Comment communiquer efficacement sur son programme de cooptation ?

La cooptation est un levier de recrutement puissant qui repose sur la recommandation des employés. En sollicitant leur réseau, les entreprises peuvent attirer des talents qualifiés, souvent mieux intégrés à la culture d'entreprise. Ce mode de recrutement est également plus rapide et moins coûteux qu’un processus classique.

Mais pour que la cooptation fonctionne, encore faut-il que les collaborateurs soient bien informés et motivés à y participer. Une communication interne mal structurée peut freiner l'adhésion au programme et réduire son impact.

Alors, comment  communiquer efficacement sur son programme de cooptation et engager ainsi ses équipes ? Cet article vous donne les clés pour une communication efficace et vous livre les bonnes pratiques à adopter. 

Pourquoi la communication est un facteur clé du succès de votre programme de cooptation ?

Les freins courants à la participation des employés au programme de cooptation

Si la communication autour d’un programme de cooptation est mauvaise, ce dernier risque d’être moins efficace et d’attirer peu de participants.

• Un manque de clarté sur les critères et les modalités, laissant les employés dans l’incertitude sur la manière dont ils peuvent recommander un candidat.
• Une méconnaissance des avantages et des récompenses, ce qui réduit la motivation à participer.
• Une perception erronée d’un processus long ou complexe, pouvant décourager ceux qui pensent que la démarche nécessitera trop d’efforts.
• Un désengagement global face aux initiatives RH mal relayées, particulièrement si les employés n’ont pas conscience de l’impact positif de la cooptation sur l’entreprise et sur leur propre carrière.
• L’absence d’un suivi clair et transparent, qui peut donner l’impression que les recommandations ne sont pas prises en compte ou valorisées.
• Un manque de reconnaissance des collaborateurs impliqués, entraînant une baisse d’engagement sur le long terme.

Les bénéfices d’une communication bien structurée pour votre programme de cooptation

Une communication efficace permet :

• Une meilleure adoption du programme, en donnant aux employés toutes les informations nécessaires pour participer facilement.
• Une augmentation du nombre de cooptations, grâce à une sensibilisation accrue et une mise en avant des avantages pour les collaborateurs.
• Une amélioration de la qualité des recrutements, car les employés recommandent des profils qui correspondent aux attentes et à la culture de l'entreprise.
• Un renforcement du sentiment d’appartenance et de l'implication des collaborateurs, en leur donnant un rôle actif dans la croissance de l'entreprise.
• Une réduction du turnover, car les nouveaux talents intégrés via la cooptation s'adaptent souvent mieux et restent plus longtemps en poste.
• Une optimisation du temps et des coûts de recrutement, en diminuant la dépendance aux canaux de recrutement classiques et en réduisant le délai d’embauche.

Des entreprises ont su structurer leur communication interne autour de la cooptation, avec des résultats probants en termes d'engagement et de volume de recrutements issus de la cooptation.

Les piliers d’une communication interne réussie sur la cooptation

Pour garantir l'efficacité d’un programme de cooptation, il est essentiel de structurer la communication interne autour de plusieurs piliers clés :

1. Clarté et simplicité du message

Les collaborateurs doivent comprendre facilement comment fonctionne la cooptation et pourquoi elle est avantageuse.

• Explication du processus en quelques étapes claires : Qui peut coopter ? Comment recommander un candidat ? Quels sont les délais ?
• Précision sur les profils recherchés et les critères d’éligibilité pour éviter les cooptations inutiles.
• Transparence sur les récompenses et les délais d’attribution pour motiver les collaborateurs.

Exemple :

Voici un modèle d’email à diffuser :

"Recommandez un talent et participez à notre programme de cooptation en 3 étapes simples :

1. Proposez un candidat via [plateforme interne].
2. Suivez son processus de recrutement.
3. Recevez une récompense si son embauche est validée !"

2. Multicanal : utiliser les bons supports

Chaque employé consulte l’information sur des supports différents, il est donc crucial de diversifier les canaux :

• Emails et newsletters internes : présentation du programme et rappels réguliers.
• Affichage dans les locaux : une affiche impactante avec un QR Code redirigeant vers la plateforme de cooptation.
• Outils de communication digitale (Slack, Teams, intranet) : messages engageants et rappels stratégiques.
• Réunions et séminaires : explications interactives et storytelling.
• Webinaires et FAQ en ligne : pour répondre aux interrogations et lever les freins à la participation.

3. Valorisation des participants et des résultats

Mettre en avant ceux qui participent booste l’engagement :

• Témoignages d’employés ayant coopté pour illustrer l’impact positif.
• Visibilité des meilleurs coopteurs via l’intranet, un écran TV interne ou une communication régulière.
• Partage des résultats du programme : "Grâce à la cooptation, nous avons recruté 10 talents en 6 mois !"
• Récompenses et incentives : primes, bons cadeaux, jours de congé supplémentaires.
• Création d’un club des coopteurs pour valoriser les participants les plus actifs.
• Suivi et feedback personnalisés pour informer les employés de l’évolution de leurs recommandations.

Exemples de stratégies de communication pour booster la cooptation

Pour rendre un programme de cooptation plus efficace, il faut utiliser des stratégies de communication adaptées aux employés et aux objectifs de l’entreprise. Voici trois approches concrètes détaillées par étapes :

Exemple 1 - Communication directe et engageante

1. Lancer une campagne d’emailing impactante : envoyer un message clair expliquant le fonctionnement du programme, les profils recherchés et les récompenses.
2. Créer une annonce visuelle sur Teams ou Slack : partager une infographie détaillant le processus en quelques étapes simples.
3. Organiser une réunion d’information : dédiée à la cooptation, avec une session de questions-réponses.
4. Mettre en place une FAQ dédiée : accessible via l’intranet, pour répondre aux interrogations des employés.
5. Envoyer des relances régulières : via une newsletter interne, mettant en avant des témoignages et des réussites.

Un exemple concret est celui d'ENEDIS, qui a lancé la plateforme "Power Cooptation" pour optimiser son programme de cooptation. L'entreprise a mis en place une communication interne efficace, incluant une vidéo explicative détaillant le fonctionnement du programme, les avantages pour les employés et l'impact positif sur l'entreprise. Cette approche a permis d'accroître la participation des collaborateurs et d'améliorer la qualité des recrutements. (Source)

Exemple 2 - Affichage dynamique et visuel

1. Créer une affiche avec QR Code : celui-ci redirige directement vers la plateforme de cooptation.
2. Concevoir une bannière dynamique pour les espaces internes : affichée sur les écrans TV de l’entreprise.
3. Rendre les récompenses visibles : présenter clairement les primes et incitations disponibles.
4. Varier les formats de communication : affiches physiques, slides de présentation en salle de pause, stickers sur les ordinateurs, etc.
5. Mettre en avant les résultats : afficher le nombre de recrutements réussis grâce à la cooptation.

Par exemple, chez LeHibou, l’équipe a lancé une campagne interne originale pour motiver et engager ses collaborateurs. L’inspiration ? Les célèbres affiches de recrutement de l’armée de terre et leur slogan accrocheur "Engagez-vous !". L’idée était simple : mettre en avant les avantages concrets de l’entreprise et valoriser les dispositifs de reconnaissance mis en place.

Pour donner vie à cette initiative, l’équipe a mis les collaborateurs à l’honneur en organisant une séance photo et en créant des affiches sur le thème "Coopte ton pote". Celles-ci mettaient en avant les montants des primes, les systèmes de reconnaissance en fin d’année et les récompenses attribuées aux équipes les plus performantes. Disposées dans tous les bureaux, ces affiches ont peu à peu capté l’attention des collaborateurs et renforcé leur engagement.

Exemple 3 - Utilisation d’un ambassadeur interne

1. Identifier des ambassadeurs volontaires : des collaborateurs motivés pour promouvoir le programme.
2. Former ces ambassadeurs : leur fournir un kit de communication avec des arguments clés et des visuels à partager.
3. Diffuser des témoignages vidéo : montrant les expériences réussies des employés ayant coopté.
4. Créer un challenge de cooptation : récompensant les meilleurs coopteurs chaque trimestre.
5. Organiser des événements internes : webinaires, petits-déjeuners ou afterworks dédiés à la cooptation.

En combinant ces stratégies, les entreprises peuvent renforcer l’adhésion des employés et améliorer le nombre et la qualité des cooptations.

Exemple 4 - Gamifier la cooptation

1. Lancer des défis de cooptation : mettre en place un système de challenge où les employés accumulent des points à chaque recommandation.
2. Créer un classement des meilleurs coopteurs : afficher les employés ayant réalisé le plus de cooptations sur un tableau digital interne ou via l’intranet.
3. Intégrer des récompenses progressives : offrir des primes, cadeaux ou avantages en fonction du nombre de cooptations réussies.
4. Communiquer régulièrement sur les classements et gagnants : mettre en avant les meilleurs coopteurs dans la newsletter interne et lors d’événements d’entreprise.

Exemple : 

L'outil Krakn de Flatchr est une plateforme qui permet de gamifier la cooptation grâce à l'organisation de défis.  Des notifications de progession sont envoyées aux collaborateurs.

Recommandations finales

Pour améliorer la communication interne autour de la cooptation, voici les prochaines étapes à suivre :

1. Réaliser un audit de la communication actuelle sur la cooptation afin d’identifier les forces et les axes d’amélioration.
2. Définir une stratégie multicanale adaptée en combinant emails, affichages, réunions et outils digitaux pour maximiser l’impact.
3. Mettre en place des indicateurs de suivi (taux de participation, nombre de recrutements issus de la cooptation) afin d’analyser les performances du programme.
4. Tester différentes approches et ajuster en fonction des retours des employés et des résultats obtenus.
5. Encourager une dynamique continue en renouvelant régulièrement les actions de communication et en valorisant les succès.

Et vous, comment communiquez-vous sur votre programme de cooptation ?