Recruter, c’est collecter des données personnelles. CV, coordonnées, expériences, parfois même éléments sensibles : chaque candidature implique un traitement d’informations protégées par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Or, dans la majorité des entreprises, ces données sont centralisées dans un ATS (Applicant Tracking System). La question devient donc incontournable : Un ATS est-il conforme au RGPD ? Et surtout : comment garantir la conformité RGPD de son recrutement ?
SOMMAIRE
Le recrutement implique le traitement de données personnelles :
Ces données sont protégées par le RGPD, en vigueur depuis 2018 dans toute l’Union européenne.
En cas de non-conformité, les sanctions peuvent atteindre :
Mais au-delà de l’amende, il y a un enjeu majeur : la confiance des candidats.
La conformité ne doit pas être vue comme une contrainte.
Un recrutement transparent et respectueux :
Un ATS bien utilisé peut devenir un outil de confiance.
Le RGPD repose sur plusieurs principes clés.
Les données collectées doivent avoir un objectif précis :
✔️ Évaluer une candidature
❌ Constituer une base de données sans limite claire
On ne collecte que les données nécessaires au recrutement.
Demander des informations non pertinentes (situation familiale, photographie obligatoire, etc.) peut poser problème.
En France, la CNIL recommande 2 ans maximum après le dernier contact avec le candidat (sauf accord explicite pour conservation plus longue).
De nombreuses entreprises conservent des profils dans une CVthèque ou un vivier pour de futurs recrutements. Cette logique s’apparente à un CRM candidat, dont l’objectif est d’entretenir une relation dans la durée avec des talents non recrutés.
Or, cette pratique implique une vigilance particulière au regard du RGPD :
Un ATS intégrant une logique de CRM candidat doit permettre de tracer ces consentements et d’automatiser les échéances, sous peine de constituer une base de données non conforme.
Un candidat peut demander :
L’entreprise doit être capable de répondre rapidement.
Les informations doivent être :
La conformité RGPD ne doit pas être prise à la légère. En matière de recrutement, les risques sont à la fois juridiques, financiers, organisationnels et réputationnels.
En cas de manquement grave, les sanctions peuvent atteindre :
Même si ces montants concernent les cas les plus lourds, la CNIL peut prononcer des mises en demeure, des amendes intermédiaires ou exiger des mesures correctives contraignantes.
Sans cadre clair :
Cela crée un risque permanent de fuite ou de mauvaise manipulation des données. Un ATS conforme et correctement paramétré permet justement de limiter ces dérives.
Un défaut de conformité peut aussi bloquer certains projets :
La conformité RGPD devient aujourd’hui un prérequis technique dans tout projet d’outil RH.
Un ATS centralise l’ensemble des candidatures. Il devient donc l’outil clé de la conformité.
Un ATS conforme permet :
Un ATS bien configuré facilite grandement la mise en conformité.
Au-delà de la conformité, les avantages d’un ATS sont également organisationnels. En centralisant les candidatures, en limitant les échanges par e-mail et en structurant les accès, il réduit les risques d’erreurs humaines et améliore la traçabilité des décisions.
La conformité RGPD devient alors une conséquence naturelle d’un processus mieux structuré, et non une contrainte supplémentaire.
Oui.
La conformité doit être un critère majeur dans le choix d’un ATS, au même titre que :
Un ATS performant mais non conforme représente un risque juridique majeur.
Voici une checklist concrète :
Tous les ATS ne se valent pas en matière de conformité.
Voici les critères essentiels à contrôler :
Beaucoup d'entreprises pensent être conformes... mais :
Un ATS peut corriger ces pratiques... à condition d'être bien configuré.
Le RGPD impose des obligations claires en matière de recrutement :
L’ATS joue un rôle central dans cette conformité, mais ne remplace pas la responsabilité de l’entreprise.
La conformité RGPD n’est pas qu’une obligation légale. C’est un pilier de la confiance et de la crédibilité du recrutement.