Comment envoyer des emails de recrutement aux candidats ?

Envoyer un email est une action aujourd’hui tellement naturelle qu’on ne se rend pas toujours compte de l’impact que cela peut avoir. Pourtant, quand il s’agit d'un email de recrutement, on parle d'une étape importante de la vie professionnelle du candidat. Il ne faut donc pas négliger celui-ci. Voyons comment s'y prendre ! 

>> Téléchargez notre livre blanc et faites de votre culture d'entreprise une force !

Nous allons voir ici, les différents points auxquels les recruteurs doivent penser avant d'envoyer un email à un candidat. L'objectif ? Ne rien négliger afin d'offrir la meilleure expérience candidat qui soit et donc, améliorer votre marque employeur.

1# En amont de l’envoi

Avant de passer à la rédaction d'un email, quelques points sont à éclaircir pour s'assurer que le message soit bien transmis afin de recruter les candidats de vos rêves.

Qui doit envoyer le mail de recrutement au candidat ?

Qu’il soit un candidat coopté par quelqu’un ou issue de candidatures suite à vos annonces, la question est : est-ce à vous en tant que RH, que revient l'envoi du premier email ? Ou bien est-il mieux de laisser le manager qui s’est impliqué dans le processus ? Honnêtement, la situation sera déterminante pour faire ce choix-là. Habituellement, un candidat aura plutôt l’habitude de recevoir des mails venant des recruteurs. Par conséquent, s’il reçoit un message directement du manager, il se sentira plus considéré, plus important, ce qui peut être un avantage pour intriguer un talent déjà en poste par exemple. 

Dans tous les cas, quelle que soit la personne qui envoie le mail, l’important est de collaborer entre les différents acteurs pour rédiger un message efficace et personnalisé. Pourquoi une collaboration ? Parce qu’un manager connaît le job et un RH connaît l’entreprise et les compétences recherchées. L’union fait la force !

J’ai un poste difficile à combler. À combien de candidats écrire ?

Nous n’allons évidemment pas vous donner de chiffre précis, mais notre conseil est de toujours préférer la qualité à la quantité. Vous aurez tout à gagner en écrivant à une poignée de candidats triés sur le volet plutôt qu’à lancer des invitations comme des appels au secours. Par conséquent : 

• Assurez-vous de préqualifier quelques candidats seulement, qu’ils soient issus de votre propre sourcing ou de références.
• Personnalisez toujours vos emails. C’est incontournable !

À quelle vitesse répondre aux mails des candidats ?

La meilleure réponse serait « le plus rapidement possible », car dans tout processus de recrutement, faire attendre un candidat ne sera jamais bénéfique. D’abord parce qu’il risque de trouver ça insultant ou amateur, et de claquer la porte aussi sec, ensuite parce que même si le candidat n’est finalement pas intéressant, il n’en reste pas moins un vecteur potentiel de l’image de votre société. Ainsi mieux vaut qu’il en ressorte une expérience positive !

Maintenant, l’important est de prioriser. Par exemple, une prise de rendez-vous pour un entretien devrait être confirmée (ou reportée, ou annulée) très rapidement, alors qu’une demande de feedback doit généralement attendre que la phase des entretiens soit terminée (ce qui n’empêche pas d’envoyer un court message pour expliquer la procédure). Tout dépend de la situation.

2# Le contenu d’un e-mail de recrutement

Passons aux choses sérieuses ! Que doit-il figurer dans nos emails ?

Quelles sont les bonnes pratiques pour écrire un mail de recrutement ?

Un bon mail de recrutement, quel que soit le sujet traité, quel que soit le moment, devrait toujours respecter ces cinq caractéristiques : 

• Concision : évitez les longs romans, ça fera gagner du temps à tout le monde.
• Précision : allez droit au but, et soyez précis dans ce que vous dites.
• Professionnalisme : ça n’empêche pas de personnaliser et d’avoir du style !
• Humilité : ce n’est jamais gagné, alors soyez toujours respectueux, même si votre entreprise est du calibre d’Apple... 
• Tact : évitez d’adresser l’e-mail à l’adresse professionnelle de quelqu’un par exemple, vous n’avez pas envie de lui causer de problème. 

Que dois-je écrire dans mon mail ?

• Pour une invitation à un entretien. Que l’entretien soit téléphonique, en vidéoconférence, physique, en tête-à-tête, en groupe, l’email devrait contenir la plupart de ces informations : 
  - Une introduction en bonne et due forme (qui vous êtes, quelle est l'entreprise, quel est le poste, etc., surtout lorsque c’est un premier email).
  - Le contenu de l’entretien et les détails «techniques» (combien de temps, où, avec qui, ce que le candidat doit avoir avec lui, ce sur quoi il sera éventuellement testé, etc.)
  - Des propositions de dates et d’heures. 
• Pour un email de refus. Il faut tout de suite informer le candidat qu’il n’ira pas plus loin : encore une fois, ne tournez pas autour du pot, l’information doit être directe. Ce n’est qu’ensuite que vous pouvez vous étendre sur les raisons d’un tel choix (feedback plus ou moins précis selon l’étape à laquelle est arrivée le candidat), puis vous pourrez continuer sur un point positif que vous avez constaté chez le candidat, sur des remerciements, et pourquoi pas, sur une invitation à garder contact (via LinkedIn par exemple, on ne sait jamais !).
  
• Pour faire une offre. Même si ce genre d’email semble plus simple, car très positif, il est tout de même important d’être attentionné dans sa rédaction. D’abord, soyez précis et direct, ne faites pas durer le suspens : commencez tout de suite par une phrase d’introduction courtoise notifiant que vous offrez l’emploi à la personne en question. Ensuite, rentrez dans les détails : titre, nombre d’heures, durée et type du contrat, salaire, bénéfices, etc. Puis fournissez les documents nécessaires (contrat, politiques et règlements, etc.) et concluez sur le calendrier des prochaines étapes (temps donné au candidat pour répondre, détails des premiers jours, etc.).

Comment personnaliser mon email de recrutement ?

D’abord, rappelons l’importance de personnaliser un mail de recrutement. Oui, vous pouvez en être assuré, un mail personnalisé sera beaucoup, beaucoup plus efficace qu’un message froid et bateau. Tout talent doit se sentir courtisé et doit comprendre pourquoi un recruteur vient vers lui, pourquoi il est intéressé par lui précisément, mais aussi ce qu’il recherche et ce qu’il peut lui offrir. 

Plus précisément, personnaliser un e-mail de recrutement peut passer par : 

• Travailler le sujet de l’email (en citant la personne par exemple : « James, notre entreprise a besoin de vos talents ! »)
• Rappeler comment vous vous connaissez (référencé par quelqu’un, rencontré lors d’un événement professionnel, etc.)
• Citer une expérience ou un accomplissement qui a attiré votre attention, que ce soit dans le CV ou dans un profil de réseau social d’un candidat. 

Et surtout, évitez les gros clichés généralistes du genre « Nous avons été impressionnés par votre profil » ou «Quel beau parcours !», car on imagine bien que si vous n’étiez pas intéressé par tout ça, vous n’auriez pas écrit. Soyez plus précis, sans être personnel non plus, afin de montrer que vous avez fait votre travail de recherche sérieusement, et que ce profil vous intéresse précisément, pas un autre. 

3# En aval de l’envoi

Une fois l'email de recrutement envoyé, quelques interrogations subsistent.

Est-il mieux que je refuse un candidat par e-mail ou par téléphone ?

L’important est de ne pas vous poser la question trop longtemps ! Car le plus vous attendrez, le plus votre marque employeur en souffrira. L’email fera le plus généralement l’affaire, à condition qu’il soit personnalisé et bien tourné, avec, si possible, un feedback précis qui aidera le candidat rejeté à mieux comprendre pourquoi. 

Le coup de téléphone fera quant à lui plus de sens si, par exemple : 

• Le candidat était dans l’étape finale de recrutement (un simple email pourrait être vu comme insultant et blessant). 
• Vous voulez donner au candidat un feedback long et précis.
• Vous voulez garder un lien étroit avec le candidat, au cas où une autre opportunité plus adaptée à son profil se présenterait dans le futur. 

Comment améliorer l’efficacité de mes mails de recrutement ?

Par le terme «efficacité», nous voulons évidemment parler de plusieurs points qu’il est important de mesurer lorsqu’on envoie des mails à des candidats potentiels pour un emploi vacant. Ces points, il y en a trois : le taux d’ouverture, le taux de clic (s’il y a un lien cliquable dans votre mail, comme un site Internet ou une annonce détaillée), et le taux de réponse. 

Pour améliorer le taux d’ouverture, tout se joue dans le sujet du mail. Soyez direct, concis, et si possible un peu intrigant afin d’attiser la curiosité du candidat. Évitez les sujets trop vagues, trop simples et trop classiques du genre « Offre d’emploi ». Vous pouvez même oser des « catch-phrases » adressées au candidat, du type « Jérémie, que diriez-vous de rejoindre nos rangs ? » ou « Soyez notre nouveau Développeur Front-End ! ». Puis assurez-vous d’envoyer le mail avec une adresse professionnelle, qui fait apparaître le nom de l’entreprise. Si le candidat connaît l’entreprise, ça aidera.

Pour améliorer le taux de clic et le taux de réponse, il faut évidemment intéresser le candidat à travers le contenu du mail, c’est-à-dire : être direct et ne pas tourner autour du pot, clarifier les détails du poste dont on parle, et inviter à l’action (en proposant un entretien téléphonique, vidéo, physique, etc.). Aussi, il est important d’avoir un ton professionnel mais chaleureux (ni froid, ni trop détendu), de personnaliser l’e-mail, et surtout, surtout, d’éviter les fautes d’orthographe et de grammaire (ce sera rédhibitoire pour beaucoup !).