Avec la révolution du numérique dans les années 1990, les premiers ATS ont fait leur apparition dans le monde des ressources humaines. Par ATS, les Anglo-saxons entendent «Applicant Tracking System», que l’on pourrait simplement traduire par «Système de suivi des candidats».
Au début, il s’agissait simplement de prendre nos bons vieux CV en version papier, et de les scanner pour les ranger dans une base de données. Même si c’était un excellent moyen de diminuer la paperasse, nous ne faisions que répliquer la façon habituelle de faire les choses. Cependant, la naissance de cette technologie venait d’ouvrir la porte à de nombreuses possibilités afin d’améliorer des processus de recrutement éculés.
Aujourd’hui, près de trente ans plus tard, les RH ont été bousculées positivement par les ATS. Ils offrent des possibilités toujours plus modernes et efficaces, en mettant un coup de pied dans une mécanique d’embauche vieillissante. Ils font maintenant partie intégrante du recrutement dans nombre d’entreprises, aussi bien au niveau des formulaires de candidature que de l’analyse des CV ou de la gestion des candidats, en passant par l’organisation des entretiens jusqu’à la construction de l’image de marque de l’entreprise.
Ces systèmes de suivi des candidats sont désormais bien loin d’une simple version numérique de nos tiroirs de bureaux. Certains se concentrent sur l’automatisation du processus, d’autres vont prêter main-forte aux recruteurs pour prendre leurs propres décisions, et tous, à travers les statistiques qu’ils offrent, vont permettre de mieux comprendre comment fonctionne le recrutement, afin de l’améliorer et avoir un impact concret sur l’ensemble de la compagnie.
Ce guide n’a absolument pas été conçu pour être un simple éloge des ATS. En détaillant ce que sont ces outils et les raisons pour lesquelles il est devenu primordial d’en équiper son entreprise, nous avons ici pour objectif de clarifier vos besoins, afin de prendre une décision éclairée dans le choix d’un système de suivi des candidats.
Quel que soit le produit, le service, l’innovation que propose une entreprise, son succès se construira principalement sur les personnes qui la font vivre et grandir. Oui, il est primordial de rappeler que l’humain est toujours au centre d’une success-story et il n’y a pas de grande compagnie sans grande équipe derrière. Pourtant, même si cette vérité est connue de tous, le processus de recrutement est encore le point noir de beaucoup d’entreprises : désordonné, long, inefficace, coûteux... C’est rarement une partie de plaisir !
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Aujourd’hui, même si ça n’a pas toujours été le cas, la technologie est en train de remettre de l’ordre et de faciliter le travail des RH. Principalement grâce au principe du cloud, les possibilités d’aides au recrutement se sont multipliées, et nous ne parlons plus d’une simple numérisation de CV ! En effet, les Applicant Tracking Sytems (ATS), ou systèmes de suivi des candidats, sont maintenant au centre de l’attention, car ils apportent des solutions efficaces aux véritables frictions rencontrées au jour le jour par ceux qui embauchent, qu’ils soient recruteurs, directeurs de ressources humaines, managers ou autres.
Nous sommes certains que vous voyez très bien de quelles frictions, de quels problèmes chronophages et ennuyeux nous parlons :
Les ATS sont précisément là pour offrir une réponse à ce chaos. Tous ne proposent pas les mêmes solutions, que ce soit prendre en charge la multidiffusion automatique des offres d’emploi, centraliser les étapes de recrutement, donner la possibilité de créer un site carrière aux couleurs de l’entreprise et regroupant toutes ses annonces, fournir des statistiques ou permettre la collaboration entre plusieurs membres de l’entreprise dans le processus de recrutement... Ils ont leurs particularités, leurs options, leur personnalité aussi, ce qui est important car l’entreprise doit pouvoir s’identifier à cet outil qui va participer à sa réussite. Vous pouvez également économiser grâce à un ATS.
Alors, à la question «Qu’est-ce qu’un ATS ?», on pourrait simplement répondre que c’est un système qui permet de soulager tous ces maux individuellement, mais en réalité, c’est bien plus que ça. Les bons systèmes de suivi des candidats doivent accompagner les entreprises de manière globale, en créant un processus de recrutement systématisé et aisément reproductible, depuis la rédaction d’une offre d’emploi jusqu’à l’embauche du nouvel employé.
Facile ! Ceux qui utilisent un ATS sont ceux qui en ont besoin ! Ce sont les grandes entreprises, les grands noms, qui doivent gérer parfois des milliers d’employés et donc des dizaines de recrutements par mois, pour des dizaines de postes différents. Ces grandes compagnies qui croulaient sous la paperasse étaient débordées par les dysfonctionnements de leur système de recrutement, et qui se sont vues épargner du temps et de l’argent grâce aux Applicant Tracking Systems.
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Et bien cela n’est plus vrai aujourd’hui ! Évidemment, c’est l’image première qu’on se fait des utilisateurs d’ATS, parce qu’effectivement, la plupart de ces grandes entreprises, ces acteurs du CAC 40 et du Fortune 500, ont rapidement dû trouver des solutions technologiques pour accompagner leurs équipes de recrutements qui gèrent une quantité monstre d’offres d’emploi et de candidatures.
Cependant, ces dernières années, notre société a connu un changement drastique dans les habitudes des salariés. Alors qu’auparavant, il était habituel de rester dans une même entreprise pour l’ensemble de sa carrière, l’arrivée des générations Y et Z sur le marché du travail a tout chamboulé. Aujourd’hui, rares sont ceux qui ne connaîtront qu’une seule entreprise ! Cela implique évidemment une évolution majeure de la manière de recruter, car les chiffres parlent d’eux-mêmes :
Face à cette transformation radicale des mentalités, même les petites entreprises n’ont pas d’autre choix que de s’équiper correctement, pour pallier au volume de recrutement, sans exploser les budgets. Certes, une petite entreprise de trente employés n’aura assurément pas besoin d’embaucher de nouvelles têtes aussi souvent qu’une compagnie de deux-mille employés. Pourtant, un mauvais processus de recrutement aura les mêmes répercussions désastreuses, à une échelle différente.
Et c’est précisément pour cette raison que beaucoup de petites et moyennes entreprises vont se tourner vers les ATS, particulièrement celles qui n’ont pas d’équipe de recrutement, pas de service de ressources humaines à proprement parler (car elles n’en ont peut-être pas les moyens, ou pas la nécessité, pour l’instant).
Ainsi, toute entreprise qui a besoin d’embaucher trouvera son utilité à un ATS, car les mails et les tableurs Excel sont d’excellents outils, mais pas pour un processus de recrutement ! En clair, les compagnies qui utilisent les ATS aujourd’hui, ont au préalable reconnu l’existence d’un fossé non négligeable entre la façon dont les choses étaient faites, et la façon dont elles auraient dû être faites pour atteindre leur idéal. Elles se sont rendu compte que leur processus de recrutement pouvait largement être perfectible, particulièrement car elles se heurtaient à des problèmes sur ces 6 points:
Maintenant, si vous prenez du recul, êtes-vous satisfait de la façon dont sont abordés tous ces piliers du processus de recrutement dans votre entreprise ? La diffusion des annonces, l’organisation des candidatures reçues, la communication avec votre équipe ? Si oui, tant mieux, vous faites partie des rares pour qui c’est le cas. Sinon, réfléchissez à comment vous pourriez améliorer cela, à la possibilité d’adopter un ATS, ou d’en changer pour un meilleur.
Pour vous donner des exemples concrêts, rien de mieux que de se renseigner auprès de clients qui se sont équipés de l'outil. C'est le cas notamment de PSA Retail par exemple, qui avait besoin d'un outil ultra collaboratif et simple à mettre en place, pour pouvoir échanger avec toutes leurs agences un peu partout en France. Mais c'est également le cas de Selexium, Coriolis, AVIVA Cuisines, ou encore Blue Valet qui réalise 90 recrutements par mois !
Les ATS s’imposent de plus en plus comme les émancipateurs des ressources humaines, car ils sont purement une réponse globale et systématisée à tous les points de friction évoqués précédemment. Au lieu d’essayer de mettre sur pied une usine à gaz faite d’emails, de tableaux Excels, de CV, lettres de motivations et notes en tout genre, l’ATS va remplacer tout ça, pour que le recruteur puisse enfin prendre plaisir à faire ce qu’est le cœur de son métier : chercher le meilleur candidat pour le poste (et non poster les annonces, éplucher les emails, ranger les CV, construire des statistiques, et on en passe !).
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Finalement, faire le choix d’un ATS…
Maintenant, il faut savoir qu’il existe deux grandes familles d’Applicant Tracking Systems :
Les deux solutions d’ATS ont leurs avantages, mais les solutions SaaS prennent désormais le dessus pour de bonnes raisons : l’outil est accessible partout, autant qu’on puisse se connecter à Internet; il n’y a pas de coût lié aux serveurs et à l’hébergement; les mises à jour sont de la responsabilité du fournisseur de l’ATS; et surtout, l’entreprise n’a pas besoin d’un service informatique pour gérer l’outil (ce qui serait nécessaire dans le cas d’un ATS installé sur place).
Aujourd’hui, les meilleures solutions d’ATS sont des SaaS, car elles collent parfaitement aux besoins de modernité, de mobilité et de limitation des dépenses de nos entreprises. Mais au-delà de ce simple choix, il faudra aussi se poser les bonnes questions pour déterminer quel est l’ATS qui vous correspond le mieux et peut satisfaire les besoins de votre entreprise. Toutefois, avant de vous lancer assurez vous bien que votre logiciel soit sécurisé et propose une solution de Single Sign On. En effet, avec les nouvelles formes d'attaques internet, on est forcé de renforcer la sécurité de nos identifiants, donc on finit par avoir des mots de passe de partout, non sécurisés et résultat des courses : on a perdu beaucoup trop de temps et on n'optimise pas sa cybersécurité. Certains outils proposent cette fonctionnalité de SSO, alors vérifiez bien !
Cette première question est assez évidente, mais mérite de s’y attarder, car si l’ATS choisi propose un tas de fonctionnalités qui ne répondent pas directement aux besoins de l’entreprise, ou bien qui sont complexes à utiliser, à quoi bon ? Ce genre d’outil n’est pas fait pour rendre les choses plus difficiles ! Alors, assurez-vous aussi que l’ATS est facile à prendre en main. Idéalement, il doit être assez intuitif pour pouvoir être utilisé sans même avoir besoin d’un manuel ou d’une formation.
Pourquoi particulièrement parler de cette fonction ? Parce qu’elle est assurément la plus utile, et celle qui fait gagner le plus de temps à la plupart des compagnies, particulièrement aux petites et moyennes entreprises qui n’ont pas spécialement d’employé dédié aux ressources humaines. Il vous suffira de créer l’offre d’emploi une seule fois sur l’ATS, et l’outil diffusera automatiquement l’annonce sur plusieurs jobboards gratuits et payants (souvent, en fonction de vos préférences et exigences).
Ça peut paraître très lointain, car statistiques et rapports viennent en aval du processus de recrutement. Pourtant, il est primordial de s’intéresser aux données fournies par l’ATS, pour être certain que vous pourrez les interpréter et les utiliser. Par exemple ? Assurez-vous de pouvoir savoir d’où viennent les meilleures candidatures ou quelles sont les performances des canaux de diffusion.
Ce type de données ne doit pas être superficiel, car cela servira à améliorer le recrutement et surtout, à dénicher plus efficacement de meilleurs candidats.
Le principe de cooptation dans une entreprise, c’est le fait qu’un employé recommande une personne de confiance afin de pourvoir un poste vacant. C’est aujourd’hui l’un des moyens les plus efficaces pour trouver de nouveaux talents, car d’une part, un employé est généralement le meilleur «représentant» de son entreprise, et d’autre part, il sait qu’en cooptant quelqu’un, c’est aussi sa réputation qui est dans la balance. L’intégration efficace de la cooptation dans un ATS est donc une fonctionnalité presque incontournable.
Choisir un ATS, c’est un peu comme recruter un nouvel employé : il est intéressant d’aller jeter un œil aux références ! Les avis des utilisateurs sont-ils positifs ? Quels sont les principaux clients de cet ATS ? Mais aussi, qui est l’équipe en arrière de l’outil ? Sont-ils prêts à m’accompagner ? Connaissent-ils véritablement le domaine des ressources humaines ? Bref, ce genre de questions que l’on se pose pour faire un «background check» efficace !
Pour finir, dans la lignée de la question précédente, il est important de se demander si le service à la clientèle de l’ATS sera à la hauteur. Parce que, ne nous voilons pas la face, il est certain que vous aurez des interrogations, des inquiétudes, des demandes spéciales... Quelles sont les solutions de service à la clientèle proposées ? Sont-elles rapides ? Efficaces ? Il ne faut surtout pas hésiter à se renseigner, car si ce service est de piètre qualité, cela serait frustrant et ferait perdre un temps précieux.
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Il paraîtrait que les bureaux de Google reçoivent quelque chose comme trois millions de candidatures par an... Soit un peu plus de 8000 par jour, pour vous donner une vague idée. Autant dire que leur gestion des candidatures doit être plutôt bonne, parce qu’au niveau logistique, s’ils en étaient encore à l’aire du CV scanné et du tableau Excel, ils ne s’en sortiraient pas.
Évidemment, la grande majorité des entreprises n’en sont plus là, mais pour autant, ce n’est pas une raison pour négliger la gestion des candidatures. Surtout qu’il n’est absolument pas rare qu’une PME reçoive plus d’une centaine de candidatures pour une simple offre d’emploi ! Et c’est précisément pour cela qu’un Applicant Tracking System est utile aussi bien aux petites entreprises qu’aux grosses compagnies.
L’ATS va permettre d’automatiser la réception des candidatures, et va proposer au recruteur une interface rapide d’accès et facile d’utilisation, afin de pouvoir évaluer et trier les talents au fur et à mesure qu’ils arrivent. Ce seul et unique outil va remplacer les usines à gaz que beaucoup développent, et vous voyez assurément de quoi nous parlons : recevoir des dizaines d’emails, conserver ceux qui semblent intéressants, compléter un tableau Excel avec les informations des candidats potentiels, ranger les CV et les lettres de motivations dans tel ou tel dossier pour telle ou telle offre d’emploi...
Ça fait mal à la tête rien que d’y penser ! Mais c’est malheureusement ainsi que beaucoup s’organisent encore, sans se rendre compte du temps qu’ils perdent, mais surtout, de la forte probabilité que tout ça leur explose entre les mains, lorsque les candidatures vont affluer.
Égarer un CV parce qu’on l’a rangé dans le mauvais dossier. Passer à côté d’un bon candidat parce qu’on a supprimé l’email par inadvertance ou parce qu’il s’est retrouvé dans la boîte des spams. Ne plus savoir si on a déjà contacté ou non tel ou tel candidat. Perdre sa motivation parce qu’on se sent dépassé par la quantité de candidatures à gérer.
En vous assurant une excellente organisation en un seul et même endroit (plus besoin d’emails, de dossiers, d’Excel...), un bon ATS va ainsi réduire à néant (ou presque) toute la logistique qui était devenue nécessaire pour gérer de simples candidatures.
Les quelques problèmes cités ci-dessus et bien d’autres, seront rapidement choses du passé. Et en tant que recruteur, vous pourrez ainsi plus facilement vous concentrer sur le cœur de votre métier : chercher les talents qui ont les qualités requises pour l’emploi !
Le processus de recrutement commence dès la rédaction d’une offre d’emploi, et se termine au moment de l’embauche d’un nouvel employé. Au milieu, les étapes sont diverses et dépendent aussi bien de la politique de l’entreprise que de sa créativité : diffusion de l’offre, sélection des candidats, entrevues (téléphonique, vidéo, en face à face...), tests, vérification des références, etc. La seule chose certaine ? Un processus de recrutement a toujours la forme d’un entonnoir.
Au départ, il y a de nombreuses candidatures, et au fil des étapes, on en réduit le nombre pour arriver à une embauche. Ou du moins, c’est à ça que cela doit ressembler. Mais lorsque l’organisation du recrutement est défaillante, cette logique et parfois difficile à respecter, et il n’est pas rare de voir certains sélectionner de nouvelles candidatures alors qu’ils sont déjà à l’étape des entretiens avec d’autres candidats. Bref, c’est l’anarchie.
C’est justement ici que se situe l’intérêt d’un ATS. Un tel outil va permettre à l’entreprise non seulement d’automatiser une partie du processus de recrutement, mais surtout, de standardiser ce processus. Un ATS ne va pas imposer une façon de faire, mais proposer différentes fonctionnalités pour coller à ce que souhaite mettre en place l’entreprise, et ainsi, baliser efficacement les étapes du recrutement. En clair ? En quelques clics et en un coup d’œil, on peut savoir où l’on se situe dans le processus, pour chaque annonce et chaque candidat : on fait en sorte que «l’entonnoir» soit plus efficace !
Aussi, l’avantage de l’ATS est de permettre de se tenir à un processus de recrutement et de ne pas en réinventer les étapes à chaque nouvel emploi qui se crée ou se libère. En effet, le défaut de beaucoup d’entreprises, principalement les PME qui n’embauchent pas nécessairement de nouvelles têtes chaque semaine, est de ne pas avoir établi une mécanique de recrutement claire et précise. Ainsi, chaque fois qu’il y a un besoin, on repart de zéro, avec le risque de se perdre en route, de ne pas faire les choses efficacement, de pénaliser la qualité du recrutement et en fin de compte, d’embaucher quelqu’un en deçà de nos attentes.
En rythmant le processus d’embauche et en le standardisant, un ATS évitera ce genre de situation chaotique, et permettra, même aux petites entreprises, de toujours recruter de la même façon d’une fois sur l’autre.
Attention, cela ne veut pas dire que tout est gravé dans le marbre pour l’éternité ! Et c’est précisément là un autre intérêt des ATS : faire évoluer pas à pas un processus d’embauche, pour trouver le meilleur moyen de recruter dans sa propre entreprise. En étudiant les statistiques données par l’outil, en identifiant les points de friction, en discutant même avec les équipes en arrière de l’ATS, il est facilement possible de faire évoluer le déroulement du recrutement, avec toujours pour objectif d’en améliorer l’efficacité et la qualité.
Mieux encore, vous pouvez être certain qu’un meilleur processus de recrutement (plus rapide, plus organisé, plus standardisé) se ressentira tout de suite chez les candidats. Même s’ils ne sont pas embauchés en bout de course, votre entreprise se révèlera à leurs yeux comme plus organisée, professionnelle et sérieuse. L'expérience candidat n'en sera que meilleure et votre image de marque aussi !
Dès les années 1990, l’informatisation des entreprises a permis, par la même occasion, de numériser une partie du recrutement. Les CV étaient scannés pour ne plus avoir besoin de les gérer sous forme papier, on échangeait des emails plutôt que des courriers ou des fax…
C’était une première étape, qui pourrait être risible aujourd’hui tellement elle était simpliste, mais qui se trouvait être le début d’une révolution, à laquelle participaient les tout premiers ATS, si tant est qu’on puisse les appeler ainsi. On répondait alors au cas par cas à des problèmes épars, pour tenter de les simplifier grâce aux nouvelles technologies.
Désormais, les ATS ont une vision beaucoup plus globale du processus de recrutement et des moyens à apporter pour le rendre plus efficace. Ils voient bien au-delà d’une simple numérisation et pensent maintenant en termes d’automatisation et de standardisation, mais pas seulement ! Avec la démocratisation du «cloud», le principe de stockage «dans le nuage», les ATS nous présentent aussi des perspectives de mobilité et de collaboration sans précédent.
En effet, les ATS les plus efficaces et populaires ont choisi de prendre la forme de SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire que plus rien n’est stocké sur place dans les entreprises. Tout est géré à distance, et conservé sur les serveurs de la compagnie qui développe l’outil. Les avantages sont multiples, en voici quelques-uns :
On parle de technologie, de technique, de numérisation, d’automatisation... Mais avant tout, il faut savoir qu’un ATS n’est généralement pas un outil informatique sans âme, particulièrement lorsqu’on a affaire à un SaaS. En arrière se cache une équipe. Oui, oui ! Des êtres humains comme vous et nous qui travaillent d’arrache-pied pour pouvoir offrir le meilleur et trouver des solutions à tous les problèmes des recruteurs !
Très sérieusement, proposer une solution informatique pour aider au processus d’embauche, cela ne consiste pas à laisser le recruteur seul avec l’outil et espérer qu’il va se débrouiller sans déranger personne. Un bon ATS vient toujours avec une équipe de professionnels, présente pour vous conseiller dans votre recrutement et votre utilisation de l’outil.
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Il s’agit par exemple de Conseillers en ressources humaines, facilement accessibles, qui ont conscience que beaucoup de PME n’ont personne dans leurs rangs qui soit spécialiste des RH. Ils prêtent main-forte dans la rédaction d’offres d’emploi efficaces et pertinentes. Ils accompagnent les recruteurs dans la diffusion de leurs annonces, en les orientant vers les jobboards gratuits qui correspondent le mieux à leurs besoins, mais aussi les jobboards payants qui méritent de dépenser plus pour obtenir de meilleurs résultats.
Il s’agit aussi d’un service à la clientèle disponible et attentif, en cas de souci mais pas uniquement. Ce sont des individus présents pour aider le client à utiliser l’outil efficacement, pour répondre à ses questions, pour solutionner ses problèmes, en bref, pour faciliter le processus de recrutement. Aussi, ce sont des équipes à l’écoute. À l’écoute des besoins, des remarques, des difficultés quotidiennes des utilisateurs de l’outil. Parce qu’un bon ATS est normalement un logiciel évolutif, en constante amélioration, qui va, au fil du temps, s’adapter aux intérêts des recruteurs et aux impératifs qu’ils rencontrent. Donner un coup de jeune au domaine des ressources humaines se fait surtout grâce aux humains en arrière : les avancées informatiques ne sont que les outils de cette modernisation.
Pour finir, si nous prenons un instant pour mettre bout à bout tous les avantages des ATS évoqués jusqu’alors, nous pouvons voir se dessiner une dernière raison d’adopter un de ces outils de recrutement : faire des économies !
Ce sera plus évident au sein de la PME qui n’a ni les moyens humains, ni les moyens financiers pour avoir ne serait-ce qu’une seule personne dédiée aux ressources humaines. Dans ce cas de figure, c’est souvent plusieurs personnes qui mettent la main à la pâte, plusieurs personnes dont le recrutement n’est pas nécessairement une facette de leurs métiers.
Par conséquent, l’ATS sera un bon moyen de pallier ce manque, en proposant une solution facile, rapide et économique. Par exemple, ça permet au manager de ne pas passer des heures à lire des emails et trier des CV, pour pouvoir se concentrer sur le reste de son travail. Ici, l’économie de temps sera substantielle et très rapidement visible !
Mais il ne faut pas croire que le gain de temps ne sera pas conséquent dans une entreprise qui possède déjà un employé ou même une équipe dédiée au recrutement. Au contraire ! Si le processus d’embauche était bancal et laborieux, basé sur des tableaux Excel, des emails et des dossiers en tout genre, l’ATS va remettre de l’ordre, donner une structure, standardiser les étapes et ainsi, permettre aux professionnels des RH de réorganiser leur temps de travail, et se recentrer vers le cœur de leur métier.
C’est une conséquence logique à l’économie de temps. Effectivement, moins nous passons de temps sur des activités ennuyantes et sans valeur ajoutée (poster des offres d’emploi, trier des emails...), plus nous sommes productifs et motivés, et plus notre travail gagne en qualité. Autant de facteurs qui vont permettre de diminuer les dépenses et souvent, augmenter les revenus.
Par exemple ? Le recruteur qui peut prendre le temps de se concentrer sur le cœur de ce qu’est le recrutement va pouvoir sélectionner de meilleurs profils, et ainsi, détecter et embaucher les bons talents qui apporteront à leur tour, une véritable valeur ajoutée à l’entreprise. Une valeur ajoutée qui, inévitablement, se traduira par de meilleurs résultats pour l’entreprise. Logique, non ?
D’autant plus qu’aujourd’hui, nul besoin de dépenses astronomiques pour utiliser un ATS... Ils n’ont jamais été aussi abordables !
Nous parlons de quelques dizaines d’euros par mois pour une petite ou moyenne entreprise, jusqu’à quelques centaines au maximum pour des grandes entreprises au fort besoin en recrutement.
Et en plus, les offres et fonctionnalités des ATS sont souvent adaptables en fonction des besoins des entreprises. En gros, on ne va dépenser que ce que l’on utilise.
L’ATS Flatchr est né d’une vision commune, celle d’embaucher les meilleurs talents grâce à des technologies de recrutement accessibles au plus grand nombre. Notre rêve est de voir collaborer les chefs d’entreprises, les responsables RH et les managers afin de recruter leurs équipes, à l’aide d’outils conçus pour eux. Ainsi, en développant notre propre ATS, nous avons souhaité rendre le processus d’embauche simple, rapide et surtout agréable ! Car cela faisait trop longtemps que le recrutement était devenu une véritable contrainte pour la majorité des entreprises.
« Flatchr m’a contacté dès leurs débuts, pour me proposer d’essayer cette nouvelle formule qu’ils venaient de développer, afin de perfectionner le processus de recrutement. J’ai été séduit par leur démarche, leur ambition, leur jeunesse et leur motivation, alors je me suis aussitôt engagé avec eux.
Aujourd’hui le bilan est très positif. Flatchr est réactif, voire proactif. Mes annonces sont immédiatement publiées, toujours avec l’aide et l’accompagnement d’un collaborateur dédié, au besoin. Et les retours sont bons sur tous les profils recherchés. Le système fonctionne bien et du fait de notre forte relation de proximité avec les responsables, c’est toujours gagnant-gagnant ! »
Comme nous le soulignons dans les chapitres précédents, un ATS se doit de proposer les bons outils aux recruteurs. C’est ce que nous mettons en place chez Flatchr, depuis nos débuts, car nous avons conscience que la clé pour mettre la main sur les bons talents, c’est tout d’abord de présenter la bonne annonce face à la bonne audience !
Cheikh Gueye
Président
« J’ai été tout de suite conquis par la facilité de la multi-diffusion, les retours étaient prompts et intéressants en matière de CV pour mes franchisés et les magasins intégrés pour lesquels je recrute ponctuellement. J’ai donc rapidement étendu l’utilisation de Flatchr à toutes nos campagnes de recrutement. Avant, il m’était littéralement impossible de gérer vingt recrutements simultanés. Avec l’aide de Flatchr, c’est devenu possible. »
Le cœur de Flatchr, c’est la centralisation de plusieurs fonctionnalités, avec un seul et même objectif : organiser, regrouper et faciliter le processus de recrutement. En effet, il nous fallait non seulement être capables de proposer une solution pour toucher de nombreux candidats, mais aussi de mettre en place les moyens nécessaires pour tout ce qui se passe après la réception de ces dizaines, voire centaines de candidatures.
Vous pouvez voir le case study complet ici : https://flatchr.io/customers/aviva.
Lionel Jorda
Responsable des Ressources Humaines
« Lorsque j’ai découvert Flatchr, je leur ai confié le soin de poster quatre annonces et ce, pour plusieurs raisons : l’aspect économique de leur formule d’abonnement, le gain de temps considérable et enfin l’envie de donner un coup de main à une équipe jeune, dynamique et talentueuse. »
Carole Mayer
Dealer
« Nous utilisons Flatchr comme une solution RH globale, c’est-à-dire comme outil de centralisation et de filtrage des candidatures, mais aussi pour bénéficier de leur expertise en matière de recrutement. Utiliser Flatchr et ses services nous permet de rester concentrés sur notre business, sans perturber notre organisation interne. »
Arsalain El Kessir
PDG et Responsable des Ressources Humaines
“J'ai choisi Flatchr car ça collait parfaitement avec ce dont j’avais besoin. Un outil qui me permet de centraliser toutes les candidatures, qui me les trie par offre d’emploi, sur lequel chaque manager puisse avoir sa vision et uniquement sur les postes qui le concerne.”
Timothée Meaupin
Responsable RH
"Notre prochaine étape sera l’international. Nous sommes déjà bien installés en Allemagne, nous attendons donc la version allemande de Flatchr pour pouvoir équiper nos équipes qui s’y trouvent pour collaborer encore plus facilement avec elle. "
Guillaume Faurie
Directeur du Recrutement et Relations Ecoles
« Nous avions avant, une multitude de personne impliquée sur la gestion du recrutement. Aujourd’hui, nous utilisons un outil de gestion global où toutes les informations sont centralisées avec un outil unique. Cela nous permet de gérer les recrutements dans leur globalité et cela nous permet de cadrer nos processus. Nous savons à tout moment dans quelle phase est un candidat et où il en est dans son process de recrutement . C’est à la fois rassurant pour les RH, pour les managers et bien entendu pour la direction. »
Julien Villieux
HR manager
Ricoh
Et beaucoup d'autres comme :
Cemex
Cela fait plusieurs années maintenant que le marché du recrutement a vu arriver des outils de gestion des recrutements. Cependant, faute de moyens, de temps ou de ressources, il n'est pas toujours évident pour les entreprises de pouvoir s'équiper ou gérer plusieurs outils en même temps. Il leur faut donc un outil tout-en-un. C'est donc pour répondre à ce besoin que les RIS ont été créés.
De nombreux outils sont utiles et vous aident dans vos recrutements : les multidiffuseurs, les logiciels de sourcing ou encore les ATS.
La force du RIS est qu'il regroupe tous ces outils sur une seule et même plateforme. Ainsi, vous retrouverez un outil de multidiffusion, de sourcing, de cooptation, mais aussi un outil de gestion des candidatures. Le RIS vous permet donc de gérer l'ensemble de vos recrutements, de la publication de votre annonce jusqu'à la sélection de votre futur employé, sur une base centralisée.
Votre annonce étant publiée sur une multitude de sites emploi, vous allez recevoir donc un maximum de candidatures. Avec l’ATS de Flatchr vous serez donc en mesure de voir le nombre de candidats postulant pour l’offre d’emploi, sur la même plateforme. Cela vous permettra donc de gagner du temps et de voir en temps réel les candidatures.
Grâce au format SaaS (Software as a Service), plus rien n’est stocké sur place dans les entreprises. Tout est géré à distance et conservé sur les serveurs de l'éditeur de logiciel. Vous pouvez donc inviter toute votre équipe et recruter ensemble ! Vous êtes notifié lorsque l’un de vos collaborateurs fait une action et vous pouvez réagir.
Aujourd’hui, les candidats les plus qualifiés vont sur le site carrière des entreprises pour y laisser leur candidature. Il est obligatoire d’avoir une page pour permettre à ces potentiels futurs talents de postuler depuis votre site. Flatchr met à disposition un template très simple qui permet ça. Pour les entreprises qui veulent faire une refonte de leur site carrière, nous avons des designers et consultants qui peuvent vous accompagner dans cette démarche.
De plus, l'outil va faire évoluer le processus d’embauche et l'améliorer. En étudiant les statistiques fournies par l’outil, en identifiant les points de friction, en échangeant avec les collaborateurs, il est facilement possible de faire évoluer le déroulement du recrutement, avec toujours pour objectif d’en améliorer l’efficacité et la qualité.
Vous pouvez être certain qu’un processus de recrutement plus rapide, plus organisé et plus standardisé se ressentira tout de suite chez les candidats. Même s’ils ne sont pas embauchés finalement, ils retiendront de votre entreprise qu'elle est organisée, professionnelle et sérieuse. L'expérience candidat n'en sera que meilleure et votre marque employeur aussi !
C'est connu, les PME et certaines ETI n'ont généralement ni les moyens humains, ni les moyens financiers pour avoir ne serait-ce qu’une seule personne dédiée aux ressources humaines. Dans ce cas-là, c’est souvent plusieurs collaborateurs de l’entreprise qui s’en occupent, dont le recrutement n’est pas nécessairement une facette de leurs métiers et qui n'ont pas le temps.
Ainsi, le RIS sera un bon moyen de pallier ce manque, en proposant une solution facile, rapide et économique. Grâce à une nouvelle méthode d'organisation, la méthode Kanban, venant du japonais "étiquettes", votre pipeline offre une excellente visibilité à l’équipe de recrutement et une visibilité globale de l'ensemble des candidatures en cours. Ainsi, avec le Kanban, vous pourrez savoir précisément dans quelle étape de recrutement se trouve votre candidat.
Cela évitera au manager de passer des heures à lire des emails et trier des CV, il pourra ainsi se concentrer sur le reste de son travail.
Choisir le bon logiciel de recrutement peut s'avérer compliqué. Toutefois, il y a certaines fonctionnalités à prioriser plus que d'autres, à savoir :
- Gestion des offres
- Multidiffusion des offres
- Sourcing
- Gestion des candidatures
- Communication avec le candidat
- Expérience candidat
- Collaboration
- Gestion de votre vivier de candidatures
- Rapport et statistiques
- Espace carrières
- Ergonomie de la plateforme
- Normes RGPD
Si l'on devait résumer, le RIS est un outil tout-en-un qui vous permet de diffuser, gérer, trier et suivre vos candidatures de près pour améliorer au maximum votre marque employeur et structurer votre recrutement. Ces fonctionnalités vous font gagner un temps précieux, ce qui vous permettra de vous recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée !
Flatchr est le premier RIS (Recruiting Intelligent Software) qui regroupe l'ensemble des outils nécessaires pour gérer vos recrutements de A à Z.
