L’ATS pour ses recrutements : le guide complet (définition, fonctionnalités, implémentation…)

Définition : qu’est-ce qu’un ATS ?

Définition de l’ATS

Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel de suivi des candidatures qui centralise les offres d’emploi, la réception des CV, le tri, la collaboration des recruteurs et la communication avec les candidats pour piloter tout le processus de recrutement, du sourcing au reporting, en conformité RGPD.

Origine et acronymes

Littéralement, ATS (Applicant Tracking System) signifie « Système de Suivi des Candidats ».

Ce terme est apparu dans les années 1990, aux États-Unis, avec la digitalisation progressive des processus RH. Les grandes entreprises, confrontées à des volumes de candidatures de plus en plus importants, ont commencé à développer des outils internes capables de centraliser et d’automatiser le suivi des candidats.

Au départ, ces systèmes servaient principalement à enregistrer et classer les CV reçus par e-mail ou via des portails d’emploi. Avec le temps, leur rôle s’est considérablement élargi : publication d’offres, gestion du pipeline de recrutement, communication avec les candidats, reporting, et plus récemment, intégration d’intelligence artificielle pour le tri et le matching des profils.

Aujourd’hui, le mot ATS désigne un logiciel complet de gestion du recrutement, utilisé aussi bien par les TPE/PME que par les grands groupes ou les acteurs du secteur public. Il s’agit d’un pilier central du recrutement moderne, au même titre qu’un CRM pour les équipes commerciales.

Le glossaire de l’ATS (A-Z)

Parce qu’entre acronymes et anglicismes, le jargon du recrutement peut vite ressembler à une autre langue, voici un petit glossaire pour s’y retrouver :

• ATS (Applicant Tracking System) : le logiciel qui centralise et pilote tout le processus de recrutement ;
• CRM Talents : le cousin du CRM commercial, mais dédié à la gestion et à la relance de votre vivier de candidats ;
• DPA (Data Processing Agreement) : le contrat qui encadre la gestion et la protection des données personnelles, pour rester conforme au RGPD ;
• Kanban : une vue visuelle du pipeline, souvent utilisée dans les ATS : chaque carte représente un candidat, que l’on déplace de colonne en colonne (postulé → entretien → embauche). Simple, fluide et très pratique ! ;
• Matching : l’algorithme qui rapproche un profil candidat d’une offre grâce à des mots-clés ou à l’IA ;
• Multidiffusion : la publication automatique d’une offre sur plusieurs sites emploi et réseaux sociaux en un clic ;
• Parsing : la technologie qui lit et extrait automatiquement les informations d’un CV (nom, compétences, expérience…) ;
• Pipeline : la “vue d’ensemble” des étapes du recrutement, de la candidature à l’embauche ;
• Scorecard : une grille d’évaluation utilisée pour comparer les candidats sur des critères objectifs ;
• SLA (Service Level Agreement) : les engagements de service du fournisseur ATS (disponibilité, support, délai de réponse) ;
• Sourcing : l’art (et la science) de trouver des candidats potentiels, même s’ils n’ont pas encore postulé ;
• Workflow : le processus automatisé qui définit qui fait quoi, quand et à quelle étape du recrutement.

En clair : le vocabulaire ATS peut sembler technique, mais derrière ces termes se cachent simplement des outils conçus pour simplifier la vie des recruteurs.

À qui s’adresse un ATS ?

Un ATS n’est pas réservé aux grandes entreprises, loin de là ! Aujourd’hui, toutes les structures qui recrutent régulièrement peuvent en tirer parti :

• TPE & PME : pour gagner du temps, structurer leurs recrutements et éviter les allers-retours interminables par e-mail ;
• ETI & grands groupes : pour centraliser les candidatures, collaborer entre managers et suivre la performance de leurs campagnes ;
• Secteur public & associations : pour assurer la transparence, respecter les obligations légales et offrir une expérience candidat moderne.

En résumé : dès qu’une organisation reçoit plus de quelques candidatures par mois, un ATS devient vite un allié indispensable pour gérer les recrutements efficacement.

Comment fonctionne un ATS ? (le parcours étape par étape)

Littéralement, ATS (Applicant Tracking System) signifie "Système de Suivi des Candidats" ; mais en général, nous parlons plutôt d'outil de gestion du recrutement car les ATS modernes ont bien évolué. Ils ne se limitent plus qu'au suivi des candidats. Ils pilotent tout le processus de recrutement dans son ensemble, du sourcing au recrutement.

L'ATS peut être directement intégré à un CRM, ou un logiciel SIRH dans lequel tous les autres processus RH sont intégrés (paie, formation, onboarding, etc.). Il peut aussi être un logiciel unique dédié au recrutement avec un accès en ligne (aussi appelé "logiciel SaaS") ce qui est avantageux car il ne nécessite aucune installation sur les postes des collaborateurs. En somme, l'ATS est un outil doté de toute une suite de modules pensés pour le recrutement et qui s'adaptent à vos besoins.

Les fonctionnalités principales de la plupart des ATS du marché

Voici les grandes fonctionnalités que l’on retrouve chez la majorité des solutions du marché :

#1. Multidiffusion des offres

Un bon ATS permet de publier une offre d’emploi en un clic sur plusieurs canaux : jobboards, réseaux sociaux, site carrière, ou encore intranet.

Objectif : gagner du temps et maximiser la visibilité de vos annonces, sans avoir à jongler entre plusieurs plateformes.

#2. Parsing & classement des CV

Grâce au parsing, l’ATS lit automatiquement les CV et en extrait les informations clés (nom, compétences, expérience, formation…).

Ces données alimentent une base consultable, souvent enrichie d’un système de matching sémantique pour repérer les meilleurs profils selon vos critères.

#3. Pipeline & workflows

C’est le cœur visuel de l’ATS : chaque candidat progresse à travers un pipeline (ou une vue kanban) représentant les étapes du recrutement.

Les recruteurs peuvent y ajouter des notes, attribuer des scores, automatiser les actions répétitives et personnaliser leurs templates.

Résultat : un processus clair, homogène et facilement partageable avec les managers.

#4. Communication & expérience candidat

Fini les silences radio ! L’ATS centralise la communication : envoi d’emails, de SMS, planification d’entretiens et gestion des rendez-vous.

Certains outils proposent même des séquences automatisées pour tenir le candidat informé à chaque étape du process.

Une communication fluide = une meilleure expérience candidat et une marque employeur renforcée.

#5. Collaboration & droits

Le recrutement devient une mission collective. Les recruteurs, managers et RH peuvent commenter les profils, donner leur avis, valider une étape ou attribuer un score.

Chaque utilisateur dispose de droits spécifiques (lecture, modification, validation…) pour assurer une gestion sécurisée et transparente.

#6. Reporting & KPIs

Les ATS fournissent des tableaux de bord et des indicateurs de performance essentiels :

• Time-to-hire (délai moyen de recrutement) ;
• Cost-per-hire (coût moyen par embauche) ;
• Source des candidatures (jobboards, cooptation, site carrière, etc.).

Ces données permettent de piloter vos actions RH comme un vrai service marketing.

Sécurité & conformité RGPD

Parce que recruter, c’est aussi gérer des données personnelles, les ATS intègrent désormais des modules de conformité RGPD :

• Consentement et base légale : chaque candidat doit donner son accord pour le traitement de ses données, avec une traçabilité claire dans l’outil ;
• Durées de conservation et purge : les ATS permettent de définir des délais automatiques de suppression ou d’anonymisation des données (ex. 24 mois après le dernier contact) ;
• Droits des candidats : accès, rectification, suppression : le candidat peut exercer ses droits directement, souvent via un lien ou un portail dédié ;
• Sécurité et registre des traitements : les meilleurs outils garantissent le chiffrement des données, l’hébergement au sein de l’UE, et la tenue d’un registre de traitements conforme aux exigences du RGPD.

Le futur des ATS : quelles seront les prochaines fonctionnalités ?

Le marché des ATS évolue vite, porté par l’IA, l’automatisation et les attentes croissantes des candidats. Voici les grandes tendances à suivre pour les prochaines années :

#1. IA générative & assistance recruteur

Les ATS intègrent désormais des assistants IA capables de rédiger des descriptions de poste, de suggérer des questions d’entretien ou même de résumer des candidatures.

Objectif : faire gagner du temps aux recruteurs tout en améliorant la qualité des échanges.

#2. Matching sémantique & détection de soft skills

Fini le simple mot-clé. Les algorithmes sémantiques analysent désormais le sens global d’un profil, détectant les compétences comportementales (soft skills) et la compatibilité culturelle.

L’enjeu : identifier le bon potentiel, pas seulement le bon CV.

#3. Automatisation de la communication candidat

Les ATS deviennent de véritables assistants de relation candidat : relances automatiques, messages personnalisés, suivi en temps réel du statut d’une candidature…

Résultat : une expérience plus fluide et un taux de réponse candidat en nette hausse.

#4. Mesure avancée de la qualité d’embauche

Les outils de reporting vont plus loin en connectant les données de l’ATS à celles du SIRH. Cela permet de mesurer la qualité des recrutements (performance, engagement, rétention à 6 ou 12 mois).

Une approche data-driven qui transforme le recrutement en véritable levier business.

#5. Accessibilité & équité de l’algorithme

L’inclusivité devient un impératif. Les ATS de nouvelle génération veillent à garantir des processus équitables, sans biais liés au genre, à l’âge ou à l’origine.

En parallèle, l’accessibilité des interfaces (mobilité, lecture facilitée, compatibilité avec les lecteurs d’écran) devient un critère de choix à part entière.

Pourquoi mettre en place un ATS ?

Mettre en place un ATS, ce n’est pas seulement moderniser son recrutement : c’est transformer une suite de tâches chronophages en un processus fluide, mesurable et collaboratif.

Les bénéfices concrets d’un ATS pour une entreprise

#1. Gagner en performance

Un ATS permet de recruter plus vite et mieux.

Grâce à la centralisation des candidatures, à la multidiffusion et aux automatisations, le time-to-hire (délai moyen d’embauche) chute de manière significative. Les recruteurs peuvent aussi mesurer le cost-per-hire (coût moyen d’un recrutement) et identifier les canaux les plus rentables.

Résultat : une meilleure allocation du budget et une amélioration continue de la qualité des recrutements.

#2. Renforcer sa marque employeur et améliorer l’expérience candidat

Un candidat qui reçoit un suivi rapide et transparent garde une bonne image de votre entreprise, même s’il n’est pas retenu.

L’ATS facilite cette réactivité : notifications automatiques, emails personnalisés, formulaires accessibles sur mobile… Vous offrez une expérience fluide et professionnelle, gage d’une marque employeur forte et d’une réputation RH positive.

#3. Booster la productivité des recruteurs

L’ATS élimine les tâches répétitives : tri des CV, envoi d’emails, mise à jour du pipeline… tout se fait en quelques clics. Il favorise aussi la collaboration entre RH et managers, en centralisant les feedbacks et les validations.

Résultat : moins d’administratif, plus de temps pour l’essentiel (évaluer, convaincre et recruter les meilleurs profils).

#4. Garantir la conformité et la transparence

Recruter, c’est aussi traiter des données personnelles. Un ATS vous aide à rester conforme au RGPD, avec des fonctions de consentement, de gestion des durées de conservation et de suppression automatique.

Il trace chaque action (qui a accédé à quoi, quand et pourquoi), tout en garantissant un registre de traitements clair et exportable. De quoi allier efficacité, sécurité et transparence dans vos recrutements.

Les problématiques auxquelles peut répondre un ATS

Selon une étude de RégionsJob, 46% des RH utilisent un ATS et 18% envisagent de le faire. Si vous vous demandez pourquoi s'équiper d'un logiciel ATS, la réponse est très simple. Le rôle d'un logiciel de recrutement est tout simplement de vous faciliter la vie et gommer certaines de vos problématiques. En voici quelques-unes :

#1. Vous êtes impactés par la pénurie de candidats

Recruter des talents de qualité devient de plus en plus difficile pour tout type d'entreprises, et bientôt tout type de candidats. Pour trouver les pépites, vous allez devoir être proactif. Pour cela, l'ATS vous facilite la tâche.

Cet outil de recrutement dispose généralement d'un module de multidiffusion, qui vous permettra de diffuser vos annonces sur une multitude de sites emploi (généralistes et spécialisés) en seulement quelques clics. Grâce à cela, vous gagnez en visibilité et touchez donc plus de candidats.

Autre avantage : le sourcing. En tant que recruteur, vous ne pouvez plus vous permettre d'attendre les talents, il faut aller les chercher ! Certains ATS sont dotés d'un outil de sourcing, qui vous permettra de sourcer les meilleurs profils sur les réseaux sociaux professionnels et certaines CVthèques.

Pour gagner encore plus de temps il faut savoir que certains logiciels de recrutements peuvent s'interfacer avec des systèmes complémentaires comme les outils d’entretiens vidéos, d’évaluation des soft skills, etc.

#2. Vous perdez trop de temps à gérer les candidatures

C'est super de recevoir des candidatures, mais encore faut-il pourvoir les suivre assidûment ! Si vous n'êtes pas encore équipé d'un outil, vous devez passer un temps monstre à gérer les CV via votre boîte de réception, à les classer, à les transférer à vos collègues puis à répondre tous les candidats un par un.

On pense à tort qu'un ATS est réservé aux recruteurs qui croulent sous les candidatures, mais c'est complètement faux ! Toutes les étapes citées au dessus vous font perdre de précieuses minutes qui vous font perdre de précieuses heures rapportées sur votre semaine, même si vous recrutez ponctuellement.

Ce sont des heures que vous auriez pu passer à faire des tâches à plus forte valeur ajoutée et c'est en cela qu'un ATS va vous aider à :

• Recevoir toutes les candidatures sur une plateforme unique ;
• Recruter de manière collaborative avec les opérationnels et managers ;
• Programmer des réponses automatiques et personnalisées aux candidats ;
• Regrouper toutes les informations du candidat dans un endroit unique ;
• Créer une CVthèque avec des viviers de candidats intéressants ;
• Rester en conformité avec le RGPD.

#3. Vous souhaitez travailler votre marque employeur

La marque employeur représente un des plus gros enjeu pour les entreprises, et cela commence dès le recrutement.

Avec un ATS, vous pouvez vous créer une page carrière très facilement. Personnalisable et synchronisée avec vos recrutements en cours, elle est une véritable vitrine de votre entreprise et un réel atout également. En effet, elle permet d'imprégner le candidat de votre culture d'entreprise dès sa visite sur votre site internet.

Une belle expérience candidat est aussi un bon levier pour votre marque employeur, c'est pourquoi l'ATS vous permet de prendre soin de vos candidats en facilitant leur candidature ; par exemple, grâce à un module de candidature spontanée.

#4. Vous avez besoin d'analyser vos campagnes de recrutements 

Quel jobboard fonctionne le mieux pour tel poste ? Combien de candidats voyez-vous en moyenne par recrutement ? Combien de temps mettez-vous en moyenne pour réaliser un recrutement ?

L'ATS est un socle à partir duquel vous pouvez analyser toute votre stratégie de recrutement. Grâce à des rapports statistiques bien précis, vous pourrez dégager des tendances qui vous permettront d'optimiser vos campagnes de recrutements.

#5. Vous recrutez en collaboration avec vos équipes et en souhaitez être en conformité avec le RGPD

Recruter en équipe signifie échanger les CVs, relancer ses collaborateurs pour valider des profils, recueillir les retours de chacun. Sans outil, cela devient très compliqué et pas du tout en conformité RGPD.

Un logiciel de recrutement permet de simplifier la communication entre les recruteurs et les opérationnels. Toutes les parties prenantes ont accès à l'outil, et pourront agir sur les recrutements : commentaires sur les fiches candidats, notes des candidats, etc.

Et tout cela, en respectant pleinement les normes RGPD. En effet, dès lors que vous disposez d'un vivier de candidats via votre système de suivi des candidats, vous devez prendre en compte quelques éléments : la confirmation du consentement, les politiques de conservation des données, l'anonymisation des fiches candidats, etc. L'ATS vous permettra de ne plus avoir de problématiques liées au traitement de vos données.

Comment choisir son ATS ? La checklist

Choisir un ATS est une étape stratégique : le bon outil doit s’adapter à vos besoins, à votre volume de recrutement et à vos pratiques internes. Voici les critères essentiels à passer en revue avant de vous engager :

#1. Évaluer la couverture fonctionnelle

Un bon ATS doit couvrir l’ensemble du cycle de recrutement :

• Multidiffusion des offres (jobboards, réseaux sociaux, site carrière) ;
• Parsing des CV et recherche intelligente ;
• CRM talents pour gérer le vivier de candidats ;
• Évaluations intégrées (tests, formulaires, scorecards) ;
• Planification d’entretiens synchronisée avec vos calendriers.

L’objectif : disposer d’un outil tout-en-un, sans avoir à multiplier les solutions.

#2. Soigner l’UX & l’adoption interne

Un ATS efficace, c’est aussi un ATS utilisé ! Vérifiez la simplicité de navigation, la clarté des vues pipeline (ou kanban), et la compatibilité mobile pour recruter en toute flexibilité.

Pensez aussi à tester l’accessibilité : un outil intuitif favorise l’adhésion des managers et limite le besoin de formation.

#3. Vérifier les intégrations

Un ATS ne vit pas en vase clos. Il doit pouvoir se connecter à vos outils existants :

• SIRH ou paie ;
• Calendriers (Google, Outlook, Microsoft 365) ;
• Tests de personnalité ou techniques ;
• Outils de visioconférence (Zoom, Teams, Meet) ;
• Espaces de travail collaboratifs (Slack, Teams) ;
• Et bien sûr, une API ouverte pour assurer la compatibilité avec d’autres logiciels RH.

Une intégration fluide, c’est un gain de temps et une meilleure expérience utilisateur.

#4. Miser sur l’IA & l’automatisation

Les meilleurs ATS intègrent désormais des fonctionnalités intelligentes :

• Suggestions de profils pertinents selon vos critères ;
• Messages automatiques et relances candidates ;
• Préqualification intelligente pour repérer rapidement les meilleurs talents.

L’IA ne remplace pas le recruteur, elle l’aide à se concentrer sur la dimension humaine du recrutement.

#5. Assurer la sécurité & le bon hébergement des données

La conformité et la sécurité doivent être non négociables. Vérifiez :

• Le chiffrement des données (en transit et au repos) ;
• La localisation des serveurs (idéalement en Union européenne) ;
• Les certifications (ISO 27001, RGPD, hébergement HDS pour le secteur public).

Un ATS fiable doit protéger les données des candidats… et la réputation de votre entreprise.

#6. Évaluer le support & l’accompagnement

Un bon fournisseur d’ATS ne se limite pas à vendre un logiciel : il doit accompagner vos équipes.

• Onboarding clair et progressif ;
• Formation des utilisateurs ;
• Support client réactif (par chat, mail ou téléphone) ;
• SLA (Service Level Agreement) garantissant des délais d’intervention précis.

Le facteur humain du support fait souvent la différence à long terme.

#7. Analyser le coût total du projet

Ne vous limitez pas au prix affiché. Comparez le coût total de possession (TCO) :

• Licence ou abonnement mensuel
• Nombre d’utilisateurs et d’offres incluses
• Modules additionnels
• Frais de support, d’intégration ou de migration des données

Un bon ATS doit être un investissement rentable, pas une charge cachée.

En résumé : le bon ATS, c’est celui qui allie fonctionnalités puissantes, simplicité d’usage et accompagnement humain. Prenez le temps de tester, de comparer et d’impliquer vos équipes dès le départ : c’est la clé d’une adoption réussie.