L’entretien de recrutement est souvent perçu comme un échange spontané, guidé par l’intuition et l’expérience du recruteur. Pourtant, derrière cette apparente simplicité se cachent de nombreux pièges : questions improvisées, évaluations subjectives, biais inconscients ou encore manque de cohérence entre les candidats rencontrés.
Pour structurer cet exercice clé, de plus en plus d’entreprises adoptent un outil simple mais redoutablement efficace : le guide d’entretien. Bien plus qu’une trame, c’est un véritable cadre de référence qui permet de poser les bonnes questions, d’évaluer les candidats selon des critères homogènes, et de professionnaliser l’ensemble du processus de recrutement.
Dans cet article, vous découvrirez comment construire votre guide d’entretien pas à pas et quelles questions intégrer selon le type d’entretien mené.
SOMMAIRE :
Qu'est-ce qu'un guide d'entretien ?
Pourquoi utiliser un guide d'entretien en recrutement ?
Comment rédiger un guide d'entretien ? Les 5 étapes à suivre pour le réaliser
Les questions types à inclure dans votre guide selon le type d’entretien
Exemple de guide d’entretien structuré
Nos bonnes pratiques pour utiliser votre guide d’entretien
Comment analyser les résultats de votre guide d’entretien ?
Le guide d’entretien peut être défini comme un document minutieusement conçu pour orienter et structurer les entretiens avec les divers candidats. Bien plus qu’une simple liste de questions, il s’agit plutôt d’un plan destiné à orienter l’entretien avec des questions ciblées.
Ce guide joue un rôle central pour évaluer finement les compétences et les aptitudes des candidats et recueillir de façon cohérente les différentes informations en vue de prendre des décisions objectives.
En tant que support structuré, le guide d’entretien facilite l’harmonisation des échanges avec chaque candidat. Il permet d’instaurer un cadre équitable, d’éviter les oublis ou les dérives subjectives, et de comparer les profils sur la base de critères communs. Cette trame d’entretien s’impose comme un outil de recrutement essentiel pour fiabiliser l’évaluation et gagner en professionnalisme.
Il est important de ne pas confondre un guide d’entretien avec une grille d’entretien ou grille d’évaluation. La grille d’entretien est un outil plus succinct qui répertorie les compétences et les qualités recherchées chez un candidat, tandis que le guide d’entretien est plus complet et détaillé, comprenant des questions spécifiques à poser aux candidats.
La création d’un guide d’entretien n’est pas une tâche anodine, elle est indispensable pour plusieurs raisons essentielles :
La première étape de la création d’un guide d’entretien consiste à effectuer une préparation minutieuse. Cette phase comprend plusieurs aspects :
Pour comprendre les exigences du poste, il est impératif de mener une recherche approfondie sur la description du travail et les compétences requises. Cette étape vous permettra de déterminer les qualifications clés que vous recherchez chez les candidats.
Une fois que vous avez une vision claire du poste, identifiez les compétences spécifiques et les qualités personnelles nécessaires pour réussir dans ce rôle. Cela vous aidera à élaborer des questions pertinentes.
À cette étape, il est également important de clarifier les objectifs de l’entretien : souhaitez-vous évaluer des compétences techniques, des soft skills, l’adhésion à la culture d’entreprise ? Cette réflexion influencera le ton, le contenu et la structure du guide.
Un bon guide d’entretien repose sur une trame claire et cohérente, que chaque recruteur peut suivre tout en s’adaptant aux spécificités du candidat. Cette structure permet de couvrir l’essentiel en un temps limité, tout en laissant place à l’échange. Voici les grandes séquences à intégrer dans votre guide :
Commencez par créer un climat de confiance. L’objectif ici est de détendre le candidat, de lui expliquer le déroulé de l’entretien et de présenter brièvement l’entreprise ou le service.
Exemple dans le guide : “Prenez 2 à 3 minutes pour vous présenter et expliquer comment se déroulera l’échange.”
Avant d’entrer dans le cœur de l’entretien, rappelez les contours du poste : missions principales, enjeux, environnement de travail. Cela permet au candidat de mieux se projeter et de poser un cadre commun pour l’échange.
Astuce : invitez le candidat à reformuler ce qu’il a compris du rôle. Cela permet de détecter les éventuels malentendus.
C’est le moment d’analyser les expériences passées : les choix de carrière, les réalisations, les échecs, les compétences acquises.
Le guide doit ici proposer :
Selon le poste, il peut être utile d’intégrer une mise en situation, un cas pratique ou un test technique.
Le guide peut proposer :
Prévoir un temps pour les questions du candidat est essentiel. Cela permet d’évaluer son niveau de préparation, son intérêt réel pour le poste, et de répondre à ses attentes.
Le guide peut rappeler : “Laissez 5 à 10 minutes pour les questions du candidat, notez ses interrogations principales.”
Terminez l’échange en clarifiant la suite du processus : délais de réponse, prochaines étapes, interlocuteurs.
Le guide peut inclure une formule de clôture type, pour garder une cohérence entre recruteurs.
Exemple : “Merci pour cet échange. Nous reviendrons vers vous d’ici [X jours] pour la suite.”
L’ordre des questions dans votre guide d’entretien doit être pensé de manière stratégique. Il doit permettre que l’entretien se déroule de manière fluide et que toutes les informations nécessaires soient bien collectées. Voici quelques principes de base :
Organisez les questions de manière à ce qu’elles suivent une progression naturelle, de l’introduction générale à des questions plus spécifiques sur les compétences et l’expérience.
Commencez généralement par des questions ouvertes qui permettent au candidat de se présenter et de s’exprimer librement. Cela lui permettra aussi de se détendre et d’être plus à l’aise pour la suite de l’entretien.
Structurez votre trame en blocs thématiques pour une meilleure lisibilité et un suivi fluide :
Le guide d’entretien ne se limite pas à poser des questions : il doit aussi permettre d’évaluer objectivement les réponses. Pour cela, la grille d’évaluation est essentielle. Elle offre un cadre structuré pour analyser les compétences d’un candidat, comparer plusieurs profils, et faciliter la prise de décision finale.
Exemples : maîtrise technique, capacité d’analyse, communication, autonomie, motivation, adéquation culturelle, etc.
1 = Insuffisant
2 = Faible
3 = Moyen
4 = Bon
5 = Excellente maîtrise
Une fois l’entretien terminé et la grille d’évaluation remplie, il est crucial de formaliser une synthèse claire de l’échange. C’est cette dernière zone du guide qui aidera à trancher entre plusieurs profils, à justifier une décision de recrutement… ou à refuser un candidat de manière argumentée.
Que doit contenir cette zone ?
Exemple de synthèse :
🟢 Points forts : excellente maîtrise des outils, posture professionnelle, motivé par la mission.
🔴 Points faibles : manque de clarté sur ses prétentions salariales, hésitations sur la localisation.
✅ Recommandation : proposer un second entretien avec le manager opérationnel.
Choisissez judicieusement les questions en fonction des besoins spécifiques du poste à pourvoir. Cela implique de :
Adaptez votre guide d’entretien à chaque poste vacant en choisissant des questions qui ciblent les compétences et les qualités requises.
Restez ouvert à la modification de votre guide d’entretien en fonction des candidats et de leurs réponses. Prévoyez aussi de faire régulièrement le point sur votre guide d’entretien pour l’ajuster.
Alterner entre différents formats de questions
Cela va enrichir vos échanges :
Associez à votre guide une grille d’évaluation claire permettant de noter les réponses selon des critères prédéfinis. Cela garantit une évaluation homogène et facilite la prise de décision.
N’hésitez pas à tester votre guide sur plusieurs entretiens pour repérer les éventuels points d’amélioration. Ajustez les formulations, ajoutez ou retirez des questions, et améliorez l’équilibre entre structure et spontanéité.
Un bon guide d’entretien ne se contente pas de lister des questions au hasard : il doit proposer des questions adaptées au format d’entretien choisi. Cela permet de garantir une évaluation cohérente et pertinente, tout en favorisant un échange fluide et naturel avec le candidat.
Voici les types de questions à inclure selon les trois formats les plus courants : structuré, semi-directif et non-directif.
Dans ce format, tous les candidats répondent aux mêmes questions, dans le même ordre, avec les mêmes critères d’évaluation. C’est le format le plus efficace pour comparer objectivement des profils, réduire les biais et standardiser l’évaluation.
Questions types à inclure :
🔎 Astuce : utilisez des questions basées sur la méthode STAR (Situation – Tâche – Action – Résultat) pour pousser le candidat à développer ses réponses.
C’est le format le plus courant. Le guide propose une trame de questions, tout en laissant au recruteur une marge de manœuvre pour creuser ou rebondir sur les réponses du candidat.
Questions types à inclure :
Conseil : indiquez dans le guide les réponses attendues ou les points à observer (prise de recul, esprit critique, clarté, alignement avec les valeurs de l’entreprise…).
Moins structuré, ce type d’entretien repose principalement sur les réponses spontanées du candidat. Le guide d’entretien reste ici un fil rouge pour ne pas perdre l’objectif du recrutement.
⚠️ À noter : ce type d’entretien demande plus d’expérience et un guide bien préparé pour éviter de passer à côté des points essentiels. Il est donc conseillé de toujours garder en tête les critères d’évaluation du poste, même si le ton est plus libre.
Quel que soit le format choisi, le guide d’entretien doit proposer un panier de questions types, classées par thème (parcours, compétences, motivation, soft skills…), avec des indications claires sur ce qu’on cherche à observer. Cela permet au recruteur de rester concentré sur l’essentiel et d’assurer une vraie cohérence entre les entretiens.
Présentation d’un guide d’entretien de recrutement : l’exemple pas-à-pas !
Pour cet exemple, nous allons imaginer que vous cherchez à recruter un gestionnaire de paie. Voici comment vous pouvez procéder :
Laisser le candidat se présenter à l’aide de cette question ouverte : “Pouvez-vous présenter votre parcours en décrivant votre expérience en paie ainsi que vos compétences clés ?”
“Comment réalisez-vous le suivi des évolutions législatives en paie et comment procédez-vous pour assurer la conformité légale de vos paies ?”
“Décrivez-moi de façon détaillée votre processus de traitement de la paie en fonction des diverses échéances à respecter ?”
“Comment calculez-vous les charges sociales liées à votre paie et comment vous assurez-vous de l’exactitude du calcul réalisé ?”
“Quels logiciels de paie avez-vous déjà utilisé et quel en est votre niveau de maîtrise ?”. Cette question devra bien sûr être mise en relation avec la fiche de poste.
“Pouvez-vous me citer une situation durant laquelle votre équipe a été confrontée à un problème complexe de paie et comment avez-vous collaboré pour résoudre ce dernier ?”.
Les interactions avec les autres salariés sont aussi cruciales. En effet, il est important d’évaluer la manière dont le candidat interagit en cas de malentendu afin de maintenir un climat social apaisé.
Il s’agit à la fois de veiller à ce que les données soient bien conservées, mais aussi qu’elles le soient en toute confidentialité.
Votre guide d’entretien abordera alors ce point à travers des questions : “Comment gérez-vous la conservation des dossiers de paie ?” et “Comment vous assurez-vous de la confidentialité des données sensibles de paie ?”.
La législation sociale étant fluctuante, il est nécessaire de se former régulièrement. Vous pouvez poser cette question : “Quelles sont les dernières formations paie ou RH que vous avez suivies pour maintenir vos connaissances à jour ?”.
Maintenant que le guide d’entretien est plus clair, il est temps pour nous de vous délivrer nos astuces qui vous permettront de rédiger un guide d’entretien utile… En d’autres mots, un guide qui ne finira pas dans les méandres de votre fichier téléchargement !
La simplicité est la clé. Formulez des questions simples et directes. Évitez les longs préambules qui pourraient perturber la communication avec le candidat.
Ne vous limitez pas à un seul type de question. Utilisez une combinaison de questions ouvertes, fermées, comportementales et situationnelles pour obtenir une vue d’ensemble complète du candidat. Cela garantit que vous explorez divers aspects de sa personnalité et de ses compétences. Surtout, veillez à éviter les questions pièges qui mettront mal à l’aise votre candidat.
La réalité de l’entretien peut être imprévisible. N’hésitez pas à adapter votre guide d’entretien en fonction des réponses du candidat. Les questions ont vocation à rythmer l’entretien et peuvent souvent révéler des informations cruciales que vous n’aviez peut-être pas anticipées.
Avant chaque entretien, prenez le temps de vous approprier la trame prévue. L’objectif ? Être au clair sur les questions à poser, les compétences à observer et le fil conducteur de l’échange. C’est ce qui permet à chaque recruteur·se d’aborder l’entretien avec plus de justesse… et moins d’improvisation.
Votre guide est là pour vous aider à poser les bonnes questions, dans le bon ordre. Commencez par une mise en confiance, en laissant la personne se présenter. Puis, allez progressivement vers les sujets plus ciblés : missions, compétences, projection dans le poste. Cela permet un échange fluide et structuré, aussi agréable pour vous que pour le candidat.
Un guide n’est pas une checklist à dérouler ligne par ligne. C’est un cadre souple, qui vous aide à garder le cap tout en laissant la conversation vivre. Les meilleurs échanges sont souvent ceux où l’on prend le temps d’écouter vraiment, de rebondir, d’aller au-delà des réponses attendues.
Pendant l’entretien, notez ce qui vous semble essentiel, avec des repères clairs. Cela peut être une échelle de notation, des verbatims, ou simplement des ressentis argumentés. Le plus important, c’est de garder une méthode stable d’un·e candidat·e à l’autre, pour pouvoir comparer les profils de manière juste.
Enfin, le guide prend tout son sens quand il sert de base à la discussion entre recruteur·ses. Partager les retours, croiser les points de vue, c’est ce qui permet de faire des choix plus solides, basés sur des éléments concrets. Un vrai plus pour l’objectivité… et pour l’engagement collectif dans la décision.
Un guide d’entretien bien conçu ne se limite pas à structurer l’échange : il facilite aussi l’analyse des candidatures de manière claire, argumentée et collaborative. Une fois l’entretien terminé, l’enjeu est de transformer les notes, les commentaires et les impressions en une décision éclairée.
Si plusieurs personnes ont assisté à l’entretien (recruteur, manager, RH...), comparez les grilles d’évaluation remplies indépendamment. Cela permet de :
Conseil : organisez un débrief à chaud juste après l’entretien, pour éviter l’oubli ou l’altération des impressions.
Utilisez la synthèse en fin de guide pour isoler :
Ces éléments permettront de mieux comparer les profils et de justifier une décision en cas d’hésitation.
Grâce à l’évaluation par critères (note + commentaires), le guide permet de comparer les profils sur des bases factuelles, au lieu de se reposer uniquement sur l’intuition ou le "feeling".
Exemples de critères de comparaison :
Astuce : certains outils ATS (comme Flatchr) permettent de centraliser ces grilles et de visualiser automatiquement les écarts entre candidats.
Une fois le choix arrêté, le guide d’entretien sert aussi de trace écrite :
Enfin, les guides d’entretien complétés peuvent être archivés pour :
Le guide d’entretien ne s’arrête pas à l’échange en face-à-face. Il devient un outil d’aide à la décision, fiable et structurant, au service d’un recrutement plus objectif, plus rapide et mieux documenté.
En suivant nos conseils et en vous appuyant sur notre exemple, vous avez toutes les cartes en main pour bien utiliser le guide d’entretien de recrutement !