Le rôle clé de l’administratif pour optimiser ses recrutements

Et pour cause, une gestion administrative RH solide permet non seulement une gestion optimisée des mouvements de personnel, de la paie et des avantages sociaux, mais assure aussi la conformité à la législation sociale. Une gestion RH optimale, c’est avant tout un bon dosage entre stratégies RH et gestion administrative efficace. Comment y parvenir. On vous explique tout ! 

SOMMAIRE

RH et administratif : un mariage de raison

Trois défis majeurs de la collaboration entre les départements administratifs et RH

4 pratiques à adopter pour une collaboration réussie entre l’administration et les ressources humaines 

Le mot de la fin

RH et administratif : un mariage de raison 

Parfois rébarbative, la gestion administrative du personnel est la colonne vertébrale d'une équipe RH. Elle couvre une multitude d’aspects essentiels permettant d’assurer le bon fonctionnement d’une entreprise sur le plan financier et légal. 

L’interdépendance entre l’administratif et les RH 

Entre les RH et l’administratif, c’est avant tout une question de complémentarité. L’administration du personnel gère les éléments essentiels tels que la paie, les avantages sociaux, et le suivi des absences tandis que les RH ont vocation à se concentrer sur le recrutement, la formation et le développement des compétences. Comme l'un ne va pas sans l’autre, une gestion RH optimale doit reposer sur des bases solides. 

L’administratif structure les process RH 

L’administration du personnel joue un rôle clé dans la structuration et l’optimisation des processus RH. Elle assure une meilleure fluidité des actions RH et améliore l’expérience collaborateur. Une gestion administrative optimale veille à ce que chaque étape du parcours salarié, de son intégration dans l’entreprise à sa sortie des effectifs, soit gérée avec précision et conformité. 

L’administratif RH facilite la communication interne

La fonction administrative a aussi pour rôle de faciliter la communication interne grâce au respect de règles claires et dont chacun peut avoir connaissance. Elle centralise les informations essentielles et permet une diffusion efficace des données pertinentes aux différents niveaux de l’organisation. Grâce à la mise en place de canaux de communication cohérents au regard des divers feedbacks, l’administratif RH contribue à un environnement de travail plus positif et une meilleure compréhension de la vision de l’entreprise. 

Trois défis majeurs de la collaboration entre les départements administratifs et RH

La fonction RH a beaucoup évolué ces dernières années avec la complexification croissante de la législation sociale, mais aussi les transformations numériques. Les professionnels RH doivent être à la fois des gestionnaires minutieux et de fins stratèges. Voici un aperçu des trois défis qui vous attendent. 

1️⃣ S’engager dans une démarche d’amélioration continue 

La gestion RH doit avant tout être considérée comme un écosystème où la polyvalence est de mise. L’optimisation de la paie et du parcours de recrutement constitue des domaines clés où il faut être à l’affût des dernières évolutions légales et tendances. Des erreurs ou des retards sont préjudiciables financièrement et affectent le climat social. 
S’équiper d’outils numériques comme un logiciel de paie ou un excellent logiciel ATS seront vos meilleurs atouts pour automatiser vos processus, garantir la précision et l’efficacité de vos actions. Enfin, vous vous libérerez un temps précieux pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. 

2️⃣ Suivre les présences et les absences

La gestion des temps de présence et des absences, notamment depuis l’émergence du travail hybride, s’apparente parfois à un vrai casse-tête. À cela s’ajoutent les imprévus, les retards et les absences injustifiées. Il n’en faut pas plus pour que le bon fonctionnement de l’entreprise soit perturbé et l’ambiance de travail dégradée. 
L’utilisation d’un logiciel de gestion des temps et des absences est la meilleure solution pour y remédier. Cette solution fluidifie la communication et la transparence au sein de l’entreprise et permet à chacun de mieux connaître ses droits et devoirs en matière de temps de travail.

3️⃣ Développer et maintenir l’engagement collaborateur

Connaissez-vous l’ingrédient secret de la réussite des entreprises à succès ? Sans hésitation, il s’agit de l’engagement collaborateur. Pour attirer et retenir les meilleurs, il est impératif de soutenir et valoriser continuellement ses salariés. Cela passe par un environnement de travail sain et inclusif. Là encore c'est aux RH de veiller à la mise en place d’entretiens et d’évaluations régulières pour offrir des opportunités de carrière en s’équipant si besoin, d’un logiciel de gestion des évaluations. Un suivi administratif régulier des performances vous permettra d’agir sur le long terme et de vous positionner comme un vrai partenaire stratégique.

4 pratiques à adopter pour une collaboration réussie entre l’administration et les ressources humaines 

Une collaboration fluide entre le pôle administration du personnel et le développement RH est cruciale. Voici quatre pratiques à adopter pour renforcer et fluidifier cette collaboration. 

#1. Communiquer de façon régulière et ouverte entre les divers services

Les échanges réguliers entre les équipes administratives et RH sont déterminants. 
Cela passe par des réunions régulières, des projets communs et des sessions de brainstorming. L’objectif consiste à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Pour faciliter les échanges, surtout si les équipes sont sur divers sites, l’utilisation de plateformes collaboratives ou des messageries internes peut s’avérer précieuse pour une collaboration transparente et fluide. 

#2. Limiter au maximum la rétention d’information

Le partage d’informations est un véritable gage d’efficacité. Il est nécessaire que chaque pôle ait accès aux informations clés concernant les salariés, mais aussi les évolutions législatives et autres données essentielles. Une base de données centralisée et accessible par les deux équipes peut grandement faciliter ce partage d’informations. 

#3. Utiliser des outils technologiques pour faciliter la collaboration et la gestion des processus RH

L’utilisation de logiciels RH dédiés, tels qu’un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est un atout majeur pour améliorer la collaboration entre l’administration et les RH. Ces outils technologiques permettent d’automatiser certaines tâches. Ils offrent un gain de temps significatif et assurent la précision et la conformité des processus. 
Le SIRH, par exemple, centralise les données, améliore la transparence des processus administratifs et offre un suivi RH personnalisé, contribuant ainsi à une gestion plus efficace et harmonieuse.

#4. Mettre en place des formations croisées entre les différents pôles RH 

La formation croisée est une stratégie efficace pour assurer une compréhension mutuelle des rôles et responsabilités de chaque département. En permettant aux membres des deux équipes de se former mutuellement sur leurs domaines respectifs, vous favorisez non seulement la collaboration, mais aussi l’innovation et la croissance au sein de votre organisation. Cette pratique assure que chaque équipe comprend les enjeux, les défis et les procédures de l’autre. La collaboration s’en trouvera ainsi facilitée et la prise de décision éclairée.

Le mot de la fin 

Pour une gestion des ressources humaines optimale, il est inconcevable de faire l’impasse sur l’aspect administratif. Toutefois, même si celle-ci occupe une place prépondérante, une approche équilibrée mêlant stratégies RH agiles et gestion administrative solide peut faire toute la différence. Cette complémentarité est propice à un environnement de travail harmonieux et à la réussite globale de l’entreprise. En parallèle, adopter des outils RH en ligne performants vous aidera à tirer votre épingle du jeu pour enfin allier performance et simplicité.