L’entretien est terminé, mais le rôle du recruteur est loin d’être fini. Pour prendre des décisions justes et construire un processus de recrutement cohérent, une étape clé ne doit pas être négligée : la rédaction du compte rendu d’entretien d’embauche.
Ce document, trop souvent bâclé ou improvisé, est pourtant indispensable. Il permet de garder une trace claire et objective de l’échange, de comparer les candidats de manière équitable et de justifier ses choix en toute transparence.
Dans cet article, on vous explique comment rédiger votre compte rendu d'entretien d'embauche et les bonnes pratiques pour qu'il soit efficace.
SOMMAIRE
Le compte rendu d’entretien d’embauche est un document clé que le recruteur rédige à la suite de l’échange.
Il permet de formaliser l’évaluation du candidat, d’appuyer la décision finale et de faciliter la collaboration entre recruteurs, RH et managers. Il devient d’autant plus important quand plusieurs personnes interviennent dans le processus ou lorsque plusieurs profils sont en concurrence.
Le compte rendu d’entretien d’embauche :
Un bon compte rendu permet aussi :
81 % des candidats affirment que la qualité de l’entretien influence leur décision d’accepter une offre. (Source : LinkedIn Talent Trends 2024)
Bon à savoir : nous avons préparé un template de grille d'évaluation et scorecard, qui peut déjà faire office de compte rendu d'entretien. Avec ce template, vous pouvez :
Résultat : la grille devient automatiquement votre compte rendu d'entretien. Vous pouvez même la centraliser dans votre ATS.
Cela facilite aussi le travail des managers recruteurs : ils n’ont qu’à remplir les critères et leurs commentaires dans un cadre déjà préparé, ce qui évite les retours incomplets ou illisibles souvent liés à des entretiens réalisés dans l’urgence.
Mais si vous préférez rédiger un document plus narratif ou plus détaillé, voici les grandes étapes à respecter :
Avant d’écrire, commencez par noter les éléments factuels qui doivent apparaître systématiquement :
Objectif : poser le cadre du document avant de rentrer dans l’analyse.
Cette étape est particulièrement utile pour les managers qui mènent leurs entretiens entre deux réunions : en notant ces informations à l’avance (ou juste après l’entretien), ils évitent les oublis et gagnent en efficacité.
Rédigez une synthèse courte, sans jugement, qui reprend :
But : donner une vision globale de l’échange en quelques secondes.
Pour les managers, ce résumé est une excellente manière de transmettre leur lecture du candidat, même s’ils ont moins l’habitude de formaliser leurs impressions.
Créez un paragraphe par bloc d’évaluation :
Pour chacun :
C’est le cœur du compte rendu : l’analyse structurée.
C’est également le bon moment pour les managers de mettre en avant des points que le recruteur ne voit pas toujours : compréhension des enjeux opérationnels, capacité à s’intégrer dans l’équipe, maturité technique, etc.
Sous forme de liste à puces :
Une vue claire, lisible et partageable.
Les managers peuvent ici indiquer les signaux faibles qu’ils ont perçus sur la capacité du candidat à collaborer, à gérer son autonomie, ou à supporter la charge opérationnelle.
Encore une fois, en puces :
Objectif : alerter sans juger, toujours basé sur des faits.
Terminez par une décision :
Accompagnez cette décision d’une phrase de justification. C'est cette section que le manager lit en premier.
Pour les managers, cette recommandation est cruciale : elle doit refléter leur vision du terrain.
Si votre entreprise pratique le retour systématique (et c'est ce que nous conseillons) :
Cette section facilite ensuite la réponse personnalisée au candidat.
Les managers peuvent également fournir un petit retour, même court, sur ce qu'ils ont apprécié ou non : cela enrichit le feedback final envoyé par les RH.
Un compte rendu d’entretien n’a de valeur que s’il est facilement accessible, partagé et exploitable par l’ensemble du processus de recrutement. C’est exactement le rôle d’un ATS (Applicant Tracking System).
Avec un ATS comme Flatchr, vous pouvez :
💡 Bonus Flatchr : chaque intervenant peut déposer ses observations directement sur la fiche candidat, ce qui limite les oublis, fluidifie la collaboration et évite la dispersion des informations (emails, documents éparpillés, messages Slack…).
En bref : un ATS vous aide autant à décider qu’à documenter.
Avant même la rencontre, définissez les critères que vous souhaitez évaluer :
💡 Astuce : utilisez une grille commune à tous les candidats avec un guide d'entretien pour favoriser l’équité et limiter les biais.
Gagnez du temps ! Utilisez notre GPT RH gratuit pour choisir vos critères d'évaluation et vous aider à générer une grille d'évaluation et/ou une scorecard adapté.
Exemples de prompt :
Pendant l’entretien, notez les éléments factuels et les réponses clés du candidat :
Vous pouvez aussi vous appuyer sur l’IA pour prendre des notes automatiquement. Par exemple, grâce à notre partenariat avec Noota, vous pouvez enregistrer vos entretiens et obtenir une transcription complète, un résumé structuré, des points clés ou encore une analyse des réponses. Un vrai plus pour éviter d’oublier des informations importantes… tout en restant pleinement présent pendant l’échange.
Pour les managers qui ne sont pas habitués à prendre des notes en entretien, l’IA (comme Noota ou Notion) est particulièrement utile : elle évite les pertes d’information lorsqu’ils sont très opérationnels ou multitâches.
💡 Bon à savoir : sans prise de notes active, 70 % des éléments d’un entretien sont oubliés sous 48h (Source : Forbes 2023).
Une fois l’échange terminé, formalisez vos notes rapidement, pendant que l’information est encore fraîche. Le compte rendu ayant pour vocation d’être partagé en interne, il doit donc être clair, lisible et structuré :
Conseil : utilisez un modèle pour gagner du temps et harmoniser les retours au sein de l’équipe.
📚 Le saviez-vous ? Organiser vos critères réduit de 30 % les risques de biais cognitifs dans vos décisions (Harvard Business Review 2024).
Laissez passer quelques heures (ou une nuit) avant de relire votre compte rendu. Cela vous permettra d’analyser plus objectivement vos impressions et d’éliminer les jugements hâtifs.
À mettre en place :
Si l’entretien est mené à plusieurs, recueillez les avis de chacun. Chaque interlocuteur aura perçu des éléments différents selon sa sensibilité et ses critères d’évaluation.
Il est important que chaque évaluateur ait pris le temps de formaliser son propre avis de manière indépendante, avant toute discussion collective. Cela permet d’éviter les biais de groupe ou d’influence hiérarchique, qui peuvent fausser l’analyse (effet de leader, conformisme, etc.).
Recueillez ensuite les points de vue individuels rapidement, tant que les impressions sont encore fraîches.
Les managers apportent souvent une vision complémentaire. Leurs observations sont indispensables pour affiner l'avis global, notamment sur la capacité du candidat à s’intégrer opérationnellement ou à monter en compétence rapidement.
Ensuite, fusionnez les observations dans un compte rendu unique, clair et structuré, qui reflète une vision globale et partagée du candidat. Cela permet une décision collective plus solide, surtout pour des postes à enjeux.
📈 Les organisations qui partagent systématiquement leurs feedbacks d’entretien améliorent leur taux de rétention de +20 % (Deloitte Bersin 2024).
Déposez le document dans votre ATS ou dans un dossier partagé sécurisé. Assurez-vous qu’il est facilement accessible pour les RH, le manager, ou toute personne concernée par la décision.
Pour les managers, voir l’historique des comptes rendus permet aussi de comprendre pourquoi certains candidats ont été écartés, d’ajuster leurs attentes, et de gagner en cohérence dans leurs futurs recrutements.
💡Bon à savoir : archiver ces données vous aidera aussi à nourrir votre vivier de talents à long terme.
Le compte rendu sert aussi de base pour formuler un retour constructif au candidat. Même en cas de refus, cela valorise l’échange et renforce votre image employeur.
Les actions à mettre en place :
Impact émotionnel : 69 % des candidats affirment qu’un feedback personnalisé les incite à re-postuler dans l’entreprise, même après un refus (Talent Board 2024).
Chaque compte-rendu d’entretien est une source précieuse pour améliorer vos processus de recrutement.
À mettre en place :
“Chaque entretien est une opportunité de recruter mieux, mais aussi d’apprendre à recruter autrement.” - Liz Ryan, Experte RH
Rédiger un bon compte rendu d’entretien d’embauche, c’est bien plus qu’un simple exercice administratif. C’est une étape clé pour prendre des décisions objectives, améliorer l’expérience candidat et renforcer la qualité de vos recrutements.
Voici les points à retenir :
Et n’oubliez pas : un bon compte rendu n’est pas réservé qu'aux RH et recruteurs. Les managers ont tout intérêt à formaliser leurs impressions, même rapidement, pour contribuer à une décision finale plus juste et alignée.