Avant la révolution du numérique dans les années 1990, il s’agissait simplement de prendre nos bons vieux CV en version papier, et de les scanner pour les ranger dans une base de données. Même si c’était un excellent moyen de diminuer la paperasse, nous ne faisions que répliquer la façon habituelle de faire les choses. Cependant, la naissance de la technologie a entraîné l'arrivée des ATS dans le milieu des ressources humaines. Par ATS, les Anglo-saxons entendent «Applicant Tracking System», que l’on pourrait simplement traduire par «Système de suivi des candidats». Cette technologie venait d’ouvrir la porte à de nombreuses possibilités afin d’améliorer des processus de recrutement éculés.
Aujourd’hui, près de trente ans plus tard, les RH ont été bousculés positivement par les logiciels de recrutement. Ils offrent des possibilités toujours plus modernes et efficaces, en mettant un coup de pied dans une mécanique d’embauche vieillissante. Ils font maintenant partie intégrante du recrutement dans nombre d’entreprises, aussi bien au niveau des formulaires de candidature que de l’analyse des CV ou de la gestion des candidats, en passant par l’organisation des entretiens jusqu’à la construction de l’image de marque de l’entreprise.
Ces systèmes de suivi des candidats sont désormais bien loin d’une simple version numérique de nos tiroirs de bureaux. Certains se concentrent sur l’automatisation du processus, d’autres vont prêter main-forte aux recruteurs pour prendre leurs propres décisions, et tous, à travers les statistiques qu’ils offrent, vont permettre de mieux comprendre comment fonctionne le recrutement, afin de l’améliorer et avoir un impact concret sur l’ensemble de la compagnie.
Ce guide n’a absolument pas été conçu pour être un simple éloge des logiciels de recrutement. En détaillant ce que sont ces outils et les raisons pour lesquelles il est devenu primordial d’en équiper son entreprise, nous avons ici pour objectif de clarifier vos besoins, afin de prendre une décision éclairée dans le choix d’un système de suivi des candidats. Voici les outils vous permettant de digitaliser vos recrutements.
L'ATS est un système qui permet d'automatiser des tâches chronophages, mais en réalité, c’est bien plus que ça. Les bons systèmes de suivi des candidats doivent accompagner les entreprises de manière globale, en créant un processus de recrutement systématisé et aisément reproductible, depuis la rédaction d’une offre d’emploi jusqu’à l’embauche du nouvel employé.
Maintenant, il faut savoir qu’il existe deux grandes familles d’Applicant Tracking Systems :
Les logiciels installés sur le serveur privé de l’entreprise, ou pourrait-on dire de façon imagée, «sur place».
Les logiciels «en tant que service» ou SaaS (de l’anglais Software as a Service) qui eux, sont hébergés par le fournisseur de l’ATS, et accessibles grâce à la technologie du cloud.
Les deux solutions d’ATS ont leurs avantages, mais les solutions SaaS prennent désormais le dessus pour de bonnes raisons : l’outil est accessible partout, autant qu’on puisse se connecter à Internet; il n’y a pas de coût lié aux serveurs et à l’hébergement ; les mises à jour sont de la responsabilité du fournisseur de l’ATS ; et surtout, l’entreprise n’a pas besoin d’un service informatique pour gérer l’outil (ce qui serait nécessaire dans le cas d’un ATS installé sur place).
Aujourd’hui, les meilleures solutions d’ATS sont des SaaS, car elles collent parfaitement aux besoins de modernité, de mobilité et de limitation des dépenses de nos entreprises. Mais au-delà de ce simple choix, il faudra aussi se poser les bonnes questions pour déterminer quel est l’ATS qui vous correspond le mieux et peut satisfaire les besoins de votre entreprise. Toutefois, avant de vous lancer assurez vous bien que votre logiciel soit sécurisé et propose une solution de Single Sign On. En effet, avec les nouvelles formes d'attaques internet, on est forcé de renforcer la sécurité de nos identifiants, donc on finit par avoir des mots de passe de partout, non sécurisés et résultat des courses : on a perdu beaucoup trop de temps et on n'optimise pas sa cybersécurité. Certains outils proposent cette fonctionnalité de SSO, alors vérifiez bien !
Quel que soit le produit, le service, ou l’innovation que propose une entreprise, son succès se construira principalement sur les personnes qui la font vivre et grandir. Oui, il est primordial de rappeler que l’humain est toujours au centre d’une success-story et il n’y a pas de grande entreprise sans grande équipe derrière. Pourtant, même si cette vérité est connue de tous, le processus de recrutement est encore le point noir de beaucoup d’entreprises : désordonné, long, inefficace, coûteux... C’est rarement une partie de plaisir !
Aujourd’hui, même si ça n’a pas toujours été le cas, la technologie est en train de remettre de l’ordre et de faciliter le travail des RH. Principalement grâce au principe du cloud, les possibilités d’aides au recrutement se sont multipliées, et nous ne parlons plus d’une simple numérisation de CV. En effet, les Applicant Tracking Sytems (ATS), ou systèmes de suivi des candidatures, sont maintenant au centre de l’attention, car ils apportent des solutions efficaces aux véritables frictions rencontrées au jour le jour par ceux qui embauchent, qu’ils soient recruteurs, directeurs de ressources humaines, managers ou autres.
Nous sommes certains que vous voyez très bien de quelles frictions, de quels problèmes chronophages et ennuyeux nous parlons :
La multidiffusion des annonces : prendre le temps de poster des offres d’emplois sur de nombreux jobboards gratuits et payants (après les avoir sélectionnés minutieusement).
La centralisation : utiliser une boîte mail, un fichier Excel, un dossier avec les fichiers PDF du CV et de la lettre de motivation du candidat.
Le site carrière : créer une page sur le site Web de son entreprise pour regrouper toutes les offres d’emploi.
Les statistiques : essayer de collecter des statistiques sur les jobboards à droite et à gauche pour voir les canaux qui fonctionnent le mieux. Ou sinon, abandonner et carrément naviguer à l’aveugle…
Le collaboratif : partager une candidature par mail avec le directeur, le manager, les membres de l’équipe, et attendre leurs réponses qui arrivent de manière désordonnée.
Les ATS sont là pour offrir une réponse à ce chaos. Tous ne proposent pas les mêmes solutions, que ce soit prendre en charge la multidiffusion automatique des offres d’emploi, centraliser les étapes de recrutement, donner la possibilité de créer un site carrière aux couleurs de l’entreprise en regroupant toutes ses annonces, fournir des statistiques ou permettre la collaboration entre plusieurs membres de l’entreprise dans le processus de recrutement... Ils ont leurs particularités, leurs options, leur personnalité aussi, ce qui est important car l’entreprise doit pouvoir s’identifier à cet outil qui va participer à sa réussite. Vous pouvez également économiser grâce à un ATS.
Les ATS s’imposent de plus en plus comme les émancipateurs des ressources humaines, car ils sont purement une réponse globale et systématisée à tous les points de friction évoqués précédemment. Au lieu d’essayer de mettre sur pied une usine à gaz faite d’emails, de tableaux Excels, de CV, lettres de motivations et notes en tout genre, l’ATS va remplacer tout ça, pour que le recruteur puisse enfin prendre plaisir à faire ce qu’est le cœur de son métier : chercher le meilleur candidat pour le poste (et non poster les annonces, éplucher les emails, ranger les CV, construire des statistiques, et on en passe !)
Ça peut paraître très lointain, car statistiques et rapports viennent en aval du processus de recrutement. Pourtant, il est primordial de s’intéresser aux données fournies par l’ATS, pour être certain que vous pourrez les interpréter et les utiliser. Par exemple ? Assurez-vous de pouvoir savoir d’où viennent les meilleures candidatures ou quelles sont les performances des canaux de diffusion.
Ce type de données ne doit pas être superficiel, car cela servira à améliorer le recrutement et surtout, à dénicher plus efficacement de meilleurs candidats.
Le principe de cooptation dans une entreprise, c’est le fait qu’un employé recommande une personne de confiance afin de pourvoir un poste vacant. C’est aujourd’hui l’un des moyens les plus efficaces pour trouver de nouveaux talents, car d’une part, un employé est généralement le meilleur «représentant» de son entreprise, et d’autre part, il sait qu’en cooptant quelqu’un, c’est aussi sa réputation qui est dans la balance. L’intégration efficace de la cooptation dans un ATS est donc une fonctionnalité presque incontournable.
Choisir un ATS, c’est un peu comme recruter un nouvel employé : il est intéressant d’aller jeter un œil aux références ! Les avis des utilisateurs sont-ils positifs ? Quels sont les principaux clients de cet ATS ? Mais aussi, qui est l’équipe derrière l’outil ? Sont-ils prêts à vous accompagner ? Connaissent-ils véritablement le domaine des ressources humaines ? Bref, ce genre de questions que l’on se pose pour faire un «background check» efficace !
Pour finir, dans la lignée de la question précédente, il est important de se demander si le service à la clientèle de l’ATS sera à la hauteur. Parce que, ne nous voilons pas la face, il est certain que vous aurez des interrogations, des inquiétudes, des demandes spéciales... Quelles sont les solutions de service à la clientèle proposées ? Sont-elles rapides ? Efficaces ? Il ne faut surtout pas hésiter à se renseigner, car si ce service est de piètre qualité, cela serait frustrant et ferait perdre un temps précieux.
C’est mettre de l’ordre dans le processus de recrutement, et se donner la chance de gagner un temps précieux en automatisant les premières étapes.
C’est standardiser le système d’embauche, sans avoir besoin de se réinventer chaque fois, ce qui est aberrant en plus d’être chronophage.
C’est avoir une meilleure vue d’ensemble des candidats pour ne sélectionner que les meilleurs.
C’est surveiller efficacement les statistiques pour toujours savoir où et comment trouver les talents.
C’est construire un vivier de candidats de qualité, dans lequel on peut facilement piocher.
Facile ! Ceux qui utilisent un ATS sont ceux qui en ont besoin ! Ce sont les grandes entreprises, qui doivent gérer parfois des milliers d’employés et donc des dizaines de recrutements par mois, pour des dizaines de postes différents. Ce sont aussi les petites entreprises, qui n'ont pas de service RH et qui passe beaucoup trop de temps à gérer les candidatures. Ces entreprises qui croulaient sous la paperasse étaient débordées par les dysfonctionnements de leur système de recrutement, et qui se sont vues épargner du temps et de l’argent grâce aux Applicant Tracking Systems.
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Et bien cela n’est plus vrai aujourd’hui ! Évidemment, c’est l’image première qu’on se fait des utilisateurs d’ATS, parce qu’effectivement, la plupart de ces grandes entreprises, ces acteurs du CAC 40 et du Fortune 500, ont rapidement dû trouver des solutions technologiques pour accompagner leurs équipes de recrutements qui gèrent une quantité monstre d’offres d’emploi et de candidatures.
Cependant, ces dernières années, notre société a connu un changement drastique dans les habitudes des salariés. Alors qu’auparavant, il était habituel de rester dans une même entreprise pour l’ensemble de sa carrière, l’arrivée des générations Y et Z sur le marché du travail a tout chamboulé. Aujourd’hui, rares sont ceux qui ne connaîtront qu’une seule entreprise ! Cela implique évidemment une évolution majeure de la manière de recruter.
Face à cette transformation radicale des mentalités, même les petites entreprises n’ont pas d’autre choix que de s’équiper correctement, pour pallier au volume de recrutement, sans exploser les budgets. Certes, une petite entreprise de trente employés n’aura assurément pas besoin d’embaucher de nouvelles têtes aussi souvent qu’une entreprise de deux-mille employés. Pourtant, un mauvais processus de recrutement aura les mêmes répercussions désastreuses, à une échelle différente.
Et c’est précisément pour cette raison que beaucoup de petites et moyennes entreprises vont se tourner vers les ATS, particulièrement celles qui n’ont pas d’équipe de recrutement, pas de service de ressources humaines à proprement parler (car elles n’en ont peut-être pas les moyens, ou pas la nécessité, pour l’instant).
Ainsi, toute entreprise qui a besoin d’embaucher trouvera son utilité à un ATS, car les mails et les tableurs Excel sont d’excellents outils, mais pas pour un processus de recrutement ! En clair, les entreprises qui utilisent les ATS aujourd’hui, ont au préalable reconnu l’existence d’un fossé non négligeable entre la façon dont les choses étaient faites, et la façon dont elles auraient dû être faites pour atteindre leur idéal. Elles se sont rendu compte que leur processus de recrutement pouvait largement être perfectible, particulièrement car elles se heurtaient à des problèmes sur ces 7 points :
Le budget et le temps, alloués au recrutement
La rédaction des offres et la façon dont elles sont diffusées en ligne
La collecte, le tri, l’organisation et l’évaluation des candidatures
Le cheminement entre la candidature et l’embauche
L’équipe de recrutement et la collaboration entre les différents acteurs
Les données et rapports utilisés pour améliorer le recrutement
Le respect des normes RGPD
Cela fait plusieurs années maintenant que le marché du recrutement a vu arriver des outils de gestion des recrutements. Cependant, faute de moyens, de temps ou de ressources, il n'est pas toujours évident pour les entreprises de pouvoir s'équiper ou gérer plusieurs outils en même temps. Il leur faut donc un outil tout-en-un. C'est donc pour répondre à ce besoin que les RIS ont été créés.
Pourquoi mettre en place un RIS ?
De nombreux outils sont utiles et vous aident dans vos recrutements : les multidiffuseurs, les logiciels de sourcing ou encore les ATS.
La force du RIS est qu'il regroupe tous ces outils sur une seule et même plateforme. Ainsi, vous retrouverez un outil de multidiffusion, de sourcing, de cooptation, mais aussi un outil de gestion des candidatures. Le RIS vous permet donc de gérer l'ensemble de vos recrutements, de la publication de votre annonce jusqu'à la sélection de votre futur employé, sur une base centralisée.
Il paraîtrait que les bureaux de Google reçoivent quelque chose comme trois millions de candidatures par an... Soit un peu plus de 8000 par jour, pour vous donner une vague idée. Autant dire que leur gestion des candidatures doit être plutôt bonne, parce qu’au niveau logistique, s’ils en étaient encore à l’aire du CV scanné et du tableau Excel, ils ne s’en sortiraient pas.
Évidemment, la grande majorité des entreprises n’en sont plus là, mais pour autant, ce n’est pas une raison pour négliger la gestion des candidatures. Surtout qu’il n’est absolument pas rare qu’une PME reçoive plus d’une centaine de candidatures pour une simple offre d’emploi ! Et c’est précisément pour cela qu’un Applicant Tracking System est utile aussi bien aux petites entreprises qu’aux grosses compagnies.
Le logiciel de recrutement va permettre d’automatiser la réception des candidatures, et va proposer au recruteur une interface rapide d’accès et facile d’utilisation, afin de pouvoir évaluer et trier les talents au fur et à mesure qu’ils arrivent. Ce seul et unique outil va remplacer les usines à gaz que beaucoup développent, et vous voyez assurément de quoi nous parlons : recevoir des dizaines d’emails, conserver ceux qui semblent intéressants, compléter un tableau Excel avec les informations des candidats potentiels, ranger les CV et les lettres de motivations dans tel ou tel dossier pour telle ou telle offre d’emploi...
Ça fait mal à la tête rien que d’y penser ! Mais c’est malheureusement ainsi que beaucoup s’organisent encore, sans se rendre compte du temps qu’ils perdent, mais surtout, de la forte probabilité que tout ça leur explose entre les mains, lorsque les candidatures vont affluer.
Égarer un CV parce qu’on l’a rangé dans le mauvais dossier. Passer à côté d’un bon candidat parce qu’on a supprimé l’email par inadvertance ou parce qu’il s’est retrouvé dans la boîte des spams. Ne plus savoir si on a déjà contacté ou non tel ou tel candidat. Perdre sa motivation parce qu’on se sent dépassé par la quantité de candidatures à gérer.
En vous assurant une excellente organisation en un seul et même endroit (plus besoin d’emails, de dossiers, d’Excel...), un bon logiciel va ainsi réduire à néant (ou presque) toute la logistique qui était devenue nécessaire pour gérer de simples candidatures.
Les quelques problèmes cités ci-dessus et bien d’autres, seront rapidement choses du passé. Et en tant que recruteur, vous pourrez ainsi plus facilement vous concentrer sur le cœur de votre métier : chercher les talents qui ont les qualités requises pour l’emploi !
Grâce au format SaaS (Software as a Service), plus rien n’est stocké sur place dans les entreprises. Tout est géré à distance et conservé sur les serveurs de l'éditeur de logiciel. Vous pouvez donc inviter toute votre équipe et recruter ensemble. Vous êtes notifié lorsque l’un de vos collaborateurs fait une action, vous pouvez ainsi réagir.
Dès les années 1990, l’informatisation des entreprises a permis, par la même occasion, de numériser une partie du recrutement. Les CV étaient scannés pour ne plus avoir besoin de les gérer sous forme papier, on échangeait des emails plutôt que des courriers ou des fax…
C’était une première étape, qui pourrait être risible aujourd’hui tellement elle était simpliste, mais qui se trouvait être le début d’une révolution, à laquelle participaient les tout premiers ATS, si tant est qu’on puisse les appeler ainsi. On répondait alors au cas par cas à des problèmes épars, pour tenter de les simplifier grâce aux nouvelles technologies.
Désormais, les ATS ont une vision beaucoup plus globale du processus de recrutement et des moyens à apporter pour le rendre plus efficace. Ils voient bien au-delà d’une simple numérisation et pensent maintenant en termes d’automatisation et de standardisation, mais pas seulement ! Avec la démocratisation du «cloud», le principe de stockage «dans le nuage», les ATS nous présentent aussi des perspectives de mobilité et de collaboration sans précédent.
En effet, les ATS les plus efficaces et populaires ont choisi de prendre la forme de SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire que plus rien n’est stocké sur place dans les entreprises. Tout est géré à distance, et conservé sur les serveurs de la compagnie qui développe l’outil. Les avantages sont multiples, en voici quelques-uns :
Moins de logistique nécessaire. Pas besoin de serveur pour stocker l’ATS. Pas besoin d’équipe informatique pour gérer les éventuels problèmes liés à l’outil. Même pas besoin d’avoir de grandes connaissances en informatique pour pouvoir utiliser le logiciel.
Travailler de n’importe où. Si tant est que l’on ait accès à un ordinateur et à Internet. Il suffit de se connecter à l’ATS, entrer son mot de passe, et on accède à son profil, comme si on se trouvait au bureau ! Parfait pour ceux qui travaillent sur la route, de la maison, dans différentes succursales
Partager avec son équipe. Ou avec son boss, ou son client (si on est un recruteur indépendant par exemple)... Les possibilités sont illimitées, car grâce à un ATS, partager est devenu aussi simple qu’un clic. On peut donc facilement demander un avis ou une approbation sur une candidature. Fini les emails qui se perdent dans la masse ou pire, les échanges de clés USB, parce que «Tu comprends, le CV était trop gros pour être envoyé par mail».
Collaborer sur le recrutement. Quelqu’un s’occupe de sélectionner les CV ? Un autre de conduire les entretiens téléphoniques ? Il y a deux entretiens physiques différents menés par deux personnes dans l’entreprise ? Un membre de l’équipe est chargé de vérifier les références ? Toutes ces personnes peuvent travailler ensemble sur le recrutement, efficacement, sans réunion, sans email, sans coup de téléphone : seulement en utilisant l’ATS, en inscrivant leurs notes et en documentant ainsi chaque candidature.
Aujourd’hui, les candidats les plus qualifiés vont sur le site carrière des entreprises pour y laisser leur candidature. Il est obligatoire d’avoir une page pour permettre à ces potentiels futurs talents de postuler depuis votre site. Certains RIS mettent à disposition un template très simple qui permet cela. Pour les entreprises qui veulent faire une refonte de leur site carrière, nous avons des designers et consultants qui peuvent vous accompagner dans cette démarche.
De plus, l'outil va faire évoluer le processus d’embauche et l'améliorer. En étudiant les statistiques fournies par l’outil, en identifiant les points de friction, en échangeant avec les collaborateurs, il est facilement possible de faire évoluer le déroulement du recrutement, avec toujours pour objectif d’en améliorer l’efficacité et la qualité.
Vous pouvez être certain qu’un processus de recrutement plus rapide, plus organisé et plus standardisé se ressentira tout de suite chez les candidats. Même s’ils ne sont pas embauchés finalement, ils retiendront de votre entreprise qu'elle est organisée, professionnelle et sérieuse. L'expérience candidat n'en sera que meilleure et votre marque employeur aussi !
C'est connu, les PME et certaines ETI n'ont généralement ni les moyens humains, ni les moyens financiers pour avoir ne serait-ce qu’une seule personne dédiée aux ressources humaines. Dans ce cas-là, c’est souvent plusieurs collaborateurs de l’entreprise qui s’en occupent, dont le recrutement n’est pas nécessairement une facette de leurs métiers et qui n'ont pas le temps.
Ainsi, le RIS sera un bon moyen de pallier ce manque, en proposant une solution facile, rapide et économique. Grâce à une nouvelle méthode d'organisation, la méthode Kanban, venant du japonais "étiquettes", votre pipeline offre une excellente visibilité à l’équipe de recrutement et une visibilité globale de l'ensemble des candidatures en cours. Ainsi, avec le Kanban, vous pourrez savoir précisément dans quelle étape de recrutement se trouve votre candidat.
Le processus de recrutement commence dès la rédaction d’une offre d’emploi, et se termine au moment de l’embauche d’un nouvel employé. Au milieu, les étapes sont diverses et dépendent aussi bien de la politique de l’entreprise que de sa créativité : diffusion de l’offre, sélection des candidats, entrevues (téléphonique, vidéo, en face à face...), tests, vérification des références, etc.
Les candidatures sont toujours en forme d'entonnoir. Au départ, il y a de nombreuses candidatures, et au fil des étapes, on en réduit le nombre pour arriver à une embauche. Ou du moins, c’est à ça que cela doit ressembler. Mais lorsque l’organisation du recrutement est défaillante, cette logique et parfois difficile à respecter, et il n’est pas rare de voir certains sélectionner de nouvelles candidatures alors qu’ils sont déjà à l’étape des entretiens avec d’autres candidats. Bref, c’est l’anarchie.
C’est justement ici que se situe l’intérêt d’un RIS. Un tel outil va permettre à l’entreprise non seulement d’automatiser une partie du processus de recrutement, mais surtout, de standardiser ce processus. Un ATS ne va pas imposer une façon de faire, mais proposer différentes fonctionnalités pour coller à ce que souhaite mettre en place l’entreprise, et ainsi, baliser efficacement les étapes du recrutement. En clair ? En quelques clics et en un coup d’œil, on peut savoir où l’on se situe dans le processus, pour chaque annonce et chaque candidat : on fait en sorte que «l’entonnoir» soit plus efficace !
Aussi, l’avantage de l’ATS est de permettre de se tenir à un processus de recrutement et de ne pas en réinventer les étapes à chaque nouvel emploi qui se crée ou se libère. En effet, le défaut de beaucoup d’entreprises, principalement les PME qui n’embauchent pas nécessairement de nouvelles têtes chaque semaine, est de ne pas avoir établi une mécanique de recrutement claire et précise. Ainsi, chaque fois qu’il y a un besoin, on repart de zéro, avec le risque de se perdre en route, de ne pas faire les choses efficacement, de pénaliser la qualité du recrutement et en fin de compte, d’embaucher quelqu’un en deçà de nos attentes.
En rythmant le processus d’embauche et en le standardisant, un ATS évitera ce genre de situation chaotique, et permettra, même aux petites entreprises, de toujours recruter de la même façon d’une fois sur l’autre.
Attention, cela ne veut pas dire que tout est gravé dans le marbre pour l’éternité ! Et c’est précisément là un autre intérêt des ATS : faire évoluer pas à pas un processus d’embauche, pour trouver le meilleur moyen de recruter dans sa propre entreprise. En étudiant les statistiques données par l’outil, en identifiant les points de friction, en discutant même avec les équipes en arrière de l’ATS, il est facilement possible de faire évoluer le déroulement du recrutement, avec toujours pour objectif d’en améliorer l’efficacité et la qualité.
Mieux encore, vous pouvez être certain qu’un meilleur processus de recrutement (plus rapide, plus organisé, plus standardisé) se ressentira tout de suite chez les candidats. Même s’ils ne sont pas embauchés en bout de course, votre entreprise se révélera à leurs yeux comme plus organisée, professionnelle et sérieuse. L'expérience candidat n'en sera que meilleure et votre image de marque aussi !
On parle de technologie, de technique, de numérisation, d’automatisation... Mais avant tout, il faut savoir qu’un ATS n’est généralement pas un outil informatique sans âme, particulièrement lorsqu’on a affaire à un SaaS. En arrière se cache une équipe. Oui, oui ! Des êtres humains comme vous et nous qui travaillent d’arrache-pied pour pouvoir offrir le meilleur et trouver des solutions à tous les problèmes des recruteurs !
Très sérieusement, proposer une solution informatique pour aider au processus d’embauche, cela ne consiste pas à laisser le recruteur seul avec l’outil et espérer qu’il va se débrouiller sans déranger personne. Un bon ATS vient toujours avec une équipe de professionnels, présente pour vous conseiller dans votre recrutement et votre utilisation de l’outil.
Pour finir, si nous prenons un instant pour mettre bout à bout tous les avantages du RIS évoqués jusqu’alors, nous pouvons voir se dessiner une dernière raison d’adopter un de ces outils de recrutement : faire des économies !
C’est une conséquence logique à l’économie de temps. Effectivement, moins nous passons de temps sur des activités ennuyantes et sans valeur ajoutée (poster des offres d’emploi, trier des emails...), plus nous sommes productifs et motivés, et plus notre travail gagne en qualité. Autant de facteurs qui vont permettre de diminuer les dépenses et souvent, augmenter les revenus.
Par exemple ? Le recruteur qui peut prendre le temps de se concentrer sur le cœur de ce qu’est le recrutement va pouvoir sélectionner de meilleurs profils, et ainsi, détecter et embaucher les bons talents qui apporteront à leur tour, une véritable valeur ajoutée à l’entreprise. Une valeur ajoutée qui, inévitablement, se traduira par de meilleurs résultats pour l’entreprise.
De plus, les offres et fonctionnalités des ATS sont souvent adaptables en fonction des besoins des entreprises. En gros, on ne va dépenser que ce que l’on utilise.
Ce sera plus évident au sein de la PME qui n’a ni les moyens humains, ni les moyens financiers pour avoir ne serait-ce qu’une seule personne dédiée aux ressources humaines. Dans ce cas de figure, c’est souvent plusieurs personnes qui mettent la main à la pâte, plusieurs personnes dont le recrutement n’est pas nécessairement une facette de leurs métiers.
Par conséquent, le RIS sera un bon moyen de pallier ce manque, en proposant une solution facile, rapide et économique. Par exemple, ça permet au manager de ne pas passer des heures à lire des emails et trier des CV, pour pouvoir se concentrer sur le reste de son travail. Egalement, vous pourrez vous créer des modèles d'offres, qui vous serviront de templates à réutiliser lorsque vous aurez le même type d'offres à diffuser, au lieu d'en créer de nouvelles. Ici, l’économie de temps sera substantielle et très rapidement visible !
Mais il ne faut pas croire que le gain de temps ne sera pas conséquent dans une entreprise qui possède déjà un employé ou même une équipe dédiée au recrutement. Au contraire ! Si le processus d’embauche était bancal et laborieux, basé sur des tableaux Excel, des emails et des dossiers en tout genre, l’ATS va remettre de l’ordre, donner une structure, standardiser les étapes et ainsi, permettre aux professionnels des RH de réorganiser leur temps de travail, et se recentrer vers le cœur de leur métier.
Comment choisir son RIS ?
Choisir le bon logiciel de recrutement peut s'avérer compliqué. Toutefois, il y a certaines fonctionnalités à prioriser plus que d'autres, à savoir : Gestion des offres, multidiffusion des offres, sourcing, gestion des candidatures, communication avec le candidat, expérience candidat, collaboration, gestion de votre vivier de candidatures, rapport et statistiques, espace carrières, ergonomie de la plateforme, normes RGPD.
Flatchr est né d’une vision commune, celle d’embaucher les meilleurs talents grâce à des technologies de recrutement accessibles au plus grand nombre. Notre rêve est de voir collaborer les chefs d’entreprises, les responsables RH et les managers afin de recruter leurs équipes, à l’aide d’outils conçus pour eux. Ainsi, en développant notre propre ATS, nous avons souhaité rendre le processus d’embauche simple, rapide et surtout agréable ! Car cela faisait trop longtemps que le recrutement était devenu une véritable contrainte pour la majorité des entreprises.
Pour vous donner des exemples concrets, rien de mieux que de se renseigner auprès de clients qui se sont équipés de l'outil. C'est le cas notamment de Stellantis par exemple, qui avait besoin d'un outil ultra collaboratif et simple à mettre en place, pour pouvoir échanger avec toutes leurs agences un peu partout en France. Mais c'est également le cas de Selexium, Coriolis, AVIVA Cuisines, Startup Leader, Reezocar, CEMEX, ou encore Blue Valet qui réalise 90 recrutements par mois !
Si vous prenez du recul, êtes-vous satisfait de la façon dont sont abordés tous ces piliers du processus de recrutement dans votre entreprise ? La diffusion des annonces, l’organisation des candidatures reçues, la communication avec votre équipe ? Si oui, tant mieux, vous faites partie des rares pour qui c’est le cas. Sinon, réfléchissez à comment vous pourriez améliorer cela, à la possibilité d’adopter un logiciel de recrutement, ou d’en changer pour un meilleur.
Si l'on devait résumer, le RIS est un outil tout-en-un qui vous permet de diffuser, gérer, trier et suivre vos candidatures de près pour améliorer au maximum votre marque employeur et structurer votre recrutement. Ces fonctionnalités vous font gagner un temps précieux, ce qui vous permettra de vous recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée !
Flatchr est le premier RIS (Recruiting Intelligent Software) qui regroupe l'ensemble des outils nécessaires pour gérer vos recrutements de A à Z.
