L’ATS est aujourd’hui un outil central du recrutement. Pourtant, son fonctionnement reste parfois flou, notamment pour les entreprises qui envisagent de s’équiper ou qui découvrent ces outils.
Comment un ATS traite-t-il les candidatures ? Que se passe-t-il concrètement entre la publication d’une offre et la décision finale ? Et comment s’intègre-t-il dans le quotidien des recruteurs et des managers ?
Dans cet article, nous vous expliquons comment fonctionne un ATS, étape par étape, de manière simple et concrète. Une base solide pour comprendre le sujet avant d'implémenter un ATS dans votre organisation.
SOMMAIRE
Qu'est-ce qu'un ATS ? Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel conçu pour structurer et suivre le processus de recrutement. Son rôle est d’organiser les candidatures, de faciliter les échanges entre les acteurs du recrutement et de donner de la visibilité sur l’avancement des recrutements.
Concrètement, un ATS agit comme un point central : toutes les informations liées à un recrutement y sont regroupées, mises à jour et accessibles aux personnes concernées.
Son fonctionnement repose sur une logique simple :
collecter → organiser → suivre → décider
Au quotidien, un ATS fonctionne comme un tableau de bord du recrutement.
Avant même de publier une offre, un ATS fonctionne grâce à un paramétrage préalable.
Le recruteur définit :
Ce paramétrage permet à l’ATS de refléter la réalité du recrutement de l’entreprise. Sans cette étape, l’outil ne ferait que stocker des candidatures, sans véritable logique de suivi.
Cette étape explique pourquoi deux ATS ne “fonctionnent” jamais exactement de la même manière.
Le fonctionnement d’un ATS commence généralement par la création d’une offre d’emploi.
Le recruteur rédige l’offre directement dans l’outil ou via un espace dédié. Une fois l’offre finalisée, l’ATS permet de la diffuser sur différents canaux : site carrière de l’entreprise, jobboards ou réseaux partenaires (multidiffusion).
Cette étape permet de centraliser dès le départ les candidatures, quel que soit leur point d’entrée.
Lorsque les candidats postulent, leurs candidatures sont automatiquement centralisées dans l’ATS.
CV, informations de contact, réponses aux questions, pièces jointes : tout est regroupé au même endroit. Le recruteur n’a plus besoin de consulter plusieurs boîtes mail ou fichiers pour suivre les candidatures.
Chaque candidat dispose alors d’un profil unique, qui servira de référence tout au long du processus.
Une fois les candidatures reçues, l’ATS permet de les organiser et de les qualifier.
Les recruteurs peuvent :
Cette organisation permet de structurer le tri des candidatures sans automatiser la décision elle-même : l’ATS accompagne le recruteur, mais ne se substitue pas à son jugement.
Le cœur du fonctionnement d’un ATS repose sur le suivi des étapes du recrutement.
Chaque candidat avance dans un parcours défini : présélection, entretien, validation, refus ou embauche. À chaque changement de statut, l’ATS conserve un historique des actions réalisées.
Cette visibilité permet de savoir à tout moment :
Un ATS facilite également le recrutement collaboratif.
Les recruteurs et les managers peuvent consulter les profils, partager leurs avis et suivre l’avancement du recrutement depuis un même outil. Les échanges sont centralisés, ce qui évite la multiplication des e-mails ou des documents parallèles.
Cette collaboration est essentielle pour fluidifier les prises de décision et aligner les différents acteurs.
Tout au long du processus, l’ATS joue un rôle important dans la communication avec les candidats.
Il permet d’envoyer des messages, de confirmer la réception d’une candidature ou d’informer un candidat de l’avancée de son dossier. Ces échanges sont tracés et rattachés au profil du candidat, ce qui garantit une communication plus cohérente et plus fluide.
Lorsque le recrutement arrive à son terme, l’ATS permet de formaliser la décision finale : embauche ou refus.
Le recrutement peut alors être clôturé, tout en conservant l’historique des candidatures et des échanges. Les profils non retenus peuvent, selon les pratiques de l’entreprise, être conservés dans un vivier pour de futurs recrutements.
Un ATS fonctionne autour d’un pipeline de recrutement.
Chaque candidat avance à travers des statuts (nouveau, présélectionné, en entretien, validé, refusé). Ces statuts ne sont pas décoratifs : ils structurent le fonctionnement de l’outil, conditionnent les actions possibles et offrent une vision claire de l’avancement.
Sans statuts, un ATS ne fonctionnerait pas comme un outil de pilotage, mais comme une simple base de CV.
Un ATS ne fonctionne pas de la même manière pour tous les utilisateurs.
Selon son rôle (recruteur, manager, RH), chacun dispose de droits d’accès spécifiques :
Cette gestion des rôles fait partie intégrante du fonctionnement d’un ATS et permet de sécuriser les informations tout en facilitant la collaboration.
Dans un ATS, une offre d’emploi n’est pas un simple texte publié.
C’est un objet structurant, auquel sont rattachés :
Cette logique explique pourquoi un ATS permet de gérer plusieurs recrutements en parallèle sans confusion.
Un ATS fonctionne aussi comme un récepteur multicanal.
Qu’une candidature arrive via un site carrière, un jobboard, une cooptation ou une candidature spontanée, elle est intégrée dans le même flux. L’outil normalise ces entrées pour offrir une lecture homogène, quel que soit le canal.
C’est un élément central du fonctionnement, souvent invisible pour l’utilisateur final.
Pour fonctionner correctement, un ATS transforme les informations reçues en données exploitables.
CV, champs de formulaire, réponses libres : tout est structuré pour permettre le suivi, le tri et la consultation dans le temps. Cette normalisation est ce qui permet à l’ATS de conserver une vision claire même lorsque les volumes augmentent.
Un ATS fonctionne aussi comme un outil de priorisation.
Grâce aux statuts, aux dates et aux actions à venir, il permet d’identifier :
Ce fonctionnement aide les recruteurs à piloter leur activité sans dépendre de rappels manuels ou de fichiers externes.
Enfin, un ATS fonctionne dans le temps long.
Les recrutements terminés, les candidatures archivées et les historiques restent accessibles selon des règles définies. Cette conservation permet :
Là encore, c’est un fonctionnement souvent invisible, mais fondamental.
La majorité des ATS du marché partagent un socle de fonctionnalités de base. Ces briques sont indispensables pour assurer la gestion des candidatures, le suivi du processus de recrutement et la collaboration entre les différents acteurs.
En revanche, tous les ATS ne vont pas au même niveau de profondeur. Selon les besoins des entreprises, leur taille, leurs volumes de recrutement ou leurs contraintes métiers, certains outils proposent des fonctionnalités complémentaires, plus ou moins avancées, qui viennent enrichir ce socle initial.
Les fonctionnalités présentées ci-dessous correspondent aux fondations communes que l’on retrouve dans la plupart des ATS, et qui permettent d’expliquer concrètement comment ces outils fonctionnent au quotidien.
La gestion des candidatures est au cœur du fonctionnement d’un ATS. Chaque candidature est associée à une fiche candidat unique, qui regroupe le CV, les informations de contact et l’historique des échanges.
Les recruteurs peuvent visualiser en un coup d’œil l’état d’avancement de chaque candidature, suivre les étapes franchies et identifier les actions à mener. Cette centralisation permet de garder une vision claire, même lorsque le volume de candidatures augmente.
La multidiffusion permet de publier une même offre sur plusieurs canaux (site carrière, jobboards, plateformes partenaires) depuis un point unique.
Cette logique évite les publications manuelles répétées et garantit une cohérence entre les offres diffusées. Toutes les candidatures issues de ces canaux sont ensuite automatiquement centralisées dans l’ATS.
Un ATS est généralement relié au site carrière de l’entreprise. Ce dernier constitue le point d’entrée principal pour les candidats, qui peuvent consulter les offres et déposer leur candidature.
Le lien entre le site carrière et l’ATS permet d’assurer un parcours candidat fluide : les candidatures sont transmises directement dans l’outil. Le site carrière devient ainsi une extension naturelle du fonctionnement de l’ATS.
Recruteurs et managers peuvent consulter les profils, laisser des commentaires et partager leurs avis directement sur la fiche candidat.
Cette centralisation des évaluations permet de limiter les échanges dispersés et d’assurer une meilleure coordination entre les équipes. L’ATS devient ainsi un outil de travail collaboratif, et non un simple outil de stockage.
Tout au long du recrutement, l’ATS structure la communication avec les candidats. Les messages envoyés (accusés de réception, invitations, réponses) sont centralisés et rattachés au bon contexte.
Cette fonctionnalité garantit une communication plus cohérente et plus suivie, tout en permettant aux recruteurs de garder une trace des échanges effectués avec chaque candidat.
Au fil des recrutements, l’ATS permet de constituer une CVthèque. Les profils rencontrés lors de recrutements passés ou via des candidatures spontanées peuvent être conservés et retrouvés ultérieurement.
Cette capitalisation explique pourquoi un ATS fonctionne aussi dans la durée : il ne se limite pas à un recrutement ponctuel, mais permet d’exploiter un vivier de candidats existant.
Pour fonctionner efficacement, un ATS intègre des outils de recherche permettant de retrouver rapidement des profils dans la base de candidatures.
Ces fonctions de filtrage facilitent l’accès à l’information et permettent aux recruteurs de gagner en lisibilité, notamment lorsque la CVthèque devient importante.
L’ATS permet d’intégrer des profils issus du sourcing, qu’ils proviennent de réseaux professionnels, de bases de données ou d’imports manuels.
Certains ATS intègrent des mécanismes de cooptation ou de candidatures internes. Ces fonctionnalités permettent d’impliquer les collaborateurs dans le recrutement et d’élargir les canaux de sourcing.
Elles s’intègrent directement dans le fonctionnement global de l’ATS, en rattachant les profils cooptés ou internes aux mêmes processus que les candidatures externes.
Enfin, un ATS fonctionne comme un outil de pilotage. Il permet de suivre certains indicateurs liés au recrutement : avancement des recrutements, volumes de candidatures, délais ou sources.
Ces données ne remplacent pas l’analyse humaine, mais elles apportent une vision factuelle de l’activité de recrutement et aident à comprendre ce qui se passe dans le temps.
Les ATS ont des statistiques plus ou moins avancées en fonction de l'outil.
Dans certains contextes de recrutement, notamment lorsque les managers ou les recruteurs ne sont pas en permanence derrière un ordinateur, l’application mobile est pertinente.
Une application mobile ATS permet de consulter les candidatures, suivre l’avancement des recrutements et interagir avec les profils directement depuis son téléphone. Elle offre une continuité d’usage entre le bureau et le terrain, sans rupture dans le suivi du processus.
Dans le cas de Flatchr, l’application mobile a été pensée pour faciliter l’implication des managers recruteurs. Ils peuvent consulter les profils, donner leur avis et valider des étapes clés, même en situation de mobilité. Cette approche contribue à accélérer les décisions et à maintenir le rythme du recrutement, quel que soit le contexte.
La planification des entretiens est une étape clé du recrutement, mais aussi l’une des plus sensibles à la désorganisation. Entre les disponibilités des recruteurs, celles des managers et celles des candidats, les allers-retours peuvent rapidement ralentir le processus.
Un ATS intégrant un agenda connecté permet d’automatiser cette étape. En se synchronisant avec les calendriers des recruteurs et des managers, l’outil identifie les créneaux disponibles et facilite la proposition de rendez-vous aux candidats.
Dans Flatchr, l’agenda connecté est conçu pour s’intégrer naturellement dans le processus de recrutement. Les entretiens sont planifiés à partir des disponibilités réelles des participants, les invitations sont centralisées et les informations clés (date, format, participants) sont directement rattachées à la candidature.
Cette automatisation permet de limiter les erreurs de planification, de réduire les délais entre les étapes du recrutement et d’offrir une expérience plus fluide, aussi bien pour les recruteurs que pour les candidats.
Au-delà du simple suivi des candidatures, certains ATS proposent des outils pour aider à évaluer l’adéquation entre un candidat et un poste.
Flatchr Fit s’inscrit dans cette logique. Cette fonctionnalité permet d’analyser le niveau de correspondance entre un profil et les critères du poste, en s’appuyant sur les éléments du recrutement (compétences, attentes, contexte du poste).
L’objectif n’est pas de décider à la place du recruteur, mais de lui apporter un repère supplémentaire pour objectiver les échanges et faciliter la prise de décision, notamment lorsque plusieurs profils sont en lice.
Le fonctionnement d’un ATS ne s’arrête pas au recrutement. Dans de nombreuses organisations, il s’intègre à d’autres outils RH.
C’est d’ailleurs un critère déterminant pour identifier le meilleur ATS pour votre entreprise : sa capacité à communiquer efficacement avec votre SIRH, vos outils de paie ou d’onboarding. Découvrez notre guide pour choisir votre ATS.
Une fois l’embauche réalisée, certaines informations peuvent être transmises vers un SIRH ou d’autres logiciels RH. L’ATS s’inscrit ainsi dans une chaîne plus globale, tout en conservant son rôle spécifique : la gestion des candidatures et du processus de recrutement.