Tout savoir sur la cooptation

Selon une étude QAPA, plus de 89% des recruteurs pratiquent la cooptation au sein de leur entreprise. Quels sont les avantages de la cooptation ?

Pour l’employeur

Moins de temps, plus de profils qualifiés

Selon une étude publiée par Qapa, 98% des cooptations concernent des profils confirmés ou experts. Idéal pour trouver des profils pénuriques !
 
Cette technique de recrutement permet aussi d'accéder à la "zone grise". Autrement dit, aux candidats qui ne recherchent pas activement un emploi, mais qui restent ouverts aux opportunités.

En effet, la cooptation permet d'entrer en contact avec des profils qualifiés qui peuvent être difficiles à attirer. En utilisant le réseau de ses collaborateurs, l'entreprise n'a pas à passer des heures à sourcer des profils, démarcher les candidats attractifs, etc. 

Selon une étude Jobvite, le recrutement par cooptation prend en moyenne 29 jours, contre 39 jours pour un recrutement "classique" avec une diffusion sur les jobboards, etc.
Le sourcing est effectué par les salariés, ce qui fait économiser un temps précieux pour l'entreprise !

Améliorer sa marque employeur

Un programme de cooptation bien structuré renforce la réputation de l’entreprise. En impliquant les collaborateurs dans le processus de recrutement, l’entreprise montre qu’elle leur fait confiance et valorise leur réseau.
De plus, un salarié qui recommande un candidat devient un ambassadeur de son entreprise. Il partage une image positive de son environnement de travail, ce qui contribue à attirer de nouveaux talents. Une bonne image employeur favorise également la fidélisation des collaborateurs et réduit le turnover.

Pour le coopteur

Des collaborateurs plus engagés

La cooptation renforce le sentiment d'appartenance de la part des coopteurs . Ils se sentent plus valorisés. Ce ne sont plus de simples collaborateurs, ils deviennent de vrais ambassadeurs, prêts à prôner les valeurs et la culture de l'entreprise. 

Prime de cooptation

La prime de cooptation est une récompense financière ou en nature offerte aux salariés qui recommandent un candidat embauché avec succès. Son montant varie selon l’entreprise et le poste, allant de quelques centaines à plusieurs milliers d’euros. Au-delà de l’aspect financier, elle valorise le coopteur en le positionnant comme un acteur du recrutement, renforçant ainsi sa reconnaissance interne. De plus, en intégrant une personne de confiance dans l’équipe, elle améliore l’environnement de travail et la cohésion entre collègues, créant un cercle vertueux bénéfique pour tous.

Amélioration de l’environnement de travail

En cooptant un candidat, un salarié a l’opportunité d’intégrer une personne avec qui il s’entend bien et dont il connaît les compétences. Résultats :

• Un environnement de travail plus agréable
• Une meilleure communication et cohésion d’équipe
• Moins de conflits internes liés à des recrutements inadéquats

Pour le coopté

Un gain de temps par rapport à un processus classique

Un candidat coopté bénéficie d’un processus de recrutement plus rapide. Son profil étant directement recommandé en interne, il évite souvent la phase de tri des CV et accède plus vite aux entretiens.

Un alignement plus probable avec l’entreprise

Un candidat recommandé par un salarié a de fortes chances de bien correspondre à la culture de l’entreprise. Il est déjà informé sur le fonctionnement interne, les valeurs et les attentes, ce qui facilite son intégration et limite les risques de déception.

De plus, il peut poser des questions en amont à son coopteur pour mieux comprendre les enjeux du poste et s’assurer que l’environnement de travail lui convient.

Accéder au marché caché de l’emploi

De nombreux postes ne sont jamais publiés sur les jobboards et sont pourvus uniquement via le réseau. Grâce à la cooptation, un candidat peut accéder à ces opportunités exclusives et augmenter ses chances de décrocher un poste qui correspond parfaitement à ses attentes.

La cooptation est un véritable stratégie de recrutement qui porte réellement ses fruits, à condition qu'on y accorde la préparation nécessaire. 

Définissez les objectifs du programme de cooptation

Avant de lancer un programme de cooptation, clarifiez vos attentes :

• Quels types de profils souhaitez-vous recruter ?
• Quel volume de recrutements espérez-vous via la cooptation ?
• Quels KPI suivre (nombre de recommandations, taux de conversion, délais de recrutement) ?

Déterminez les règles du jeu

• Qui peut coopter ? (Tous les employés, seulement certains services, etc.)
• Qui peut et ne peut pas être recommandé par vos collaborateurs ?
• Quels postes sont ouverts à la cooptation ?
• A qui s'adresser lorsqu'ils souhaitent recommander quelqu'un ?
• Quel outil utiliser pour la recommandation ?
• Quel processus suivre ? 
• Montant et conditions de la prime (paiement en une ou plusieurs fois, montant fixe ou variable selon le poste)
• Conditions de validation (Exemple : prime versée après la fin de la période d’essai du coopté).

De nombreuses questions se posent, alors définissez, en collaboration avec les managers, des règles adaptées aux valeurs de votre entreprise.

Définissez une prime de cooptation attractive pour mobiliser vos collaborateurs

La prime de cooptation n'est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée. Elle incite les collaborateurs à recommander des profils qualifiés de leur réseau. Elle peut être versée sous forme de prime monétaire, de chèque cadeau, de chèque vacances, ou autre. 
 
Pour les primes monétaires, le versement est souvent fait en deux temps. Une partie à l’embauche du candidat, et l'autre partie est versée lorsque le candidat termine sa période d’essai.

Concernant le montant de la prime de cooptation, tout dépend de l'entreprise, du profil du candidat, du caractère pénurique du poste. Logiquement, plus un profil est rare, plus la prime de cooptation sera élevée. 

Evidemment, il n'y a pas d'obligations et de règles établies alors n'hésitez pas à faire preuve d'inventivité, en proposant des concours, des voyages ou des challenges, qui récompenseraient les salariés ayant réalisé le plus de cooptations par exemple. Les possibilités sont larges !

Valorisez votre programme de cooptation

Pour vraiment tirer parti de votre programme de cooptation, il faut que vous en parliez à tout le monde !

Vos équipes doivent comprendre tous les enjeux et les bénéfices de cette stratégie de recrutement. D'autant plus que les acteurs du recrutement sont, tout simplement, vos collaborateurs. Il est alors primordial qu'ils soient parfaitement au courant des bonnes pratiques de votre programme.
Pour alerter les troupes, élaborez une communication claire et engageante :

• Lancez une annonce en interne (Slack, réunion, email, intranet…).
• Créez du contenu attractif (infographies, vidéos explicatives, FAQ).
• Formez les managers et ambassadeurs pour qu’ils relaient le programme.
• Communiquez régulièrement sur les pénuries de talents auxquelles vous faites face. 
• Communiquez sur les offres d’emploi en interne : avec des newsletters, etc
• Assurez-vous que les valeurs de l’entreprise sont bien véhiculées par les collaborateurs.

Mettez en place un processus simple et fluide

Simplifiez le processus de cooptation grâce à :

• Un formulaire de cooptation rapide (via un ATS, un Google Form, un email dédié).
• Un suivi transparent du statut des recommandations.
• Une réponse rapide aux coopteurs (même en cas de refus de la candidature).

Par exemple, via l'ATS Flatchr, vos équipes peuvent coopter aisément à tout moment depuis Linkedin, Google Chrome ou par mail, y compris avec un mail personnel. L'interface est simple, intuitive et conviviale pour leur permettre de gérer leurs cooptations très facilement. Vous pouvez même personnaliser votre programme de cooptation et lancer des campagnes animées en créant des défis pour gamifier le processus. Tout est centralisé dans l'ATS. 

Capture d'écran de l'outil de cooptation Krakn de Flatchr

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La cooptation est l'un des canaux de recrutement les plus rentables, à condition d'être encadrée correctement. 

Pour qu'un programme de cooptation atteigne son plein potentiel, il faut que les récompenses soient bien pensées, mais aussi bien gérées. Gérer la cooptation sur un tableur Excel peut être rapidement compliqué, source d’erreurs, et très chronophage. Pour éviter cela, certains outils comme les SIRH ou les ATS intègrent un module de cooptation directement au processus de recrutement. Vous pouvez ainsi suivre la candidature du coopté très facilement et sécuriser l'expérience candidat à toutes les étapes du recrutement !