Comment recruter de façon rentable ?

Un recrutement raté peut coûter entre 50 % et 200 % du salaire annuel du collaborateur remplacé*. Ce coût ne comprend pas seulement le temps passé à recruter. Il inclut également la perte de productivité, le temps de formation, la désorganisation des équipes, l'impact sur les clients et... la nécessité de recommencer le recrutement. Autrement dit, une erreur de recrutement peut rapidement représenter plusieurs dizaines de milliers d'euros.

Pourtant, lorsqu'elles cherchent à recruter de façon rentable, de nombreuses entreprises se concentrent uniquement sur le coût visible : le prix d'une annonce, d'un cabinet de recrutement ou d'un logiciel. La vraie question est ailleurs.

Un recrutement rentable n'est pas celui qui coûte le moins cher. C'est celui qui apporte le meilleur retour sur investissement. Dans cet article, découvrez comment mesurer la rentabilité de vos recrutements et les actions les plus efficaces pour recruter de façon rentable.

*Source : Society for Human Resource Management (SHRM), qui estime que le coût d'un mauvais recrutement peut représenter entre 50 % et 200 % du salaire annuel du salarié concerné, selon le niveau de poste et les coûts indirects associés.

Que signifie recruter de façon rentable ?

La rentabilité d'un recrutement ne se résume pas au budget dépensé pour publier une offre d'emploi. Un recrutement est rentable lorsqu'il crée plus de valeur qu'il n'en coûte à l'entreprise.

Autrement dit, le bon indicateur n'est pas : « Combien ce recrutement m'a-t-il coûté ? », mais plutôt : « Qu'est-ce que ce recrutement m'a rapporté ? »

Un recrutement rentable permet par exemple de :

• pourvoir rapidement un poste stratégique ;
• limiter les pertes liées à une vacance de poste ;
• réduire le temps consacré aux tâches administratives ;
• éviter un nouveau recrutement quelques mois plus tard ;
• améliorer durablement la performance de l'équipe.

Pour y parvenir, il est indispensable d'avoir une vision globale des coûts et de suivre les bons indicateurs.

Le coût d'un recrutement ne se limite pas aux annonces

Lorsqu'on demande à un dirigeant combien lui coûte un recrutement, il pense souvent aux dépenses visibles : une diffusion sur un jobboard, une campagne sponsorisée ou les honoraires d'un cabinet.

En réalité, ces dépenses ne représentent qu'une partie du coût total.

Il faut également prendre en compte :

• le temps consacré par les RH à rédiger l'offre, trier les candidatures et organiser les entretiens ;
• le temps mobilisé par les managers pour rencontrer les candidats et prendre une décision ;
• les éventuels outils utilisés (ATS, tests, sourcing, visioconférence...) ;
• le coût d'un poste resté vacant pendant plusieurs semaines (baisse de production, ventes perdues, surcharge des équipes, recours aux heures supplémentaires...) ;
• le temps nécessaire à l'intégration et à la montée en compétence du nouveau collaborateur ;
• le coût d'un remplacement si la période d'essai n'est pas concluante.

C'est pourquoi deux recrutements affichant exactement le même budget peuvent avoir une rentabilité totalement différente.

Par exemple, une entreprise qui dépense 800 € pour diffuser une offre mais recrute en deux semaines sera souvent plus rentable qu'une autre qui dépense seulement 200 €, mais met trois mois à pourvoir son poste.

Le coût du recrutement doit donc toujours être analysé avec son impact sur l'activité de l'entreprise.

Les indicateurs à suivre pour mesurer la rentabilité d'un recrutement

On ne peut améliorer que ce que l'on mesure. Pourtant, de nombreuses entreprises suivent uniquement le nombre de candidatures reçues ou le coût des annonces, alors que ces données ne suffisent pas à évaluer la performance d'un recrutement.

Voici les principaux indicateurs à suivre :

Le coût par recrutement

Il correspond au coût total engagé pour recruter une personne : diffusion des offres, outils, temps des équipes RH et managers, cabinet éventuel, etc. Il permet de comparer différents canaux ou différentes méthodes de recrutement.

Coût par embauche = Total des dépenses de recrutement ÷ Nombre d'embauches réalisées

Le délai de recrutement (Time to Hire)

Chaque jour où un poste reste vacant peut avoir un impact sur le chiffre d'affaires, la qualité de service ou la charge de travail des équipes. Réduire ce délai améliore souvent directement la rentabilité du recrutement.

Time to Hire = Date d'embauche − Date de réception de la candidature

Le taux de conversion des candidatures

Combien de candidats passent de la candidature à l'entretien ? Combien acceptent finalement votre offre ?

Un faible taux de conversion peut révéler un processus trop long, une offre peu attractive ou un manque de réactivité.

Taux de conversion = (Nombre de candidats passant à l'étape suivante ÷ Nombre de candidats à l'étape précédente) × 100

La qualité des recrutements

Le recrutement est-il une réussite six ou douze mois après l'embauche ?

Cette qualité peut être évaluée à partir de plusieurs critères :

• réussite de la période d'essai ;
• performance du collaborateur ;
• satisfaction du manager ;
• satisfaction des candidats (NPS)
• atteinte des objectifs fixés.

C'est l'un des indicateurs les plus importants... et pourtant l'un des moins suivis par les entreprises.

Le taux de rétention

Un collaborateur qui quitte l'entreprise après quelques mois augmente fortement le coût réel du recrutement. Suivre le taux de rétention à 6 ou 12 mois permet de mesurer si vos recrutements sont réellement durables.

10 leviers pour recruter de façon rentable

Recruter de façon rentable ne consiste pas à réduire systématiquement les budgets consacrés au recrutement. Les entreprises qui obtiennent les meilleurs résultats sont celles qui investissent au bon endroit, au bon moment, et qui éliminent les coûts inutiles tout au long du processus.

#1. Recrutez uniquement quand c’est nécessaire

Le premier levier pour recruter de façon rentable est aussi le plus évident... et pourtant l'un des plus oubliés : s'assurer qu'un recrutement est réellement la meilleure solution.

Face à un départ ou à une augmentation de l'activité, le réflexe consiste souvent à ouvrir immédiatement un poste. Pourtant, d'autres options peuvent parfois répondre au besoin avec un meilleur retour sur investissement :

• faire évoluer un collaborateur en interne ;
• redistribuer certaines missions au sein de l'équipe ;
• développer la polyvalence de plusieurs collaborateurs ;
• réorganiser certains processus pour gagner en efficacité.

Cette réflexion est particulièrement pertinente pour les recrutements récurrents. Chaque embauche représente un investissement en temps, en argent et en accompagnement. Mieux vaut donc s'assurer que le besoin est durable avant de lancer un recrutement.

Cela ne signifie évidemment pas qu'il faut retarder les recrutements indispensables. L'objectif est simplement d'éviter les embauches réalisées par automatisme, sans avoir étudié les alternatives.

#2. Calculez le coût réel d’un poste vacant

Lorsqu'une entreprise cherche à réduire ses coûts de recrutement, elle regarde souvent le prix d'une annonce ou les honoraires d'un cabinet. Pourtant, le coût le plus important est souvent... celui d'un poste qui reste vacant.

Chaque semaine sans recrutement peut avoir des conséquences concrètes :

• un vendeur absent, ce sont des ventes qui ne sont pas réalisées ;
• un infirmier manquant, ce sont des équipes sous tension et un risque accru de désorganisation ;
• un technicien non remplacé, ce sont des interventions reportées ;
• un responsable de magasin absent, c'est une équipe moins accompagnée et une performance commerciale qui peut diminuer.

À cela s'ajoutent les heures supplémentaires, le recours à l'intérim, la fatigue des équipes et parfois une dégradation de l'expérience client. Autrement dit, chercher à économiser quelques centaines d'euros sur un recrutement peut coûter beaucoup plus cher si le poste reste vacant pendant plusieurs semaines.

C'est pourquoi il est souvent plus rentable d'investir dans un processus permettant de recruter plus rapidement que de chercher systématiquement la solution la moins coûteuse.

Le délai moyen de recrutement d’un cadre en France est d’environ 12 semaines (15 semaines dans l’industrie). Plus c’est long, plus ça coûte : perte de productivité, projets retardés, pression sur les équipes. Source : APEC, pratiques de recrutement de cadres 2024

#3. Réduisez le coût des erreurs de recrutement

Le recrutement le plus rentable est avant tout celui que l'on ne recommence pas. Un recrutement raté entraîne une succession de coûts souvent sous-estimés : nouvelle diffusion d'offres, nouveaux entretiens, temps perdu par les RH et les managers, nouvelle intégration, sans compter l'impact sur les équipes et les clients.

Le coût d’un recrutement raté se situe entre 30 000 € et 150 000 € (pour des postes à forte responsabilité) et entre 10 000 € et 50 000 € (pour des postes de collaborateurs). Source : ManPower, HR Voice et Opensourcing, 2022

Pour limiter ce risque, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place :

• définir précisément les compétences réellement indispensables au poste ;
• distinguer les critères obligatoires de ceux qui peuvent être acquis après l'embauche ;
• impliquer le futur manager dans l'évaluation du candidat ;
• évaluer également les soft skills, les motivations et la capacité du candidat à s'intégrer dans l'équipe, et pas uniquement son CV.

L'objectif n'est pas de multiplier les entretiens ou les tests, mais de prendre une décision plus éclairée.

Un recrutement réussi est souvent celui qui repose sur une bonne compréhension du besoin, une évaluation adaptée et une collaboration efficace entre les RH et les managers.

Le coût moyen d’un recrutement en France est estimé entre 3 000 et 10 000 €, selon l’Apec et différents cabinets RH. Source : APEC, pratiques de recrutement cadres 2023 ; Proppl, 2022

#4. Optimisez les étapes qui pêchent dans votre processus de recrutement

Toutes les entreprises cherchent à attirer davantage de candidats. Pourtant, le véritable problème se situe parfois ailleurs : dans les étapes où les candidats quittent le processus.

Avant d'investir davantage dans la diffusion de vos offres, analysez votre tunnel de recrutement :

• combien de candidats consultent votre offre ?
• combien postulent réellement ?
• combien répondent à votre premier contact ?
• combien se présentent en entretien ?
• combien acceptent finalement votre proposition ?

Ces indicateurs permettent d'identifier les points de friction.

Par exemple, un délai de réponse de plusieurs jours peut suffire à faire perdre des candidats sur des métiers en tension. De la même manière, un processus comprenant quatre ou cinq entretiens pour un poste opérationnel peut décourager des profils pourtant qualifiés.

60 % des candidats abandonnent un processus de recrutement jugé trop long ou opaque. Source : Glassdoor, 2022

En améliorant uniquement les étapes qui freinent vos recrutements, vous augmentez naturellement votre taux de conversion... sans augmenter votre budget.

#5. Automatisez tout ce qui ne crée pas de valeur

Les recruteurs consacrent encore une part importante de leur temps à des tâches administratives répétitives :

• diffuser les offres une par une sur plusieurs sites ;
• envoyer des accusés de réception manuellement ;
• relancer les candidats ;
• planifier les entretiens en prenant en compte les disponibilités de chacun ;
• transmettre les comptes rendus écrits aux managers ;
• mettre à jour les différents tableaux de suivi.

Ces tâches sont indispensables, mais elles n'apportent pas directement de valeur au recrutement. À l'inverse, échanger avec les candidats, accompagner les managers dans leurs décisions ou améliorer l'expérience candidat sont des activités à forte valeur ajoutée. L'automatisation permet précisément de rééquilibrer ce temps.

Un logiciel de recrutement (ATS) peut, par exemple, centraliser les candidatures, diffuser automatiquement les offres sur plusieurs jobboards, programmer des relances, envoyer des SMS ou des e-mails, synchroniser les agendas des recruteurs et des managers et suivre l'ensemble du processus depuis une seule interface.

Pour les entreprises qui recrutent régulièrement, notamment sur des métiers terrain ou au sein de réseaux multi-sites, ces gains de temps se traduisent rapidement par une baisse du coût administratif de chaque recrutement, tout en améliorant la réactivité et l'expérience proposée aux candidats.

Les recruteurs utilisant un ATS estiment gagner jusqu’à 20 % de temps qu’ils réinvestissent dans les échanges qualitatifs. Source : Deloitte, Human Capital Trends 2020

#6. Utilisez un logiciel de recrutement (ATS) pour améliorer votre ROI

Lorsque les recrutements se multiplient, les fichiers Excel, les boîtes mail et les échanges éparpillés montrent rapidement leurs limites. Les recruteurs passent alors davantage de temps à gérer l'administratif qu'à recruter.

Un logiciel de recrutement (ATS) permet de centraliser l'ensemble du processus sur une seule plateforme et d'automatiser de nombreuses tâches chronophages. Résultat : les équipes RH et les managers gagnent du temps, les candidats reçoivent des réponses plus rapidement et les recrutements avancent plus vite.

Concrètement, un ATS peut notamment permettre de :

• diffuser une offre sur plusieurs jobboards en une seule action ;
• centraliser toutes les candidatures au même endroit ;
• automatiser les e-mails et SMS aux candidats ;
• planifier les entretiens grâce à un agenda synchronisé ;
• collaborer facilement avec les managers ;
• constituer un vivier de candidats réutilisable ;
• suivre les indicateurs de recrutement en temps réel.

Pour les entreprises multi-sites ou celles qui recrutent régulièrement des profils terrain, un ATS comme Flatchr permet également d'impliquer les managers directement dans le processus de recrutement, tout en laissant les RH piloter les droits, les processus et la conformité.

Plutôt qu'une dépense supplémentaire, un ATS constitue souvent un investissement rapidement rentabilisé grâce aux gains de temps, à la réduction des délais de recrutement et à une meilleure qualité des embauches.