appuie sur des ambassadeurs digitaux. Ils ont pour rôle d’accompagner les collaborateurs sur leur utilisation de l’outil utilisé, pour le programme de cooptation.

IBM France a mis en place le réseau "Millenials", destiné aux salariés de moins de 35 ans, avec un challenge trimestriel et des primes supplémentaires. Résultat, l'implication a grimpé en flèche !

Erreur n°3 : Ne pas impliquer les recruteurs

Les recruteurs doivent jouer un rôle actif dans la promotion et le suivi des cooptations. Ils restent les leaders des recrutements, et sans leur soutien, un programme de cooptation manque de dynamisme.

Nos bonnes pratiques :

• Leur attribuer des KPI spécifiques sur la cooptation (ex. : % des recrutements issus de cooptation)
• Mettre en place un suivi rapide des candidatures issues de la cooptation
• Leur apprendre à valoriser les coopteurs (remerciements, mises en avant)
• Leur fournir un kit avec des templates pour animer la cooptation

💡 Exemple : Un recruteur peut utiliser la fonctionnalité d’un ATS pour envoyer un message personnalisé à chaque coopteur afin de le remercier et de lui donner des nouvelles du candidat coopté. Ce simple geste boosterait la participation de son réseau de coopteurs !

Erreur n°4 : Faire des programmes trop lourds et complexes

Si coopter un candidat demande trop d'efforts (formulaires longs, procédures rigides...), les salariés ne participeront pas. Comme pour un achat, il faut simplifier la démarche pour faciliter le passage à l’action. 

Nos bonnes pratiques :

• Simplifier le processus (1 formulaire court)
• Éviter la surabondance de règles et de contraintes
• Permettre la cooptation via mobile ou outils collaboratifs
• Éviter les kits de cooptation trop longs : un visuel clair + 3 règles suffisent

💡 Exemple de kit de cooptation : 

Un kit de cooptation est un ensemble de ressources et d'outils mis à disposition des collaborateurs pour les encourager et les guider dans le processus de recommandation de candidats. Voici les éléments essentiels que ce kit devrait contenir :

1. Une présentation succincte du programme de cooptation : du fonctionnement, de ses objectifs et des avantages de la cooptation pour l'entreprise et les employés.
   
2. Une procédure de recommandation détaillée sur la manière de soumettre une candidature, les informations requises et les étapes à suivre.
3. La liste des opportunités disponibles pour lesquelles les collaborateurs peuvent recommander des candidats.
4. Le formulaire de recommandation (document ou lien) où les employés peuvent saisir les informations du candidat recommandé.
5. Le barème des récompenses offertes en cas de recrutement réussi grâce à une recommandation, qu'il s'agisse de sommes d'argent, de chèques cadeaux ou d'autres formes de reconnaissance.
   
6. Des supports de communication - modèles d'e-mails, des messages types ou des visuels - que les collaborateurs peuvent utiliser pour partager les offres d'emploi au sein de leur réseau.
7. Une section FAQ répondant aux questions fréquemment posées pour clarifier les doutes et faciliter la participation des employés.

Pour assurer l'efficacité de ce kit, il est essentiel qu'il soit simple, accessible et attrayant. Une présentation soignée, avec des éléments visuels en accord avec la charte graphique de l'entreprise, renforcera l'engagement des collaborateurs.

Erreur n°5. Ne pas pousser la reconnaissance sociale

L'argent ne suffit pas toujours à motiver les collaborateurs. La reconnaissance joue un rôle clé dans l'engagement. Il est recommandé de mettre en avant la reconnaissance sociale des coopteurs, par exemple en organisant des événements dédiés ou en les valorisant dans les communications internes.

Nos bonnes pratiques :

• Mettre en avant les meilleurs coopteurs en interne (événements, slack, intranet, newsletter …).
• Un "Hall of Fame" des meilleurs coopteurs avec des interviews internes et des cadeaux symboliques.
• Offrir des avantages non financiers (jours de congé, chèques cadeaux...)
• Créer un "club des coopteurs" avec des avantages exclusifs
• Publier des remerciements publics en interne (Slack, intranet, newsletter)

💡 Exemple : Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes a mis en place 3 actions pour promouvoir les réussites de son programme :

• Un billet dédié sur le fil d’actualité de leur plateforme de cooptation avec le TOP 5 des coopteurs les plus actifs.
• L’envoi d’une boîte de biscuits pour remercier ces coopteurs-collaborateurs engagés.
• La parution d’une double page consacrée dans leur journal interne avec une interview coopteur/coopté.

Erreur n°6. Ne pas mener de campagne de communication

Un programme de cooptation doit être visible et compréhensible par tous pour être efficace. Si vous ne communiquez pas régulièrement dessus, il ne décollera pas ou tombera aux oubliettes après la phase de lancement.

Nos bonnes pratiques :

• Créer un branding autour du programme (nom, logo, visuels...)
• Multiplier les supports de communication (affiches, mails, réunions, vidéos...)
• Envoyer des rappels et partager des résultats pour maintenir l'intérêt

💡 Exemple : 

La société ENEDIS a décidé d’embarquer ses collaborateurs via une vidéo avec leur plateforme Power Cooptation. 

Autres exemples de campagne de communication : 

• Un kakemono à l’entrée du siège pour sensibiliser les collaborateurs sur la nouveauté.
• Des affiches disposées dans les locaux, les salles de pause ou les couloirs pour que chaque collaborateur soit informé du programme.
• Des flyers glissés avec la fiche de paie pour distribuer au personnel.
• Envoi de newsletters internes avec des success stories.

Erreur n°7. Ne pas avoir d'outil de suivi

Dans une entreprise en croissance, gérer la cooptation sans outil adapté peut vite devenir ingérable. Les candidatures peuvent se perdre, et le suivi des primes peut devenir chaotique.

Nos bonnes pratiques :

• Utiliser un outil de suivi pour centraliser et automatiser le suivi des cooptation (exemple : l’ATS Flatchr le propose)
• Fournir une vision claire aux coopteurs sur l'avancement des candidatures
• Mettre en place des indicateurs de performance (nombre de cooptés, taux d'embauche...) 
• Assurer un reporting régulier sur la performance du programme
• Intégrer la cooptation dans le parcours employé dès l’onboarding

💡 Exemple : 

Utiliser un ATS (comme Flatchr par exemple) contribue à réduire le temps et les erreurs de suivi. En automatisant le processus de cooptation, vous optimisez et gagnez en clarté.

Conclusion 

Ce qu’il faut retenir pour réussir l’animation de votre programme de cooptation : 

1. Vos collaborateurs sont les piliers du programme, il est essentiel de créer une communauté et de mettre en place des actions de reconnaissance sociale.
2. Comme toute politique, un programme de cooptation doit être structuré, animé et suivi. Des outils dédiés sont nécessaires pour adopter la bonne méthode. 
3. Une telle démarche doit être portée par la direction et les managers pour être efficace et suivie par l’ensemble du personnel.
4. Plus c’est simple, mieux c’est. Ça vaut aussi pour les programmes de cooptation : concevez un kit simple et accessible à tous.
5. Enfin, communiquez, communiquez, communiquez. 

Les entreprises choisissent d’implémenter le recrutement par cooptation pour améliorer la satisfaction des collaborateurs et/ou pour réduire le coût et le temps de recrutement. Mais les études montrent que la cooptation permet également d’apporter “davantage de diversité”. 

Un programme de cooptation est un levier stratégique, à la fois pour optimiser ses recrutements et pour renforcer sa marque employeur. C’est également un vecteur d’inclusion pour les entreprises, permettant de favoriser une diversité de talents au sein des équipes.

Flatchr permet de simplifier la gestion de vos cooptations en automatisant le suivi, en facilitant la communication et en offrant une expérience fluide pour les coopteurs comme pour les recruteurs.