Le 3 avril 2026, la CNIL a classé le recrutement parmi ses thématiques prioritaires de contrôle pour l'année. Ses agents vérifieront notamment la bonne application de son guide du recrutement, publié en janvier 2023. La prise de référence est directement concernée : chaque information recueillie auprès d'un ancien manager est une donnée personnelle sur le candidat, soumise au Code du travail et au RGPD.
Bien menée, la prise de référence reste pourtant l'un des moyens les plus simples de sécuriser une embauche : 15 minutes au téléphone pour confirmer un parcours, mieux comprendre comment un candidat travaille et anticiper son intégration. Mal menée, elle fait perdre du temps, introduit des biais et expose l'entreprise.
Dans cet article, vous trouverez le cadre légal, comment choisir les référents, une méthode en 6 étapes, des exemples de questions à poser aux référents, la gestion des cas délicats et les alternatives.
SOMMAIRE
La prise de référence consiste à contacter une ou plusieurs personnes de l'environnement professionnel d'un candidat (ancien responsable, collègue, client) pour recueillir leur avis sur son travail. Elle intervient en complément des entretiens et des tests, jamais à leur place.
Elle sert trois objectifs :
Ce troisième objectif est souvent oublié. Pourtant, c'est lui qui rend la prise de référence utile même quand vous êtes déjà convaincu par le candidat.
La prise de référence est légale en France. Elle est encadrée par le Code du travail et par le RGPD. Voici ce qu'il faut savoir avant de décrocher le téléphone.
Deux articles du Code du travail s'appliquent :
La CNIL le confirme dans son guide du recrutement : le recueil de références auprès de l'environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stage, clients, fournisseurs, etc.) est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé.
La loi parle d'information préalable. En pratique, les professionnels recommandent d'aller plus loin et de recueillir l'accord écrit du candidat, en lui rappelant qu'il peut refuser. C'est notamment la recommandation de la CCI Paris Île-de-France. Un simple email de confirmation suffit et vous donne une trace en cas de contestation.
Autre règle à respecter : ne contactez que les personnes dont le candidat vous a donné les coordonnées ou qu'il a validées. Appeler un ancien employeur « en direct », sans que le candidat le sache, revient à collecter des informations par un dispositif dont il n'a pas connaissance.
L'article L1221-6 du Code du travail pose le principe : les informations demandées ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier la capacité du candidat à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ce principe vaut aussi pour les questions posées au référent.
Sont donc exclues toutes les questions sur la vie privée et tout ce qui touche aux critères de discrimination listés à l'article L1132-1 du Code du travail. La CNIL cite par exemple comme interdites les questions sur la famille, le projet d'enfant, l'état de santé, les opinions politiques ou l'appartenance syndicale.
La CNIL a annoncé que ses contrôles 2026 portent notamment sur la mise en œuvre de son guide du recrutement. Les grandes entreprises et les cabinets de recrutement sont visés en priorité, avec une attention particulière portée à l'information des candidats, à l'automatisation et aux durées de conservation des données.
Concrètement, pour la prise de référence, cela signifie : pouvoir prouver que le candidat a été informé, ne collecter que des informations utiles au poste, et savoir combien de temps vous conservez vos notes (nous y revenons dans la partie sur le compte rendu).
Le bon moment : en fin de processus, après le dernier entretien et avant l'offre. Vous avez alors une short-list de un ou deux candidats, des questions précises issues des entretiens, et le candidat a un intérêt réel à jouer le jeu.
Évitez de la faire avant les entretiens. Un avis recueilli trop tôt oriente votre regard pendant l'entretien : vous cherchez à confirmer ce que le référent a dit au lieu d'observer le candidat avec un regard neuf.
Côté délai, faites-la vite. MyRHline recommande de la réaliser dans les 48 heures qui suivent l'entretien, pour un échange de 10 à 20 minutes. Chaque jour d'attente entre le dernier entretien et l'offre est un jour où votre candidat peut accepter une autre proposition.
Astuce : annoncez la prise de référence dès le début du processus, par exemple dans le premier échange ou l'offre d'emploi. Le candidat n'est pas surpris, il prépare ses contacts à l'avance, et vous gagnez plusieurs jours en fin de parcours.
Un seul avis ne suffit pas : il peut être biaisé, positivement comme négativement. Avec deux ou trois référents, vous pouvez recouper les informations et repérer ce qui revient.
Le service RH de l'ancien employeur, lui, se limite souvent à confirmer les dates et l'intitulé du poste. Pour ces éléments factuels, le certificat de travail fourni par le candidat suffit en principe : la CNIL rappelle qu'il atteste de l'existence de la relation de travail, de sa durée, de la nature du contrat et du poste occupé.
Demandez au candidat 2 ou 3 contacts, en précisant le type de profil souhaité (« idéalement votre responsable direct sur votre dernier poste »). Confirmez par écrit.
Exemple d'email : « Comme évoqué lors de notre entretien, nous réalisons une prise de référence avant de finaliser notre décision. Pouvez-vous nous transmettre les coordonnées de deux personnes avec qui vous avez travaillé récemment, et nous confirmer par retour de mail que vous acceptez que nous les contactions ? Vous restez libre de refuser. »
Demandez aussi au candidat de prévenir ses référents : votre appel sera mieux reçu.
Partez de la fiche de poste et de votre compte rendu d'entretien. Listez 3 à 5 compétences clés à vérifier et les points restés flous. Utilisez la même grille pour tous les référents : c'est la seule façon de comparer les réponses.
Un appel à l'improviste donne des réponses rapides et superficielles. Envoyez un court email pour proposer un créneau de 15 minutes. Présentez-vous, indiquez que le candidat a donné son accord et précisez la durée de l'échange.
Suivez le script et la grille présentés dans la partie suivante. Posez des questions ouvertes (« comment », « dans quelle situation », « donnez-moi un exemple ») et laissez parler le référent. Prenez des notes factuelles pendant l'appel.
Comparez les réponses des différents référents avec ce que le candidat a dit en entretien. Ce qui compte, ce sont les tendances : un point mentionné par deux référents sur trois a plus de poids qu'une remarque isolée. Tenez compte du contexte de chaque référent (relation, conditions du départ, ancienneté de la collaboration).
Formalisez en quelques lignes ce qui confirme, nuance ou contredit votre évaluation. La prise de référence est un élément de décision parmi d'autres : elle vient compléter les entretiens, les tests et votre grille d'évaluation, elle ne les remplace pas.
« Bonjour, je suis [prénom], [fonction] chez [entreprise]. [Prénom du candidat] est candidat(e) chez nous au poste de [intitulé], et nous a transmis vos coordonnées en tant que référent. Il/elle a donné son accord pour cet échange. Avez-vous 15 minutes pour me parler de votre collaboration ? Vos réponses resteront confidentielles. »
Commencez par présenter brièvement le poste à pourvoir : le référent pourra ainsi donner un avis en lien avec ce que vous recherchez.
Contexte de la collaboration
Missions et résultats
Compétences et manière de travailler
Points forts et axes de progrès
Questions de clôture
La question « retravailleriez-vous avec lui/elle ? » est souvent la plus révélatrice. Une hésitation ou une réponse évasive mérite une question de relance.
Pour aller plus loin, voir notre article sur les questions interdites à poser en entretien.
Si le référent a du mal à se prononcer, demandez-lui de noter le candidat de 1 à 5 sur chaque critère. Adaptez les critères au poste.
| Critère | Note (1 à 5) | Exemple concret cité par le référent |
|---|---|---|
| Maîtrise technique du métier | ||
| Fiabilité et respect des engagements | ||
| Organisation et gestion des priorités | ||
| Travail en équipe et communication | ||
| Autonomie et prise d'initiative | ||
| Critère spécifique au poste |
Demandez toujours un exemple pour justifier la note : une note sans exemple n'a pas beaucoup de valeur. Pour aller plus loin sur l'évaluation candidat, consultez notre article sur la grille d'évaluation des candidats.
Certaines entreprises ont pour politique de ne confirmer que les dates d'emploi, et un référent est libre de ne pas répondre. Un refus n'est donc pas un signal négatif sur le candidat. Remerciez le référent, puis demandez au candidat un autre contact.
Ne tirez pas de conclusion sur un seul avis. Commencez par en analyser le contexte : conflit personnel, départ difficile, collaboration ancienne ou très courte. Contactez un deuxième référent pour recouper. Si un point négatif revient chez plusieurs référents ou contredit clairement ce que le candidat a dit, vous pouvez en discuter avec lui, sans dévoiler l'identité du référent, pour entendre sa version.
Attention aussi à la référence trop élogieuse : un avis uniquement positif, sans aucun axe de progrès, apporte peu d'information. Relancez avec une question précise sur les points d'amélioration.
C'est la situation la plus fréquente, et le candidat ne souhaite généralement pas que son employeur actuel apprenne qu'il est en recherche. Ne contactez jamais l'employeur actuel sans son accord explicite. Plusieurs options :
Plutôt que de demander à un tiers comment le candidat travaille, observez-le : étude de cas, exercice pratique, journée d'immersion ou test de compétences. Vous évaluez le candidat sur des situations proches du poste réel. Les mêmes règles s'appliquent : le candidat doit être informé de la méthode utilisée, et les résultats restent confidentiels (article L1221-8).
La période d'essai est le meilleur test grandeur nature. Pour un CDI, sa durée maximale est de 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, et 4 mois pour les cadres. Elle peut être renouvelée une fois, si un accord de branche le prévoit et si le contrat de travail le mentionne.
Pour qu'elle serve vraiment à évaluer :
Mise en situation, prise de référence et période d'essai ne s'opposent pas : combinées, elles donnent l'évaluation la plus fiable.
Non. Aucun texte n'impose à un employeur de faire une prise de référence. C'est un outil d'aide à la décision, à utiliser quand il apporte une information utile.
Non. Le candidat doit être informé au préalable (articles L1221-8 et L1221-9 du Code du travail). Recueillir son accord écrit est la bonne pratique. Contacter un ancien employeur sans que le candidat le sache est contraire à ces règles, même si cet employeur figure sur son CV.
Oui. Il est libre de refuser. Dans ce cas, demandez-lui pourquoi : la raison est souvent simple (il est encore en poste, il a peu d'expérience). Proposez une alternative, comme un autre référent, un certificat de travail ou une mise en situation.
Non. Le référent est libre d'accepter ou de refuser l'échange, et certaines entreprises se limitent à confirmer les dates d'emploi.
Comptez 10 à 20 minutes par référent, et deux ou trois référents par candidat finaliste. Avec la préparation et le compte rendu, prévoyez une à deux heures au total.
Une prise de référence efficace tient en quelques règles : informer le candidat et obtenir son accord écrit, la faire en fin de processus, contacter deux ou trois référents bien choisis, poser les mêmes questions ouvertes à chacun, recouper les avis, puis documenter et conserver les informations dans le respect du RGPD. Avec les contrôles de la CNIL sur le recrutement en 2026, ces bonnes pratiques ne sont plus seulement utiles : elles protègent aussi votre entreprise.
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